In den letzten Monaten haben wir alle die Vorteile von Online-Meetings kennengelernt. Und die Tücken. Dieser «Knigge» hilft, Sitzungen auch virtuell möglichst effizient und störungsfrei zu planen und durchzuführen. Tipps aus der praktischen Erfahrung.
«Wir hören dich nicht, du bist noch auf stumm.» Wie häufig haben Sie diesen Satz in den letzten Monaten gehört? Wahrscheinlich zu häufig. Denn Online-Meetings haben physische Treffen weitgehend abgelöst. Und sie erfordern neue Verhaltensweisen und Anstandsregeln. Diese Praxistipps aus ungezählten virtuellen Sitzungen helfen Ihnen, Online-Meetings effizient und zielgerichtet durchzuführen.
Natürlich gelten die bewährten Regeln für klassische vor-Ort-Meetings, wie Pünktlichkeit, gute Vorbereitung und klare Zielsetzung, auch für die virtuellen Treffen.
Die Organisation von Online-Meetings
Virtuelle Treffen sind anstrengender als Sitzungen vor Ort. Ein Teil der Körpersprache entfällt, und die Konzentration auf den Bildschirm kann ermüden. Umso wichtiger ist, dass die Meetings gut strukturiert sind und der Zeitplan eingehalten wird. Diese Tipps unterstützen dabei:
- Meetings von mehr als einer Stunde sollten die Ausnahme darstellen. Planen Sie dabei spätestens nach 60 bis 90 Minuten eine Pause ein.
- In Meetings mit vielen Teilnehmenden sammeln Sie die Fragen im Meeting-Chat, um sie anschliessend in einem Block zu beantworten.
- Fassen Sie Ergebnisse und Aufgaben am Schluss nochmals zusammen. Damit stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden die wichtigen Punkte mitbekommen haben.
Der Einstieg ins virtuelle Meeting
Eine besondere Herausforderung stellen Online-Meetings mit fremden Personen dar – es ist viel schwieriger, die «Chemie» zu spüren. Gerade in weniger vertrauten Runden ist der Einstieg umso wichtiger. Damit gelingt er auch online:
- Wenn sich die Leute nicht oder kaum kennen, starten Sie mit einer Begrüssungsrunde.
- In vertrauten Runden wie etwa in Teammeetings können Sie fünf bis zehn Minuten für den informellen Austausch einplanen. Dieser ist wichtig fürs Zusammengehörigkeitsgefühl, das in Homeoffice-Zeiten häufig zu kurz kommt.
- Eventuell beginnen Sie mit einem aktivierenden Element, wie einem kurzen Online-Spiel im Team. Das hilft, die Stimmung zu lockern und fördert die Zusammenarbeit und das Kennenlernen. Spielideen finden Sie zuhauf im Web, vom virtuellen «Schiffe versenken» bis zu PowerPoint-Karaoke.
Stummschalten oder nicht?
In einer physischen Sitzung gehören menschliche Nebengeräusche dazu. In Online-Meetings irritieren Geräusche, wenn die Quelle nicht sichtbar ist. Andererseits ist es genauso unangenehm, in einen stummen Bildschirm zu sprechen – vor allem, wenn die Kameras ausgeschaltet sind. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt:
- In Sitzungen ab etwa vier Teilnehmenden ist es empfehlenswert, sich als Zuhörer stummzuschalten
- In Microsoft Teams können Sie über einen entsprechenden Knopf virtuell die Hand heben. Das ist eine elegante Lösung, sich einzubringen, ohne zu stören.
- Treten Sie grossen Meetings stumm bei. Teams schaltet Sie automatisch stumm, falls sich bereits viele Teilnehmende in einem Meeting befinden.
- Schalten Sie das Smartphone auf stumm. So verhindern Sie Nebengeräusche. Aus dem gleichen Grund sollten Sie auch nicht auf der Notebook-Tastatur tippen, wenn Sie nicht stummgeschaltet sind.
Meeting mit Kamera oder ohne?
Erfahrungsgemäss finden viele Online-Meetings bei ausgeschalteter Kamera statt – auch, weil sich Teilnehmende im Moment nicht genug «filmogen» fühlen. Das ist verständlich, aber schade, weil die Signale der Körpersprache komplett entfallen. Diese Empfehlungen haben sich in der Praxis bewährt:
- Führen Sie Meetings zu zweit mit eingeschalteter Kamera.
- Machen Sie informelle virtuelle Treffen wie Kaffeepause oder Feierabendbier mit Webcam.
- Wenn jemand präsentiert (Screensharing), schalten alle anderen Teilnehmenden Kamera und Ton aus.
- Falls Sie mit Notebook und externem Bildschirm arbeiten: Lassen Sie das Meetingfenster auf dem Notebook laufen und schauen Sie gerade in die Kamera. Ein Dreiviertel-Porträt mag fotografisch hübsch aussehen. in einem Online-Meeting ist es eher irritierend.
- Es versteht sich fast von selbst: Bei eingeschalteter Kamera sollten Sie adäquat gekleidet sein. Dass das Tenü im Homeoffice etwas lockerer daherkommt, ist akzeptiert.
Die Bild- und Tonqualität verbessern
Schlechte Tonqualität, Echos und schwankende Lautstärken: Die technischen Probleme bei Online-Meetings erinnern an den Berufsalltag des Tontechnikers. Mit der Schwierigkeit, dass meistens nur die anderen die Probleme bemerken. So beugen Sie vor:
- Nutzen Sie ein Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon. Die Mikrofone des Notebooks reagieren oft empfindlich auf eine Veränderung des Abstands: der Ton wird (zu) leise. Auch Echos sind häufig Notebook-Lautsprechern und -Mikrofonen geschuldet.
- Wenn die Umgebung laut ist, sorgen Kopfhörer mit «Noise Cancelling» für eine ruhigere Atmosphäre.
- Testen Sie Ihre neue Ausstattung vor dem ersten Einsatz. Nehmen Sie sich die Zeit, um die Kopfhörer mit dem Notebook zu verbinden und Tonausgabe und Mikrofon zu testen. In Windows 10 geht das über den «Sound»-Eintrag in den Einstellungen. Microsoft Teams bietet in den Einstellungen für «Geräte» die Option, einen automatischen Testanruf zu machen. Sie können auch jemanden um ein Test-Meeting bitten, um ein neues Gerät mit Ihrer Online-Meeting-Software zu testen.
- Achten Sie auf einigermassen ausgeglichene Beleuchtung bei einer Videokonferenz. Notebook-Webcams können Gegenlicht oder zu dunkle Räume kaum ausgleichen. Präsentieren Sie sich also wortwörtlich im besten Licht.
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