Schweizer KMU: Digitalisieren, wo es sich lohnt

Schweizer KMU haben den Ruf, die Digitalisierung zu verschlafen. Drei Beispiele zeigen: Viele kleinere Unternehmen digitalisieren durchaus – allerdings nur dort, wo es rentiert und wirklich sinnvoll ist.

Ein Urteil hält sich hartnäckig: Schweizer KMU verschlafen die Digitalisierung. Sie verpassen den Anschluss an die Zukunft. Nur: Stimmt das überhaupt? Ist das Urteil nicht viel eher ein Vorurteil? Swisscom wollte es genauer wissen und besuchte drei KMU aus drei ganz verschiedenen Branchen. Das Resultat: Die Digitalisierung ist ein Riesenthema, nicht zuletzt, weil sich die Art der Zusammenarbeit damit massiv verändern wird. Das Thema wird sehr pragmatisch angepackt und wenig spektakulär, dafür aber mit Sinn fürs Machbare umgesetzt.

Digitalisieren, wo es sich lohnt: Bäckerei Abderhalden

Die Bäckerei Abderhalden ist ein Traditionsbetrieb. Grossvater Ueli Abderhalden begann 1931, eine kleine Bäckerei in Wattwil aufzubauen. Heute, nach drei Generationen Abderhalden, hat sich vieles verändert. Nicht zuletzt die Essgewohnheiten. «Ein wichtiger Teil unseres Geschäfts sind Sandwiches», betont der Inhaber der Bäckerei Abderhalden AG Gregor Menzi. «Unsere Bäckerei ist heute viel eher ein Schnellverpfleger als eine klassische Bäckerei.»

Das veränderte Kundenverhalten verlangte nach einer veränderten Geschäftsführung, die Digitalisierung spielt dabei eine wichtige Rolle. Marketing und Rekrutierung finden ausschliesslich online statt. Die 40 Mitarbeitenden sind digital organisiert. «Wir veröffentlichen jeweils sechs Wochen im Voraus die Dienstpläne. Unsere Mitarbeitenden informieren sich über eine spezielle App,» so Menzi. «Dieser Service wird sehr geschätzt – und erspart uns auch jede Menge Kopien, und jeder ist zur richtigen Zeit am richtigen Ort.»

Klar, setzt Menzi auch im restlichen Betrieb auf moderne Hilfsmittel: Der Artikelstamm ist komplett digitalisiert, man weiss jederzeit, was die Kunden kaufen. Direkt damit verbunden ist das digitalisierte Bestellwesen. Und auch in der Herstellung selbst hat sich vieles verändert. «Durch das Abwägen des Teigs führt eine digitalisierte Waage, in der die Rezepte hinterlegt sind. Die Waage sagt, was in welcher Menge zugefügt werden muss,» erzählt Menzi. Passiert ein Fehler, kann man nicht mehr weiter abwägen und muss den Fehler korrigieren. Das ist in Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht zu verachtender Vorteil. «Bei unseren Arbeitszeiten ist es schwierig, genügend qualifiziertes Personal zu finden,» meint der Bäckerei-Inhaber. Technik und Digitalisierung könne – so die Hoffnung – auch dieses Problem einst entschärfen. «Für uns wäre es schon ein Riesenvorteil, wenn wir nicht mehr um drei, sondern erst um fünf Uhr morgens anfangen müssten».

Nur ein wichtiges Detail hat sich seit Ueli Abderhalden nicht verändert: Noch immer ruht der Teig 24 Stunden, bevor er weiterverarbeitet wird. Gewisse Dinge würden nicht besser, nur weil sie schneller erledigt werden könnten.

Von der Branche gestoppt: Renovation Bern AG

Seit 8 Jahren gibt es die Renovation Bern AG, ein Start-up von Yannick Hediger und Jan Junker. Die beiden Mittdreissiger bezeichnen sich selbst als Digital Natives. Selbstverständlich setzen sie die Digitalisierung auch in ihrem Baugeschäft um. Soweit es geht zumindest. «Wir wollten eigentlich sehr schnell Prozesse optimieren, Lean Management einführen und Cloud-basierte Lösungen verwenden, sei es zum Arbeiten oder zur Datenablage» erzählt Yannick Hediger. Doch sie konnten keine geeignete Branchenlösung finden, welche all ihre Anforderungen erfüllt hätte: Real-Time und ortsunabhängige Offert-Erfassung (z.B. auf Tablets), Einsatz- und Ressourcenplanung, die geräteübergreifend aktuell sind, Rechnungsverarbeitung mit Anbindung an die Buchhaltung sowie mobile Arbeitszeiterfassung, alles unter einem Hut.

So behilft man sich halt mit der zweitbesten Lösung und sucht punktuell nach Alternativen. Die Einsatzplanung der bis zu 50 Mitarbeitenden erfolgt ausschliesslich digital. Pro Abteilung und Team gibt es einen eigenen Outlook-Kalender, der laufend mit den Handys synchronisiert wird. Die Synchronisation funktionierte bisher am besten mit Apple, darum haben alle Mitarbeitenden iPhones – vom Geschäft zur Verfügung gestellt. Fotos oder Dateien werden über Dropbox geteilt und es wird natürlich nach wie vor telefoniert.

«Die Verarbeitungssoftware sowie die Buchhaltung erfolgt leider weiter lokal über den Server», so Hediger. Die Mitarbeitenden kommen am Morgen ins Büro und wissen bereits über ihre Tages- und Wochenarbeit Bescheid – weil sie alle nötigen Angaben auf dem Handy finden. Diese werden vom Innendienst akribisch in der Vorwoche eingeplant, inklusive aller Details und Kontaktdaten. Ausserdem gibt es verschiedene WhatsApp-Gruppenchats, welche rege genutzt werden. Nicht immer nur für Geschäftliches, sondern auch mal was für die Lachmuskeln.

«Bei uns veralten Informationen relativ schnell, darum sind digitalisierte, laufend aktualisierte Informationen ein zentraler Wettbewerbsvorteil, verhindern Leerläufe und minimieren die Fehlerquote.» betont Hediger. Nur: Klappt das auch mit den Smartphones auf dem Bau, mit vielen Mitarbeitern, die keine Digital Natives sind? «Klar», lacht Jan Junker. «Fast jeder hat heute ein Smartphone im Privatleben, ansonsten gibt es einen kurzen Crash-Kurs. Einzig die Schriftgrösse muss bei einzelnen Mitarbeitern altersbedingt etwas grösser eingestellt werden».

Von der Branche getrieben: Garage Fischer AG

Dass die Branche eher ein Bremsklotz ist wie im letzten Beispiel, ist für Peter Fischer, Besitzer der Garage Fischer AG in Dietikon, unvorstellbar. Im Gegenteil: «Die beiden Marken, die wir in unserem Geschäft vertreten – Peugeot und Mitsubishi – machen seit langem extrem vorwärts mit der Digitalisierung». Mittlere KMU wie jenes von Fischer mit gut 10 Angestellten stehen unter hohem Druck, die Vorgaben der Marken umzusetzen. «Das ist auf der einen Seite super, da unser Geschäft so auf der Höhe der Zeit ist,» betont Fischer. Die digitale Kundenbetreuung ist beispielsweise auf Betreiben der Marken exzellent: Die Kunden werden über SMS informiert, wenn ein Service oder ein anderer Termin ansteht, die detaillierten Kundendaten ermöglichen die gezielte Ansprache.

Es gibt ein Aber in der ganzen Sache: «Wer wie wir zwei grosse Marken vertritt, muss zwei Systeme betreuen, das gibt mehr Aufwand», erklärt Fischer. Aufwand und Ertrag steht bei Fischer ohnehin im Zentrum aller Digitalisierungs-Überlegungen: «Wir arbeiten schon sehr lange mit unserer Branchen-Software. Die hat sich bewährt, kein Thema». Jetzt sollte aber auch die Werkstatt selbst digitalisiert werden. In allen Autos steckt jede Menge Elektronik. «Wir verwenden in der Werkstatt moderne Laptops, aber wenn man diese anschaut, erkennt man gleich die grundsätzliche Problematik», grinst Fischer. Der Laptop ist schmutzig und dem mechanischen Arbeitsprozess schonungslos ausgesetzt. Automechanikern beispielsweise ein Tablet zur digitalisierten Arbeitserfassung in die Hand zu drücken, funktioniert im Moment aus rein praktischen Gründen noch nicht optimal. «Schneller beschädigt, mangelnde Rentabilität», bringt Fischer es auf die Kurzform.

Der Teufel steckt manchmal im Detail: «Wenn sich jemand per Online-Formular zum Radwechsel anmeldet und dann einen Reifenwechsel will, wirft das unsere ganze Planung über den Haufen. Eine Verwechslung, die gerne mal passiert bei Laien. Da machen wir den Termin lieber gleich telefonisch», so Fischer.

Stimmt der Mehrwert? Lohnt sich die Umstellung? Diese Fragen stellt sich Fischer bei allen digitalen Themen. Webseite, Social Media, Online-Betreuung, Fernwartung: All das bedeutet letztlich einen Mehraufwand, der sich im Moment nicht oder nur schwerlich bezahlt macht. «Die Lieferanten sind hoch digitalisiert, aber bei uns in Werkstatt und Verkauf lohnen sich solche Umstellungen zum Teil schlicht nicht.»

Digitalisierung: Ja, wenn es rentiert

Drei Beispiele, drei verschiedene Ansätze. Da setzt ein absolut traditionsbewusstes KMU voll auf Digitalisierung und hat Erfolg damit. Da möchte ein Start-up digitalisieren und kann es nicht, weil die Branche noch nicht mitspielt. Und da ist das KMU, das zur Digitalisierung gar keine Alternative hat. Alle drei Firmen arbeiten äusserst erfolgreich. Tüchtige Schweizer KMU halt, die sich den Umständen perfekt anpassen können. Die Digitalisierung ist hier nur ein weiteres Puzzle. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.