Hybride Meetings und ihre Räume: So funktioniert die Zusammenarbeit

Schluss mit der klassischen Sitzung: Hybride Meetings mit verteilten Teilnehmenden sind heute die Norm. Doch damit die Zusammenarbeit zwischen Büro und Homeoffice funktioniert, müssen die Räume entsprechend ausgestattet und die Mitarbeitenden vorbereitet sein.

Hybride Meetings sind die logische Folge heutiger Zusammenarbeit. Einige Mitarbeitende sind im Homeoffice aktiv, andere unterwegs oder beim Kunden, und wieder andere arbeiten im Büro. Auch immer mehr Gäste von ausserhalb der Organisation wie Kunden, Partner oder Dienstleister nehmen heute regelmässig an Meetings teil.

Von der Videokonferenz zur hybriden Zusammenarbeit

Hybride Meetings gibt es in gewisser Weise schon lange: Video- und Audiokonferenzlösungen ermöglichen seit Jahrzehnten Sitzungen mit weltweit verteilten Teilnehmenden. Anfangs kamen dabei primär Technologien zum Einsatz, die den Konferenzraum an einen Standort fix mit Räumen an anderen Standorten verbunden haben. Die Ausstattung der Konferenzräume und die Kommunikation zwischen den Standorten waren sehr kostspielig, sodass an einem Sitz des Unternehmens oft nur wenige Räume entsprechend ausgerüstet waren. Meist waren solche Meetings deshalb Führungskräften vorbehalten.

Die hybride Arbeitswelt von heute verlangt nach anderen Lösungen und Räumen, die sich in der Gesamtheit für angeregte Gespräche, Ideenworkshops und Projektarbeit in kleinen Gruppen, aber auch für personell umfangreichere Meetings bis hin zur Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratssitzung eignen. Und wenn es um die Arbeit an Projekten und um Workshops geht, genügen etwas Video und Audio allein den Bedürfnissen längst nicht mehr. Bei Räumen für hybride Meetings ist die richtige Ausstattung entscheidend. Die im Besprechungsraum verwendete Hard- und Software sollte sorgfältig ausgewählt werden, um sowohl die Anforderungen der persönlich Anwesenden als auch der Teilnehmenden zu erfüllen, die remote teilnehmen.

Ein wichtiges Element sind die Displays, je nach Art des Meetings und der Teilnehmerzahl in unterschiedlicher Anzahl und Grösse.  So kann etwa auf einem Bildschirm eine Präsentation angezeigt werden, während auf einem zweiten die Remote-Teilnehmenden zu sehen sind. Weiter sind hochwertige Kameras, Mikrofon- und Lautsprechersysteme sowie Videokonferenz- und Zusammenarbeitsplattformen sinnvoll. Dazu zählen etwa Microsoft Teams und Cisco Webex mit integrierten, digitalen Collaboration-Funktionen oder Whiteboard-Lösungen wie Google Jamboard und Microsoft Whiteboard. Ebenso entscheidend ist die Möblierung, die zur Art des Meetingraums passen sollte. Dabei ist es in jedem Fall wichtig, dass die Sitzmöglichkeiten konsequent gegen die Kamera ausgerichtet sind und das Mobiliar eine gute Akustik unterstützt.

Die Vielfalt der Aktivitäten, die in hybriden Meetings stattfinden können, ruft nach Räumen, die auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmt sind. «One Size Fits All» wie bei den herkömmlichen Videokonferenzsälen gilt nicht mehr. Stattdessen kommen bedarfsgerecht unterschiedliche Raumtypen und Dimensionen zum Einsatz. Das Ziel sollte dabei stets ein immersives Erlebnis sein, das den Remote-Teilnehmenden möglichst das Gefühl vermittelt, sie seien vor Ort.

Hybride Meetings: Technologie und mehr

Zu einer Hybrid-Meeting-Lösung gehören Hardware- und Softwarekomponenten, ergänzt durch Cloud-Dienste für die Zusammenarbeit sowie Tools und Partnerschaften zur Implementierung und Verwaltung der Hybrid-Meeting-Technik wie Device Management, zentrales Monitoring und zentrale Konfigurationsmöglichkeiten.

Für eine hybride Zusammenarbeit, die über eine blosse Videokonferenz hinausgeht, empfehlen sich interaktive Displays mit Touch- und Stiftbedienung. Die Audioübertragung erfordert für gute Sprachverständlichkeit ein Lautsprecher- und ein Mikrofonsystem mit hoher Qualität. Je nach Raum sind komplexe Infrastrukturen wie an der Decke montierte Lautsprecher und Mikrofone erforderlich, die erkennen, wer gerade spricht, und ihren Fokus anpassen. Für ein echtes immersives Erlebnis und Zugehörigkeitsgefühl sollten dabei nur speziell für hybride Meetings konzipierte Komponenten zum Einsatz kommen.

Mit Technologie allein ist es jedoch keineswegs getan. Die erhöhte Produktivität und verbesserte Effizienz, die hybride Meetings und hybride Arbeitsformen generell versprechen, kommen nur dann zum Tragen, wenn die Mitarbeitenden mit Begeisterung dabei sind und auch für sich selbst Vorteile sehen. Der sogenannten Employee Experience kommt eine hohe Bedeutung zu.

Es genügt längst nicht mehr, die Mitarbeitenden bei der Bedienung der Hardware und Software zu schulen oder sie mit ein paar Manuals abzuspeisen. Eine effiziente Nutzung der neuen Technologien setzt einen kulturellen Wandel im Unternehmen voraus, der auf Geschäftsleitungsebene getragen und durch sorgfältiges Change Management unterstützt werden muss. Nur dann entfalten hybride Meetings und andere Arbeitsformen ihr volles Potenzial.

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Die Branchenführer für hybride Meetings

Cisco Webex und Microsoft Teams sind zwei beliebte Videokonferenzplattformen für hybride Meetings. Beide verfügen über vielfältige Funktionen zur Verbesserung der Hybrid-Work-Erfahrung, werden laufend weiterentwickelt und umfassen Hardware, Software und cloudbasierte Zusammenarbeitsplattformen.

Das Portfolio von Cisco umfasst die bewährte Kollaborationsplattform Webex sowie auf hybride Meetingräume abgestimmte Hardware. Dazu zählen verschiedene integrierte Systeme mit Bildschirm, Kamera und Audiosystem, separate Kameras und vor allem interaktive grossformatige Displays. Die neueste Generation heisst Cisco Board Pro und ist erhältlich mit Bildschirmdiagonalen von 55 und 75 Zoll. Mit zwei integrierten 4K-Kameras, Mikrofon- und Lautsprecher-Array deckt das Board Pro in kleinen und mittelgrossen Räumen praktisch alle Meeting-Bedürfnisse ab.

Microsoft hat sich mit dem Hybrid-Meeting-Konzept Teams Rooms bei vielen Unternehmen innerhalb kürzester Zeit als Anbieter der Wahl etabliert. Für die Hardware setzt Microsoft weitgehend auf Dritthersteller wie etwa Yealink, Logitech, Jabra und Poly, die ihre Geräte für Teams Rooms zertifizieren lassen. Für interaktive Szenarien setzt Microsoft auf den Surface Hub 2S oder auf günstigere Lösungen von Drittherstellern wie etwa Yealink.

Bis vor kurzem war Microsoft oder Cisco eine Entweder-oder-Entscheidung. Cisco-Boards und Conferencing-Hardware konnten nur über zusätzliche Lizenzen mit anderer Meeting-Software als Webex genutzt werden. Seit 2023 erlaubt eine Partnerschaft zwischen Cisco und Microsoft jedoch die Einbindung von Cisco-Hardware in Microsoft Teams Rooms und damit die nahtlose Integration mehrerer Plattformen.

Durch die Partnerschaft der beiden Anbieter können Unternehmen die Stärken beider Hersteller nutzen. Sie können so von einer Multi-Vendor-Strategie profitieren und die am besten geeigneten Lösungen wählen. Davon profitieren alle, die hybride Meetings veranstalten.

Best Practices für Hybrid Meeting Rooms

• Bestimmen Sie die Art der Besprechungen, die in den Räumen stattfinden sollen. Daraus ergibt sich die passende Raumgrösse und Ausrüstung.
• Investieren Sie in hochwertige Kameras und Mikrofone. Eine gute Audio- und Videoqualität ist für eine effektive Kommunikation unerlässlich.
• Berücksichtigen Sie die Grösse des Raums. Ein oder mehrere grosse Bildschirme oder Projektoren eignen sich oft besser für grosse Besprechungsräume, während in kleineren Räumen womöglich ein interaktives Touchdisplay mit Whiteboard-Funktionalität genügt. Mögliche Aufteilungen wären entweder nach einer Kategorisierung entlang des Nutzungsszenarios (Standard-Meeting vs. interaktiver Raum) und der Raumgrösse (<7,5m / > 7,5m / > 15m) oder nach T-Shirt-Grössen wie folgt:
  • Raumgrösse S: Fokusraum für Brainstorming und Zusammenarbeit für drei bis fünf Personen.
  • Raumgrösse M: Räume mit Konferenzmöblierung für bis zu 11 physischen Teilnehmende.
  • Raumgrösse L: Grössere Räume, die sich für offizielle Präsentationen, grosse Teambesprechungen und die Zusammenarbeit in umfangreicheren Gruppen für 18 oder mehr Personen anbieten.
  • Raumgrösse XL: saalartige Räumlichkeiten für ein grosses Publikum, etwa für Vorlesungen.
• Wählen Sie pro Raumtyp ein fixes, standardisiertes Setup mit einheitlichem Bedienkonzept über alle Raumtypen und achten Sie auf Manipulationssicherheit. So sollte die Verkabelung möglichst nicht sichtbar zugänglich und die Anlage ohne herumliegende Fernbedienungen nutzbar sein. So finden sich die Teilnehmenden in jedem Raum sofort zurecht. Schulen und begleiten Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den Geräten, indem Sie die Menschen in der Organisation primär an die hybride Arbeitsweise und die effektive Nutzung der Technologie im Meeting-Kontext heranführen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich alle Teilnehmenden wohlfühlen und sicher und produktiv arbeiten können.
• Hybride Meetingräume erbringen ihren Nutzen nur dann, wenn sie reibungslos funktionieren. Machen Sie sich Gedanken über das Change Management im Unternehmen und den Betrieb, Support und Lebenszyklus der Technik, damit alle langfristig Freude an den Räumen und den hybriden Meetings haben.