Vom Büro ins Homeoffice zum ortsunabhängigen, mobilen Arbeiten: Technische Möglichkeiten und äussere Umstände haben die Arbeitswelt flexibilisiert. Doch damit dieses «Office anywhere» gelingt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Ein Einstieg ins flexible Arbeiten.
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Notebook, Smartphone und Internetzugang: das sind die Werkzeuge im Homeoffice. Doch wer so zu Hause arbeiten kann, kann eigentlich überall arbeiten. Das Notebook wird zum Büro und das Smartphone als mobiler Hotspot zum Anschluss an die weite Welt. Aus dem Homeoffice wird das «Office anywhere», das Überall-Büro. Es ist dabei, wenn eine Mitarbeiterin beim Kunden eine Offerte bespricht. Und genauso unterwegs im Zug oder im – parkierten – Auto beim raschen Blick auf E-Mails und Kalender.
Mobiles Arbeiten hat Vorteile für Unternehmen. Mitarbeitende können dringende Aufgaben (fast) überall erledigen und bleiben erreichbar. Und dank synchronisiertem, aktuellem Kalender und Posteingang sind die Mitarbeitenden auch up to date, wenn sie nicht im Büro sind. Das steigert die Effizienz. Doch was braucht es dazu – technisch wie auch aufseiten der Vorgesetzten?
Die richtige Infrastruktur für flexibles Arbeiten nutzen
Wer überall arbeitet, muss auch überall Zugriff auf E-Mail, Termine, geschäftliche Dokumente und Kommunikationsmittel haben. Zentrale Kalender, die sich mit Computer und Smartphone synchronisieren lassen, sind ein Muss. Und Sie können dem Kunden am Telefon die Nachfrage nach einem abwesenden Mitarbeitenden mit einem Blick in dessen Kalender präzis beantworten.
Ebenso zentral ist eine gemeinsame Dokumentenablage. Das erleichtert den Austausch und die Zusammenarbeit und sorgt für Klarheit über den aktuellen Stand eines Projekts. Denn das Mailen von Dokumenten bläht nicht nur den Posteingang auf. Es sorgt auch für Unklarheiten, welches denn nun die aktuelle Version mit den eingearbeiteten Feedbacks ist. Mit einem Online-Speicher haben dagegen alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf die gültige Version eines Dokuments.
Die weitaus praktikabelste Lösung für eine solche Infrastruktur liegt in der Cloud. Online-Speicher, Kalender, E-Mails und Kommunikation erfolgen über eine zentrale Stelle, die für alle Berechtigten zugänglich ist. Bekanntestes Beispiel für eine solche Cloud-Lösung ist Microsoft 365, ehemals Office 365.
Mit Sicherheitsmassnahmen Daten unterwegs schützen
Mitarbeitende, die im Homeoffice oder unterwegs arbeiten, bewegen sich ausserhalb der sicheren Büro-Infrastruktur. Umso wichtiger ist es, geschäftliche Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen – ob vor dem Sitznachbar im Café oder einem Cyberkriminellen. Mit diesen fünf grundlegenden Tipps erhöhen Sie die Datensicherheit auf einfache Weise:
- Nutzen Sie Online-Speicher statt USB-Sticks für die Datenablage. USB-Sticks können verlorengehen und sind anfällig für Viren.
- Wenn Sie unsicher sind, ob Sie einem öffentlichen WLAN vertrauen können, nutzen Sie Ihr Smartphone als Hotspot. Damit verhindern Sie, dass jemand mithört.
- Bevor Sie aus dem Haus oder Büro gehen, achten Sie darauf, dass Notebook und Smartphone up-to-date sind, also alle Updates installiert sind. Dadurch stopfen Sie nicht nur Sicherheitslücken. Sie verhindern auch (mehrheitlich), dass ein Gerät unterwegs Updates machen will und Sie an der Arbeit hindert.
- Nutzen Sie eine Bildschirmsperre auf dem Smartphone, die nur mit einem PIN oder einem biometrischen Verfahren (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) entriegelt werden kann. Damit verhindern Sie fremden Zugriff auf Ihr Gerät.
- Aktivieren Sie die «Gerät finden»-Funktion auf Ihrem Smartphone. Bei Apple heisst die entsprechende iOS-App «Wo ist?», auf Android-Smartphones «Mein Gerät finden». Bei Verlust oder Diebstahl können Sie damit das Gerät nicht nur orten, sondern auch sperren oder löschen («wipen»).
Vertrauen schaffen statt Mitarbeitende kontrollieren
Flexibles Arbeiten verlangt eine Führungskultur, die von Vertrauen und nicht von Kontrolle geprägt ist. Denn als Vorgesetzter oder Chefin müssen Sie Ihren Mitarbeitenden vertrauen können, wenn diese ausserhalb der Geschäftsräumlichkeiten arbeiten. Ein spontanes Nachfragen nach dem Stand der Dinge ist nicht möglich. Vereinbaren Sie stattdessen einen fixen Austausch, bilateral oder mit dem Team. Dank moderner Kommunikationsmittel wie Microsoft Teams wählen Sie denjenigen Kanal, der am besten passt. Vielleicht reicht ein kurzer Chat, ansonsten führen Sie ein Online-Meeting durch.
Und bitten Sie die Mitarbeitenden, wichtige Dokumente auf einer gemeinsam genutzten Cloud-Ablage zu speichern. So können Sie sich informieren, auch wenn der Mitarbeiter grad anderweitig beschäftigt ist.
Es gilt auch sonst, aber bei mobilem Arbeiten umso mehr: Kommunizieren Sie klar und konzentriert. Definieren Sie, wie regelmässig Mitarbeitende beispielsweise über den Status eines Projekts informieren sollen. Einzelne Prozesse brauchen vielleicht mehr Unterstützung. Legen Sie explizit Verantwortlichkeiten fest und priorisieren Sie Arbeiten – falls nötig – nachdrücklicher.
Vorgesetzte: Seien Sie ein Vorbild für flexibles Arbeiten
Nicht allen Mitarbeitenden fällt die Arbeit am Computer und die Kommunikation über digitale Kanäle einfach. Leben Sie als Chef oder Vorgesetzte den Umgang mit den digitalen Kommunikationswerkzeugen vor. Setzen Sie selbst um, was Sie Ihren Mitarbeitenden predigen – «walk the talk», würden die Management-Ratgeber dazu sagen.
Arbeiten Sie selbst flexibel und im Homeoffice. Zeigen Sie beispielhaft, welchen Nutzen die digitale Kommunikation bringt. Vielleicht informieren und diskutieren Sie geschäftliche Informationen über einen dedizierten Teams-Kanal. Und bleiben Sie verfügbar, indem Sie auf Anfragen im Chat zeitnah antworten. Vor allem aber unterstützen Sie Mitarbeitende, die sich unsicher mit den neuen Möglichkeiten fühlen. Und sorgen so für Vertrauen, was wiederum die Motivation der Mitarbeitenden steigert. Und wer wollte das nicht?
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