Kleiner Aufwand, grosse Wirkung: Wenn Sie den kommenden Arbeitstag im Voraus planen, sind Sie besser vorbereitet. Diese fünf Rituale helfen Ihnen dabei – und beanspruchen nur wenig Zeit.
Wie gut Sie in den Arbeitstag starten, entscheiden die Vorbereitungen am Tag zuvor. Denn eine gute Arbeitsorganisation ist die halbe Miete. Das gilt erst recht für die Zusammenarbeit im Team. Der Marketing-Blog Hubspot hat fünf Tipps zusammengetragen, wie Sie den nächsten Arbeitstag optimal vorbereiten. Am besten machen Sie aus den Vorbereitungen ein tägliches Ritual. Eine chronologische Übersicht.
1. Führen Sie regelmässige Stand-up Meetings durch
Ein Stand-up Meeting ist eine kurze Stehkonferenz von etwa 15 Minuten und hilft bei der Koordination von Teamaufgaben. Sie können bei einem solchen Treffen um 14 oder 15 Uhr kurz die anstehenden Arbeiten planen. Stellen Sie im Meeting folgende Fragen:
- Was muss zwingend heute erledigt werden?
- Was kann auf morgen verschoben werden?
- Was kann auf heute vorgezogen werden?
Gerade wenn alle im Homeoffice arbeiten, kann ein solcher kurzer Austausch die Zusammenarbeit im Team verbessern.
2. Überarbeiten Sie Ihre To-do-Liste
Anhand der Ergebnisse aus dem Stand-up Meeting überarbeiten Sie nun Ihre To-do-Liste. Dies machen Sie direkt im Anschluss an das Treffen.
3. Kontrollieren Sie die morgige Tagesplanung
Etwa zwei Stunden vor Feierabend werfen Sie einen Blick in den Kalender des morgigen Tages. Kontrollieren Sie, ob ein wichtiger Termin ansteht, den Sie noch vorbereiten müssen. Wenn Sie Zeit haben, können Sie dies nun noch vor Feierabend erledigen. Ansonsten planen Sie die Vorbereitung auf Anfang des nächsten Tages ein.
4. Erledigen Sie angefangene E-Mails
Kurz vor Feierabend werden Sie nochmals einen Blick in Ihr Mail-Programm. Falls Sie noch angefangene E-Mails vorfinden, schreiben Sie diese zu Ende. Dadurch müssen Sie diese angefangenen, meist kurzen Aufgaben nicht in den nächsten Tag mitschleppen.
5. Aktualisieren Sie Ihre To-do-Liste
Als letzte Aufgabe des Arbeitstages überprüfen Sie nochmals Ihre To-do-Liste. Haken Sie erledigte Aufgaben ab, und stellen Sie sich zu den offenen Tasks folgende Fragen:
- Gibt es Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen?
- Was müssen Sie unbedingt morgen erledigen? Priorisieren Sie diese Aufgaben höher.
- Was können Sie auf einen anderen Tag verschieben? Priorisieren Sie solche Arbeiten tiefer.
- Gibt es Aufgaben, die zu einer bestimmten Tageszeit erledigt werden müssen, etwa die Vorbereitung für ein Meeting? Planen Sie die Zeit in Ihrem Kalender ein, das hält den Kopf frei.
Extratipp: Planen Sie die Woche am Montagmorgen
Nehmen Sie sich am Montagmorgen etwa eine halbe Stunde Zeit, um die Woche grob zu planen. Terminieren Sie Aufgaben so, dass Sie sie rechtzeitig erledigen können. Und setzen Sie Terminblocker für wichtige Aufgaben. So erhalten Sie einen ersten Eindruck, was Sie diese Woche zu erledigen haben.
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Wenn Sie sich derart vorbereiten, können Sie gut in den nächsten Tag starten. Sie wissen, was Sie erwartet und was ansteht. Das hilft Ihnen, effizient zu arbeiten und am Feierabend abzuschalten.
Aktualisierter Artikel vom Februar 2018.
