Die Lesegewohnheiten bei E-Mails haben sich in den letzten Jahren geändert. Wir sind alle zu multitaskenden Schnelllesern geworden. Ein gut strukturierter Text, auf den Punkt gebrachte Inhalte und clevere Formulierungen erleichtern die Kommunikation für beide Seiten und schaffen ein positives Klima. Die sechs wichtigsten Tipps.
1. Das Wichtigste zuoberst: der präzise Betreff
Ein klar formulierter Betreff hilft bei der alltäglichen E-Mail-Flut, sich auf einen Blick zu orientieren und Mails später schnell wiederzufinden. Je präziser die Betreffzeile, desto höher die Chance, dass Ihre E-Mail auch wirklich gelesen wird. Entstehen lange E-Mail-Threads, kann es sinnvoll sein, die Betreffzeile für eine bessere Orientierung jeweils dem neuen Inhalt anzupassen. Tipp: Den Betreff am Schluss verfassen, wenn der ganze Text geschrieben ist. Es ist der beste Zeitpunkt, den Inhalt treffend auf den Punkt zu bringen.
2. Auf den Punkt bringen
Konzentrieren Sie sich beim Verfassen von E-Mails auf das Nötigste. Das schafft Klarheit und eliminiert Missverständnisse. Zudem erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, eine schnelle Antwort zu erhalten, erheblich. Also: Verzichten Sie auf komplizierte, verschachtelte Formulierungen und überflüssige Wörter. Wirkungsvolle E-Mails haben eine Länge von 50 bis maximal 125 Wörtern. Braucht es weiterführende Informationen, können diese der besseren Übersicht halber in einem separaten Anhang mitgeschickt werden. Tipp: Es hilft, am Schluss den Text beim Durchlesen auf Wesentliches und Unwesentliches zu überprüfen und entsprechend zu kürzen.
3. Text leserfreundlich gestalten
Den Inhalt des Mails sollten Sie unbedingt in logische Abschnitte strukturieren und mit aussagekräftigen Titeln versehen und allenfalls mit Aufzählungen und einzelnen Punkten arbeiten. Das hilft dem Leser, den Inhalt des Mails schnell zu erfassen. Tipp: Setzen Sie einfache Gestaltungsmöglichkeiten ein. Zum Beispiel luftige Abstände zwischen den Abschnitten, gefettete Titeln und visuelle Anker wie Nummerierungen und Bullet Points.
4. Fehler? Geht gar nicht
Rechtschreibefehler und falsche Angaben machen einen schlechten Eindruck. Also: Nach dem Verfassen des E-Mails nicht einfach die «Senden»-Taste drücken, sondern alles nochmals ganz genau durchlesen. So kann man Fehler ausmerzen und Facts auf Ihre Richtigkeit überprüfen. Fehlerfreie E-Mails erhöhen auch das Vertrauen in den Absender. Tipp: Ein Rechtschreibprogramm ist dabei eine gute Unterstützung.
5. Mit passenden Hilfsmitteln Zeit sparen
Für standardisierte Formulierungen kann man Textbausteine einsetzen. Damit spart man viel Zeit und verhindert Tippfehler. Beispiel: Anstelle von «Sehr geehrte Damen und Herren» einfach nur «sgdh» eingeben, und schon ist die Anrede geschrieben. Tipp: Beim Erstellen von Textvorlagen kann ein professioneller Texter weiterhelfen.
6. Ein wirkungsvoller Abschluss
Selbstverständlich kann man eine E-Mail mit den üblichen Grussformeln wie «Freundliche Grüsse» oder «Beste Grüsse» beenden. Das ist immer passend. Allerdings zeigt sich, dass Mails, die am Schluss Dankbarkeit ausdrücken, gut ankommen und eine bessere Antwortquote erzielen. Für einen positiven Effekt kann man eine E-Mail durchaus mit Formulierungen wie «Danke im Voraus», «Ich danke Ihnen» oder ganz einfach «Danke» abschliessen. Wirkungsvoll sind am Ende einer E-Mail auch freundlich formulierte Fragen wie «Können Sie mir bitte Rückmeldung geben?». Ein solcher Call-to-Action (Handlungsaufforderung) erhöht die Chance, in einen Dialog mit dem Empfänger zu treten.
Autorin:
Fabienne Hänsli arbeitet bei der GRYPS Offertenportal AG in den Bereichen Content Creation, SEO und Leadmanagement. Der Offertenservice Gryps.ch hat sich darauf spezialisiert, KMU bei der Beschaffung von Office-Equipment und Dienstleistungen zu unterstützen. Dazu nimmt Gryps den Unternehmen die Suche nach dem passenden Anbieter ab. Statt stundenlanger Recherchen im Netz finden Kaufinteressenten innert kurzer Zeit über Gryps.ch zu drei passenden Anbietern. Die Bandbreite von möglichen Produkten, die man sich via Gryps offerieren lassen kann, reicht dabei von der Software-Entwicklung über Büroinfrastruktur bis hin zum Treuhänder. Für Kaufinteressenten ist die Dienstleistung kostenlos.
