Inbox Zero – Tipps im Selbstversuch

Von 5’600 Mails im Posteingang auf Null – kann das funktionieren bei einem, der noch nie einen leeren Posteingang hatte? Diverse Tipps sollen dieses Vorhaben unterstützen. Doch lesen Sie selbst.

Ich habe meine Arbeitsplanung recht gut im Griff. Alle Aufgaben trage ich in einer To-do-Liste ein, die ich nach einer etwas vereinfachten Variante der Getting-Things-Done-Methode aufgebaut habe. Den nächsten Tag plane ich üblicherweise am Vortag. Und ich kenne meinen Biorhythmus gut genug um zu wissen, zu welcher Tageszeit ich welche Aufgaben am besten erledigen kann (Wenn nicht irgendwelche Termine dazwischen kommen. Aber das ist eine andere Geschichte.).

Inbox Zero oder was bringt ein leerer Posteingang überhaupt?

Was ich aber nie geschafft habe, ist «Inbox Zero», also den Posteingang komplett zu leeren. Ich gehöre zur Kategorie derjenigen Menschen, in deren Posteingängen sich die Mails in fünf- oder sechstelliger Zahl stapeln. Ein Blogbeitrag des Informatikprofessors und Produktivitäts-Gurus Cal Newport (Buch «Deep Work», deutsch «Konzentriert arbeiten») hat mich bewogen, dieses Thema anzugehen. Und Sie auf diese Reise mitzunehmen – denn das bevorstehende Jahresende ist doch der richtige Zeitpunkt zum Aufräumen!

Aber wieso ist «Inbox Zero» überhaupt erstrebenswert? Ich kann das nicht wissenschaftlich erklären. Der bessere Überblick über neue Mails ist ein Grund. Für mich ist es aber vielmehr die Ordnung, die beruhigend wirkt: alle Arbeit erledigt, der Posteingang leer. Das ist dasselbe Gefühl, wie wenn nach dem Essen die Küche wieder aufgeräumt und das Geschirr verstaut ist.

Doch zurück zu meinem Posteingang, in dem sich laut der Statuszeile von Outlook etwa 5’600 Mails stapeln.

In diesem Artikel fokussiere ich auf Outlook aus Microsoft 365. Aber natürlich funktionieren die Tipps angepasst auch mit anderen E-Mail-Programmen und Webmail.

Der einfache Teil: Aufräumen mit Outlook-Suchordnern

Als erstes kümmere ich mich um alte Newsletter, nicht mehr benötigte Statusmeldungen von Unternehmensanwendungen und andere automatisch generierte Mails. Da ich diese nicht mehr benötige, beschliesse ich, sie zu löschen. Und da kommen mir die Suchordner von Outlook zugute: Der virtuelle Ordner zeigt mir alle Post eines bestimmten Absenders, den ich in den Suchkriterien definiert habe («newsletter@irgendeinabsender.ch»). Ich wähle alle Mails im Suchordner aus (CTRL-A) und lösche sie (DELETE-Taste).

Nach sechs Durchgängen, bei denen ich die Suchkriterien entsprechend angepasst habe, sind die ersten rund 800 Mails weg aus dem Posteingang. 15 Prozent wären geschafft – der einfache Teil.

Ich bevorzuge für diese Arbeit Suchordner gegenüber der Schnellsuche. Denn diese lieferte mir jeweils maximal 75 Treffer und nicht alle Mails, die den Kriterien entsprachen.

Der aufwändige Teil: Mails thematisch aufräumen

Doch nun folgt der weitaus aufwändigere Schritt, das manuelle Aufräumen der restlichen rund 4’800 E-Mails. Dabei hilft mir ein Tipp von Cal Newport. Er empfiehlt ein schrittweises Vorgehen. Kurz zusammengefasst funktioniert das bei mir so:

1. Ich lege einen Ordner namens «Aufräumordner» im Posteingang an. Das ist meine Zwischenablage für die Mails, die ich aufräumen möchte.
2. Nun gehe ich den Posteingang durch und verschiebe Mails zu einem Thema in den Aufräumordner. In meinem Fall sind das beispielsweise Nachrichten im Zusammenhang mit Artikeln oder Inputs zu Newslettern.
3. Anschliessend wechsle ich in den Aufräumordner, in dem sich nun Mails tummeln, die thematisch alle verwandt sind. Diese lege ich am endgültigen Ort ab oder lösche sie.
4. Ich beginne wieder bei Schritt 2, dieses Mal mit einem anderen Thema.

Nachdem ich den Ordner angelegt habe, erstelle ich in Outlook einen QuickStep, dem ich ein Tastenkürzel zuweise. Wenn ich nun ein Mail auswähle und CTRL-SHIFT-9 – meine gewählte Tastenkombination – drücke, verschiebt der QuickStep das Mail in meinen Aufräumordner.

Ich beschliesse, unten im Posteingang anzufangen, also bei den ältesten Mails. Das wirkt motivierender. Ich kann den Fortschritt meiner Arbeit am Datum ablesen – je näher am heutigen Tag, desto mehr habe ich erledigt.

Aufräumen im Flow

Ich versuche mich an der ersten Kategorie von Mails. Konversationen, die mit dem Erstellen von Artikeln zu tun hatten, lege ich in den Aufräumordner. Und von dort verschiebe ich sie ans eigentliche Ziel. Das fällt mir erstaunlich leicht, weil ich mich immer im selben Thema bewege. Der Sekundenbruchteil entfällt, den ich benötige, um im Kopf auf ein anderes Thema umzuschwenken. Ich komme in einen eigentlichen Aufräum-Flow und baue mal für eine Stunde den Post-Stapel ab.

Für mich hat sich die Methode von Cal Newport bewährt. Doch ich bin nicht ganz konsequent. Wenn ich im Posteingang auf ein Mail stosse, das ich löschen kann, erledige ich das sofort. Und ich stelle fest, dass eine Zeitspanne von Mails aus etwa zwei Monaten pro Thema umfangreich genug ist für einen Arbeitsschritt. Das entspricht in meinem Fall durchschnittlich noch etwa 400 Mails für einen solchen Zeitabschnitt.

Effizient näher an die Inbox Zero

Suchordner, Tastenkombinationen und das thematische Aufräumen beschleunigen mein Vorhaben, zur Inbox Zero zu kommen. Doch eine überschlagsmässige Berechnung des Zeitaufwands zeigt mir, dass ich mein Ziel nicht mal so eben nebenbei erreiche. Ich werde das Vorhaben also in einer ruhigeren Phase abschliessen müssen. Aber immerhin ist es mir gelungen, meinen Posteingang um einen Viertel der Mails zu erleichtern.

Um mein Ziel doch noch zu erreichen, nehme ich mir folgende Massnahmen vor:

• Fixer Terminblocker im Kalender, um Mails aufzuräumen, jeden Freitag um 16 Uhr.
• Mails, die ich bearbeite, werde ich sogleich am richtigen Ort ablegen. Dann muss ich die Nachricht nur ein Mal «anfassen».
• Vor den nächsten Ferien nehme ich mir in einer Randstunde (oder mehreren) Zeit, um den Posteingang ganz zu leeren.

Gutes Aufräumen!