Microsoft Teams erfolgreich im Unternehmen einführen

Microsoft Teams ist die neue Kommunikationszentrale von Microsoft 365 für Smartphone und Computer. Wie die Einführung gelingen kann und welche Erfahrungen er gemacht hat, erklärt Christof Lutz, Geschäftsführer des Schweizer KMU Wilcowa AG, in diesen Tipps.

Christof Lutz, Geschäftsführer von Wilcowa AG Baumaschinen, hat in seinem Unternehmen Microsoft Teams eingeführt. Die rund 30 Mitarbeitenden des Unternehmens nutzen Teams vor allem für die interne Kommunikation. Christof Lutz selbst ist begeistert: «Teams ist genau das, was ich immer gesucht habe.» Zentraler Aspekt bei der Einführung war, die Mitarbeitenden an die neuen Kommunikationsformen heranzuführen und den Mehrwert aufzuzeigen – wie Zeitersparnis und den engeren Austausch untereinander.

Wilcowa nutzt dabei Teams in der Variante, die in der eingesetzten Microsoft-365-Lizenz enthalten ist. Die bestehenden Dokumente des Unternehmens hat Christof Lutz vom lokalen Server auf SharePoint gezügelt, damit sie via Teams zugänglich sind – am Computer im Büro genauso wie auf dem Smartphone auf der Baustelle und im Homeoffice.

In diesem Artikel teilt Christof Lutz seine eigenen Erfahrungen und Tipps zur erfolgreichen Teams-Einführung.

Vor der Einführung: Wie passt Teams in die Unternehmenskultur?

Microsoft Teams bietet mit Chat, Videotelefonie und Online-Meetings Kommunikationsformen, die sich die Mitarbeitenden im geschäftlichen Umgang vielleicht nicht gewohnt sind. Für eine erfolgreiche Einführung müssen deshalb die Hausaufgaben gemacht und folgende Fragen beantwortet werden:

• Welchen Kommunikationsstil pflegen wir im Unternehmen, und passt die lockere Chat-Form von Teams dazu?
• Wie offen ist unser Unternehmen gegenüber Neuem, und wie offen sind die Mitarbeitenden?
• Worin liegt der Nutzen von Teams? Wie wollen wir darüber kommunizieren, und welche Prozesse lassen sich damit beschleunigen? Sparen wir «nur» Zeit, oder können wir die Qualität der Kommunikation verbessern?

Wenn diese Fragen geklärt sind und der Nutzen offensichtlich ist, kann die Einführung von Teams gelingen.

«Wenn ich mich als Chef raushalte, verläuft der Austausch viel offener.»

Christof Lutz, Wilcowa AG

Die Geschäftsleitung muss es vorleben

Christof Lutz hat Teams auf eigene Initiative eingeführt, also «Top-down». Damit das funktioniert, müssen Geschäftsleitung und die Schlüsselfiguren («Vorbilder») im Unternehmen Teams nutzen und dies vorleben. Wilcowa hat Teams zuerst auf Ebene Geschäftsleitung und Verwaltungsrat eingeführt und Erfahrungen gesammelt, bevor die Kommunikationsplattform im ganzen Unternehmen ausgerollt wurde.

Video-Tutorials erklären die Nutzung von Teams

Bei Fragen nach bestimmten Funktionen hat Christof Lutz jeweils ein kurzes Video dazu erstellt, indem er den Bildschirm aufgenommen hat (Screen Recording): «Das ist schneller, einfacher und anschaulicher, als eine Anleitung zu schreiben.»

Dieses Video hat er dann direkt in Teams geteilt über die Videoplattform Microsoft Stream.

Microsoft Teams als Wissensdatenbank nutzen

Christof Lutz, Wilcowa AG

Seit bald drei Jahren leitet der gelernte Schlosser Christof Lutz die Wilcowa AG mit rund 30 Mitarbeitenden an drei Standorten. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Regensdorf (ZH) hat sich auf den Service und Vertrieb von Baumaschinen wie Unterlagsbodenpumpen und Verputzmaschinen spezialisiert.

Der interne Informations- und Wissensaustausch findet bei Wilcowa entweder persönlich statt oder, wenn digital, hauptsächlich über Teams. Die Plattform bietet nicht nur Zugriff auf entsprechende Dokumente, sondern dient auch als Anlaufstelle bei Fragen. Da die Unterhaltungen in den Teams-Kanälen gespeichert werden, können die Mitarbeitenden auch nach Lösungen in bereits beantworteten Fragen suchen. Dieser Ansatz hat Vorteile gegenüber der Problemlösung via E-Mail oder Telefon:

• Der Fragesteller erreicht alle Mitarbeitenden und muss nicht nach einem bestimmten Spezialisten suchen. Das steigert die Chance nach einer schnellen Antwort.
• Da der Chat auch über die Smartphone-App funktioniert, können Mitarbeitende ihre Fragen nicht nur an jedem der drei Standorte von Wilcowa stellen, sondern auch direkt von der Baustelle aus.
• Bestehende Antworten lassen sich zu jeder Zeit durchsuchen, unabhängig davon, ob der jeweilige Spezialist an- oder abwesend ist.

Diese Form des Wissensaustausches bedingt die aktive Teilnahme aller Mitarbeitenden. Nur dann entstehen positive Erfahrungen, die wiederum die Angst vor dem Fragen nehmen und die Abläufe bei Problemen beschleunigen. Christof Lutz hat aber noch eine andere Erfahrung mit dieser Form des Wissensaustausches gemacht: «Wenn ich mich als Chef raushalte, verläuft der Austausch viel offener und intensiver.»

Den informativen und informellen Austausch vereinfachen

Die Kommunikation mit externen Lieferanten und Partnern erfolgt immer noch per Mail. Mit der Einführung von Teams hat bei Wilcowa aber die Zahl interner Mails stark abgenommen. Bei diesen Kommunikationsformen eignet sich der Teams-Chat als Mail-Ersatz:

• Informeller Austausch und kurze Infos.
• Informationsaustausch – siehe Tipp zur Wissensdatenbank.
• Austausch vertraulicher interner Informationen: Diese bleiben in Teams im kontrollierten Rahmen des Chat-Kanals. Der versehentliche Versand an falsche Empfänger wird dadurch verhindert.
• Zusammenarbeit an einem Dokument – siehe nächsten Tipp.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Mit SharePoint als Dokumentenablage im Hintergrund lassen sich via Teams Office-Dokumente gleichzeitig bearbeiten. Das verhindert, dass Dateien per Mail verschickt werden müssen, sich die Kommunikation aufbläht und plötzlich mehrere Versionen im Umlauf sind. Über die Versionierung lässt sich zudem nachvollziehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

«Die Geschäftsleitung muss die Nutzung von Teams vorleben.»

Christof Lutz, Wilcowa AG

Ad-hoc-Sitzungen via Teams online durchführen

Seit der Einführung von Teams bei Wilcowa tauschen sich Mitarbeitende immer öfters in kurzen Online-Meetings aus, auch Stand-up Meeting oder Stehung genannt. Das vereinfacht den Austausch über verschiedene Standorte und Arbeitsorte hinweg. «Wir sind seither viel agiler geworden», resümiert Christof Lutz.

Mit Videotelefonie den Zusammenhalt stärken

Es liegt in der Natur des Berufes, dass Aussendienst-Mitarbeitende nur selten im Büro anzutreffen sind. «Wir tauschen uns vermehrt via Videotelefonie aus», sagt Christof Lutz. «Das bringt einen stärkeren menschlichen Kontakt als ein reines Telefon». Videotelefonie stärkt den Zusammenhalt, steigert aber auch die Qualität des Austausches.

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