Digitalisieren mit Microsoft: Alltagsbeispiele für mehr Effizienz

Mit Microsoft digitalisieren Sie Ihre Datenablage und ermöglicht einen sicheren Zugriff auf Daten von überall her. Mit SharePoint, OneDrive und Azure legen Sie die die Basis für eine sichere Cloud-Umgebung für Ihre Daten und Systeme.

• Papierlos arbeiten: Speichern Sie Dokumente digital in der Cloud (SharePoint, OneDrive). Das reduziert Papier und Ordner, vereinfach das Finden von Dokumenten und legt die Basis für digitale Prozesse.   
• Von überall auf Daten zugreifen: Mitarbeitende können von unterwegs oder beim Kunden per Notebook, Tablet oder Smartphone auf Daten und Anwendungen zugreifen und beispielsweise Lieferscheine einsehen, Montageanleitungen konsultieren oder Ersatzteile bestellen.
• Berechtigungen auf Daten einstellen: Der Datenzugriff kann granular eingestellt werden, sodass nur bestimmte Gruppen oder Personen Zugriff auf gewisse Dateien oder Ordner haben wie HR-Ablage, Kundenprojekte oder Buchhaltung.
• Hosting von Software-Anwendungen: Migrieren Sie Ihre Business-Software in die Microsoft Azure Cloud, etwa Ihr ERP oder CRM. Damit müssen Sie sich nicht mehr um den Betrieb von lokalen Servern kümmern sowie um deren IT-Sicherheit.   

Microsoft vereint alle Kommunikationskanäle: E-Mail, Chat und Telefonie. In Outlook respektive Exchange (der Server-Komponente zu Outlook) stecken spannende Möglichkeiten. Teams verändert durch Chat, Videotelefonie und Bildschirmteilen die gesamte Kommunikation. Und wussten Sie, dass Sie Teams sogar in Ihre «traditionelle» Festnetz- und Mobiltelefonie integrieren können?

• Chat für einfache Kommunikation: Reduzieren Sie die Menge an E-Mails und vereinfachen Sie orts- und zeitunabhängige Kommunikation mit Microsoft Teams. Im Chat können Personen, Gruppen oder ganze Teams Themen einfach diskutieren, Dokumente teilen und Entscheidungen fällen.
• Persönliche, effiziente Meetings: Videotelefonie und Bildschirmteilen macht Meetings fast so persönlich wie ein Treffen vor Ort. Und es spart Anreisekosten – für Mitarbeitende ebenso wie für Partner und Kunden. Erklären Sie komplexe Sachverhalte, erarbeiten Sie Themen gemeinsam oder präsentieren Sie Ihr Angebot. Mit dem virtuellen Whiteboard machen Sie sogar Workshops online.
• Unterwegs telefonieren wie im Büro: Telefonieren Sie immer über Teams, egal ob im Büro, von unterwegs oder zuhause. Sie sind für Ihre Arbeitskolleg*innen sowie Kunden und Partner über die gleiche Festnetz- oder Mobilnummer erreichbar – einfach via Notebook oder Smartphone, ohne zusätzliche Hardware.

• Termine finden: Ersparen Sie sich ein langes Hin und Her per E-Mail, um Termine zu finden. Wählen Sie in Outlook die Personen für das Meeting und erhalten Sie automatisch verfügbare Termine. Schicken Sie die Terminvorschläge als Umfrage, und sobald alle abgestimmt haben, wird der gewählte Termin automatisch verschickt.
• Terminbuchungen für Kunden: Über Bookings können Kunden und Partner über eine Website einen Termin mit Ihnen buchen, etwa für Beratungsgespräche, den Service vom Auto oder den Zahnarzttermin. Sie können mehrere Dienste mit unterschiedlicher Termindauer und Preisen anbieten, wie Reifen wechseln, MFK-Vorbereitung oder Lampe ersetzen. Dem Kalender sind einzelne Personen oder Teams hinterlegt. Durch Kunden ausgewählte Termine werden automatisch im Kalender der Person(en) gebucht.
• Interne Kommunikation stärken: Viva Engage schafft eine Plattform für Wissen und Austausch. Führungskräfte können Informationen teilen oder virtuelle Veranstaltungen abhalten, beispielsweise Ankündigungen neuer Mitarbeitenden, monatliche Mitarbeiterversammlungen oder Informationen zu Organisationsveränderungen. Mitarbeitende können auf der Plattform Wissen teilen und Erfolge feiern.
• Unternehmensinterne Video-Plattform: Stream ist sozusagen Ihr unternehmensinternes YouTube. Zeichnen Sie Videos und Online-Veranstaltungen auf und teilen Sie diese intern, z.B. Aufzeichnungen von Mitarbeiterversammlungen, Projekt-Meetings oder Schulungsvideos.
  

Microsoft 365 vereinfach die Zusammenarbeit – und zwar nicht nur für Büroangestellte, sondern auch für Mitarbeitende im Aussendienst oder der Produktion. Auch über Standorte hinweg.

• Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Greifen Sie mit SharePoint und Office 365 von überall und auf allen Geräten auf Dokumente zu und bearbeiten Sie diese – auch gleichzeitig mit anderen Personen. Änderungen sind nachvollziehbar und alle arbeiten stets an der aktuellen Version. Dokumente teilen Sie einfach als Link, ob intern oder mit Kunden und Partnern.
• Projektmanagement: Planner ist ideal für die Organisation und das Management von Teamprojekten, bei denen Sie eine visuelle Projektübersicht benötigen und die Zusammenarbeit zentral ist. In visuellen Kanban-Boards und Kalender-Ansichten können Sie Aufgaben an Teammitglieder zuweisen und den Fortschritt verfolgen. Planner kann direkt an einen Teams-Kanal angeheftet werden, sodass Projektstatus und Aufgabenteilung stets für alle sichtbar sind.
• Aufgabenlisten: Listen ist ein flexibles Tool zum Erstellen von Aufgaben, inklusive Zuweisung von Verantwortlichkeiten an Arbeitskolleg*innen und Abhaken von erledigten Aufgaben. Für wiederkehrende Arbeitspakete können Sie zudem Checklisten-Vorlagen erstellen, etwa für das Onboarding neuer Mitarbeitenden oder für die Event-Planung.
• Persönliche To-Do-Listen: Nutzen Sie To Do, um Ihre persönlichen Aufgaben zu organisieren und im Überblick zu behalten, beispielsweise Kunde zurückrufen, Report an Verwaltungsrat schicken, Meeting vorbereiten.
• Alle Aufgaben auf einen Blick: Die Tasks-App für Teams zeigt alle Ihre Aufgaben auf einen Blick, also persönlichen Aufgaben aus To Do und Outlook sowie Ihnen zugewiesene Aufgaben aus Planner. Mit der App fürs Smartphone behalten Sie auch von unterwegs den Überblick.
• Schichtplanung: Ergänzen Sie Teams durch eine App für Schichtplanung. Schichten können in Teams erfasst und auf die Mitarbeitenden verteilt werden. Mitarbeitende können direkt in Teams Schichten miteinander tauschen.
• Persönlicher KI-Assistent: Mit Copilot für M365 erhalten Sie Ihren persönlichen KI-Assistenten. Das könnte Copilot für Sie übernehmen: E-Mails anhand von Stichworten ausformulieren, persönliche Tagesübersicht erstellen, Texte zusammenfassen, Präsentationen erstellen, Aufgaben-Liste aus Online-Meetings erstellen usw. Erfahren Sie mehr dazu im Artikel «Wie Unternehmen von Microsoft Copilot für M365 profitieren».

Grosses Optimierungspotenzial liegt in Kleinstprozessen und Routineaufgaben. Microsoft bietet hier unterschiedliche Tools: Interessant sind hier einerseits Planner, Forms und Listen – diese sind einfach verständlich und zugänglich für alle Mitarbeitenden.

Richtig spannend wird es mit Power Automate und Power Apps. Diese mächtigen Tools ermöglichen Automatisierungen, Integrationen und Apps mittels Low-Code. Dafür braucht es zwar keine Programmierkenntnisse, aber ein technisches Grundverständnis und vor allem Prozessdenken. Power Automate und Power Apps lassen sich mit anderen Microsoft-Tools sowie gängigen Business-Anwendungen (zum Beispiel CRM, ERP) verknüpfen. Daraus ergeben sich eine Fülle von Möglichkeiten.

• Anfragen strukturiert erfassen: Kundenanfragen, Bewerbungen oder Geschäftsreisen können über Formulare erfasst werden und über Listen oder im Planner strukturiert, triagiert und abgearbeitet werden. Behalten Sie den Überblick über die Anfragen sowie über den Status und wer daran arbeitet.
• Benachrichtigungen zur Pipeline: Das CRM oder ERP schickt per Power Automate automatisch eine Benachrichtigung in einen Teams-Kanal, wenn ein neues Angebot erstellt wird oder ein Auftrag gewonnen ist.
• Bestell- und Freigabeprozesse: Interne Bestellungen – wie Baustellen-Werkstoffe, Arbeitskleidung, Office-Material – können über eine Power App von den Mitarbeitenden erfasst werden. Anfragen werden per Teams automatisch an den Vorgesetzten geschickt, und nach der Freigabe an den Einkauf oder die Administration zugewiesen.
• Maschinenstatus und -störungen rapportieren: Werksmitarbeitende können über eine Power App den Status der Produktionsmaschinen rapportieren oder Störungsmeldungen erfassen. Bei Störungen wird die zuständige Person in Teams benachrichtigt und sie kann direkt in Teams einen Servicetechniker beauftragen.
• Inventarverwaltung: Führungskräfte und Fachverantwortliche können in einer Power App Lagerbestände verwalten, Lagerbewegungen verfolgen und Auftragsabwicklungen automatisieren.

Gerade fürs Management und Fachverantwortliche sind Auswertungen zentral, sei es für einen Echtzeit-Einblick in Geschäftsprozesse, Zielerreichung von KPIs oder für datengetriebene Entscheidungen. Dafür braucht es nicht immer zwingend komplexe Datenbank- und Analytics-Lösungen. Bereits mit gängigen Microsoft-Tools können Sie die Datenqualität verbessern, Daten auswerten und einfach visualisieren.

• Informationsdatenbanken: Nutzen Sie Listen für Datentabellen und Informationsdatenbanken, z.B. Inventarlisten, Flotten-Übersicht oder Teilnehmerlisten.
• Datenqualität verbessern: Nutzen Sie Listen oder Formulare, um Anwender bei der Erfassung von Daten zu führen, um Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten sicherzustellen. Definieren Sie einfach Auswahloptionen, Dropdowns und verlinken Sie zuständige Personen.
• Einblicke in die Arbeitsbedingungen: Mit Viva Insights erhalten Mitarbeitende und Führungskräfte Einblicke zu (hybriden) Arbeitsbedingungen, die zu Überlastung führen und die Produktivität beeinträchtigen können, z.B. zu wenig Fokuszeit, fehlendes Coaching oder Arbeit nach dem Feierabend.
• KPIs für Teams zugänglich machen: Visualisieren Sie KPIs in einem einheitlichen Reporting in Power BI aus unterschiedlichen Datenquellen, z.B. zu Kundenanrufen, Produktions-Chargen oder Vertriebs-Prognosen. Binden Sie Reports direkt in Teams-Kanälen ein, sodass die zuständigen Teams die Zahlen jederzeit im Blick haben und datengetrieben agieren.