Wie KMU mit der elektronischen Signatur Verträge einfach digital unterschreiben

Papier muss nicht sein: Mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen KMU Verträge digital und vereinfachen damit ihr Arbeitsleben. Einfach ist auch der Prozess für die digitale Unterschrift. Aber lesen Sie selbst.

Späterer Nachmittag in einem Büro im Schweizer Mittelland: Silvia Schmid, HR-Verantwortliche eines KMU, zückt ihr Smartphone. Mit einem Fingerabdruck identifiziert sie sich, lädt das PDF mit dem Vertrag für den neuen Mitarbeiter hoch und unterschreibt im gleichen Zug digital. Der zukünftige Mitarbeiter sowie die Geschäftsführerin werden nun per E-Mail eine Benachrichtigung erhalten, den Vertrag ebenfalls digital zu unterzeichnen.

Silvia Schmid lehnt sich zurück. Wie einfach doch das heute geht! Sie erinnert sich an früher, als sie Verträge jeweils in doppelter Ausführung ausdrucken und als Brief verschicken musste. Was das an Zeit kostete. Ausdrucken, unterschreiben, verschicken, den gegengezeichneten Vertrag einscannen und ablegen: Nein, diesen Zeiten trauert Silvia Schmid definitiv nicht nach.

Qualifizierte elektronische Signatur statt Handschrift

Ermöglicht hat diesen digitalen Prozess das Bundesgesetz über die elektronische Signatur, das am 1. Januar 2017 in Kraft trat. Es bildet die rechtliche Grundlage für die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Um die QES zu nutzen, muss sich eine Person einmalig bei einem vom Bund anerkannten Anbieter mit einem amtlichen Ausweis identifizieren. Nach dieser Prüfung erhält die Person ein Zertifikat, mit dem sie künftig Dokumente rechtsgültig digital unterschreiben kann.

Digitale Verträge, die mit einer QES unterschrieben wurden, bieten Silvia Schmid aber noch weitere Vorteile. Sie hat die Gewähr, dass der Vertrag nicht nachträglich abgeändert (sprich: manipuliert) wurde und kann die Gültigkeit der Signaturen während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren prüfen. Und dank des Zeitstempels weiss sie ganz genau, wer wann unterschrieben hat.

Dagegen fehlen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) das vom Bund anerkannte Zertifikat eines anerkannten Anbieters. Demzufolge ist die FES der handschriftlichen Unterschrift auch nicht gleichgestellt. Gar nicht elektronisch unterzeichnen lassen sich aktuell Dokumente, die notariell beglaubigt werden müssen. Dazu gehören etwa Einträge im Grundbuch, Beglaubigungen oder Erbverträge.

Mit der QES Zeit und Kosten sparen

Mit der digitalen Unterschrift kann Frau Schmid den gesamten Vertragsprozess ihres KMUs digitalisieren und damit die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten vereinfachen. Medienbrüche durchs Ausdrucken und wieder Einscannen von Dokumenten gehören der Vergangenheit an.

Mit dem digitalisierten Vertragsprozess spart das KMU einerseits Kosten für Papier, Porto und Drucker. Andererseits vor allem aber Zeit – Zeit, die die ohnehin gut ausgelasteten Mitarbeitenden nun für sinnvollere Tätigkeiten einsetzen können.

In wenigen Schritten zur QES

Das Vorgehen, um Dokumente digital zu unterzeichnen, ist dabei denkbar einfach:

1. Einmalige Auswahl eines vom Bund anerkannten Anbieters.
2. Einmaliges Identifizieren fürs Zertifikat: Seit 2022 kann dieser Vorgang digital erfolgen mittels Identitätskarte oder Pass und einer Smartphone-App wie My Swisscom.
3. PDF-Dokument über App hochladen. Vom Computer aus lassen sich Dokumente auch über den Browser hochladen.
4. Unterschriftsfelder für weitere Personen hinzufügen.
5. In der App digital unterschreiben.

Die erwähnten Personen erhalten eine Benachrichtigung und unterschreiben das Dokument ebenfalls digital. Wenn alle Beteiligten unterschrieben haben, können sie das Dokument herunterladen und ablegen. Die Signaturen im Dokument lassen sich über den Validator des Bundes jederzeit überprüfen. Dabei lassen sich auch allfällige Manipulationen aufdecken.

Silvia Schmid hat sich mittlerweile anderen Aufgaben zugewandt. Als sie gegen Arbeitsschluss nochmals auf ihr Smartphone schaut, hat sie bereits die Nachricht erhalten, dass der neue Mitarbeiter und die Geschäftsführerin den Vertrag unterzeichnet haben. Und Silvia Schmid freut sich, dass es mit der lange gesuchten Verstärkung im Unternehmen nun endlich geklappt hat.