Hybrides Arbeiten in KMU: die Antwort auf den Fachkräftemangel?

Arbeiten im Büro und im Homeoffice ist das «neue Normal» und steigert die Attraktivität eines Arbeitgebers. Aber hybrides Arbeiten ist kein Selbstläufer. Wie können KMU nun solche Arbeitsformen optimal für sich nutzen, und was sind die Voraussetzungen dazu?

Mitarbeitende in Unternehmen wollen weiterhin auch im Homeoffice arbeiten. Das zeigen alle Studien, die in letzter Zeit zu diesem Thema gemacht wurden. Hybrides Arbeiten – also sowohl im Büro als auch unterwegs oder zu Hause – ist die bevorzugte Arbeitsform, auch bekannt als «New Work», «Work Smart» oder «Arbeit 4.0».

Doch hybrides Arbeiten ist kein Selbstläufer, wollen KMU die Vorteile wirklich nutzen. Es ist ein Zusammenspiel von Menschen, Arbeitsorten und Technologie.

Der Nutzen von hybridem Arbeiten

«Mitarbeitende sind der wichtigste Erfolgsfaktor in KMU», sagt dazu Marc K. Peter, Leiter des Kompetenzzentrums digitale Transformation an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW). «Hybrides Arbeiten hilft, agiler und damit konkurrenzfähiger am Markt aufzutreten.» Denn diese Arbeitsform führt zwangsläufig dazu, Prozesse und die Kommunikation im Unternehmen zu hinterfragen und zu verbessern. Das steigert die Effizienz und schaufelt Zeit frei, die beispielsweise in die Kundenbetreuung investiert werden kann. Technologie ist ein Hilfsmittel dazu. In einer Cloud-Ablage etwa lassen sich Unterlagen schneller finden als im Aktenschrank und sie sind von überall her zugänglich. Solche Veränderungen bedingen gemäss Peter das Engagement und die Bereitschaft der Geschäftsleitung: «Es braucht das ‹Feuer›, die Firma stetig verbessern zu wollen, wovon schliesslich die Kunden profitieren.»

KMU profitieren auch auf dem Arbeitsmarkt, wenn sie hybrides Arbeiten ermöglichen. In einer Microsoft-Studie gaben 37 Prozent der Befragten in der Schweiz an, eine Arbeit zu suchen, die hybrides oder ortsunabhängiges Arbeiten erlaubt. Das bietet KMU die Gelegenheit, sich als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren und die Chancen auf dem umkämpften Arbeitsmarkt zu verbessern. «KMU finden mit hybriden und flexiblen Arbeitsmöglichkeiten Mitarbeitende, die sonst unerreichbar wären», sagt Peter.

Flexibles Arbeiten ist aber mehr als nur die Wahl zwischen zwei oder mehr Arbeitsplätzen. Mitarbeitende, die ihre Arbeit flexibel einrichten können, sind motivierter. Davon profitiert das Unternehmen, so Peter: «Wenn Chefs ihre Mitarbeitenden stärker einbeziehen, können diese ihr Potenzial besser freisetzen.»

Tipps fürs hybride Arbeiten

Wie sich die Arbeit im Einzelnen am besten organisieren lässt, hängt von den Umständen ab. Ein Teammeeting (im Büro!) kann helfen, die konkreten Vor- und Nachteile von Homeoffice und Präsenzarbeit herauszuschälen. Das Workshop-Canvas (siehe untenstehenden Download) unterstützt Sie dabei, die richtigen Fragen zu stellen und Antworten zu finden. Auf dieser Basis lassen sich Regeln für die Zusammenarbeit erstellen.

Diese Tipps helfen bei der Entscheidungsfindung:

• Die passende hybride Arbeitsform zu finden ist Teamwork. Als Chef*in sollten Sie deshalb die Inputs Ihrer Mitarbeitenden abholen. Suchen Sie gemeinsam nach der passenden Arbeitsorganisation und besprechen Sie auch Abläufe, die es anzupassen gilt. Ihre Aufgabe ist es, die Wünsche und Ansprüche der Mitarbeitenden mit den Geschäftszielen abzugleichen.
• Beginnen Sie zum Beispiel mit ein bis zwei Homeoffice-Tagen pro Woche. Bieten Sie Homeoffice als Möglichkeit an, nicht als Pflicht. Einige Mitarbeitende arbeiten vielleicht lieber im Büro oder haben aufgrund ihrer Wohnsituation nur eingeschränkt die Möglichkeit, zu Hause zu arbeiten.
• Nutzen Sie Homeoffice und Büro gezielt: Für Routine- und Einzelarbeiten bietet das Homeoffice die störungsfreie Umgebung. Das Büro dient dagegen dem Austausch und für informelle Gespräche.
• Planen Sie fixe Tage, an denen sich das gesamte Team oder, je nach Unternehmensgrösse, die ganze Firma im Büro trifft. Organisieren Sie die Arbeit so, dass gemeinsame Tätigkeiten wie Teammeetings, Firmensitzungen und Schulungen auf Präsenztage fallen.
• Überprüfen Sie die Regelung nach einer gewissen Zeit und passen Sie das Verhältnis zwischen Präsenzzeit und Homeoffice gegebenenfalls an. Das Feedback der Mitarbeitenden hilft bei der Entscheidungsfindung.
• Hybrides Arbeiten benötigt technische Hilfsmittel wie Microsoft 365 mit Teams. So können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeitenden auch im Homeoffice erreichbar sind und die digitale Kommunikation sichergestellt ist.
• Dieser Tipp ist eher für fortgeschrittene KMU, bei denen sich eine digitale Kommunikation beispielsweise via Teams bereits etabliert hat: Beziehen Sie auch diejenigen Mitarbeitenden mit ein, die aufgrund ihrer Tätigkeit kein Homeoffice machen können. Sie können die Produktion, die Werkstatt, den Aussendienst, den Service usw. via Smartphone ebenfalls am digitalen Austausch teilnehmen lassen und dadurch im Idealfall sogar die Bindung zwischen den Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Bereichen stärken.

Aufzeichnung des Webinars «moderne Arbeitsplätze in KMU»