Wer jeden Tag viele verschiedene Aufgaben erledigen muss, weiss, wie wichtig eine gute Planung ist. Sie dient nicht nur dazu, sich realistische Tagesziele zu setzen. Sie sorgt auch dafür, dass wir abends nach einem erfüllten Arbeitstag mit gutem Gewissen Feierabend machen können. Diese fünf Zeitmanagement-Methoden unterstützen Sie dabei.
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Übliches Vorgehen ist es, Arbeiten in einer To-do-Liste festhalten, beispielsweise in Outlook aus Microsoft 365 oder in einer To-do-Listen-App. Für die Art und Weise, wie Aufgaben am besten verwaltet und priorisiert werden, existieren verschiedene Methoden. Sie helfen auch bei der Priorisierung von Arbeiten – denn oftmals ist die To-do-Liste deutlich länger als das, was wir in einem einzelnen Arbeitstag abarbeiten können. Es ist deshalb wichtig, am Vorabend oder am Morgen bei Arbeitsbeginn den Tag zu planen. Das sollte Ihre erste Aufgabe sein. Wenn Sie kurz vor Feierabend die erledigten Aufgaben abhaken, trägt dies nicht nur zur besseren Organisation bei, sondern auch zur persönlichen Zufriedenheit.
Ziele definieren: die SMART-Methode
Bevor Sie mit der Arbeit loslegen können, müssen Sie wissen, was Sie überhaupt erreichen möchten. Die SMART-Methode hilft Ihnen, konkrete, umsetzbare Ziele zu formulieren. Auf Deutsch steht «SMART» dabei für «Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert». Wenn Ihre Ziele diese fünf Eigenschaften aufweisen, sollte auch die Umsetzung möglich und das Ergebnis messbar sein.
Ein Beispiel für ein smartes Ziel: «Ich möchte mit dem neuen Produkt den Umsatz mit Bestandeskunden in den nächsten zwölf Monaten um 5 Prozent steigern.»
Prioritäten setzen: das Eisenhower-Prinzip
Ob der US-amerikanische General und 34. Präsident die nach ihm benannte Priorisierungsmethode wirklich angewandt hat, ist nicht bekannt. Dieses Prinzip ordnet alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (siehe untenstehende Tabelle) und kann damit insbesondere bei der Delegation und Priorisierung helfen.
| dringend | nicht dringend | |
| wichtig | Sofort selbst erledigen | Terminieren und selbst erledigen |
| nicht wichtig | An Mitarbeitende delegieren | Nicht bearbeiten (Papierkorb) |
Der umfassende Ansatz: Getting Things Done
«Getting Things Done», kurz GTD, bedeutet auf Deutsch etwa «die Dinge erledigt kriegen» und steht für einen umfassenden Ansatz zur Arbeitsorganisation, den der US-Amerikaner David Allen entwickelt hat. Die Selbstmanagement-Methode berücksichtigt alle privaten und beruflichen Tätigkeiten und priorisiert sie nach Art und Aufwand. Ein grosser Vorteil von GTD besteht darin, dass die Methode dazu anregt, alle Aufgaben immer sofort niederzuschreiben. Damit hilft sie, den Kopf freizumachen.
Da die Methode etwas Einarbeitungszeit verlangt, empfiehlt sich ein Lehrbuch, beispielsweise dasjenige von David Allen («Wie ich die Dinge geregelt kriege», Piper-Verlag, ISBN 978-3-492-30720-8).
Tagesablauf planen: die ALPEN-Methode
Wenn Sie am Morgen einen Berg Arbeit vor sich sehen, organisieren Sie sich mit der ALPEN-Methode:
- Aufgaben notieren
- Länge einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Dieser Ansatz hilft Ihnen, in mehreren Schritten und mit wenig Aufwand den Tag realistisch zu planen und die Umsetzung mit einer abschliessenden Kontrolle zu überprüfen.
Ziele erreichen: effizientes Zeitmanagement mit Timeboxing
Wenn die Ziele stehen, haben Sie vermutlich eine gut gefüllte To-do-Liste mit Aufgaben, die anstehen. Egal, mit welcher Methode Sie an die Arbeit gehen: Timeboxing kann der entscheidende Faktor sein, um die Ziele auch zu erreichen. Dabei ist die Methode so simpel wie effektiv: Legen Sie für jede Aufgabe, die Sie erledigen wollen, am entsprechenden Arbeitstag einen Termin mit einer fixen Länge an. Diese «Box» ist nun der Zeitrahmen, um Ihre Aufgabe zu erledigen. Der psychologische Effekt dabei: Weil die Zeit begrenzt ist, werden Sie zielorientiert und fokussiert arbeiten. Sie können diesen Effekt noch verstärken, wenn Sie Timeboxing mit der Pomodoro-Technik kombinieren. Allenfalls setzen Sie in Microsoft Teams Ihren Status auf «nicht stören», um wirklich in Ruhe arbeiten zu können.
Aufgaben, die längere Zeit beanspruchen, unterteilen Sie in Zwischenschritte (genau, wie bei «Getting Things Done»). Versuchen Sie, die Zeitfenster einigermassen realistisch zu planen. Wenn die Zeit nicht reicht, können Sie immer noch einen weiteren Zeitblocker im Kalender eintragen. Wie vollständig Sie Ihren Kalender mit Zeitblöcken füllen, hängt auch von Ihrer Arbeit ab und Ihrer Flexibilität im Alltag. Der US-amerikanische IT-Professor und Produktivitätsexperte Cal Newport rät dazu, den ganzen Tag und jede Minute mit Timeboxing zu verplanen.
Als Tipp im Tipp: Um zu verhindern, dass Sie laufend E-Mails bearbeiten (und dadurch den Fokus verlieren), legen Sie auch einen Zeitblock für diese Aufgabe fest.
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Aktualisierte und ergänzte Version eines bestehenden Artikels.
