Mitten in vertiefter Arbeit werden wir von einem E-Mail oder Anruf aus unserem Tun herausgerissen, und vorbei ist’s mit der Konzentration. Doch mit einigen Kniffen lassen sich Störungen reduzieren, und Sie können sich auf die Arbeit konzentrieren. Neun Tipps für fokussiertes Arbeiten und mehr Produktivität.
Wir kennen sie nur zu gut, die kleinen Zeitfresser, die uns aus unserer Konzentration herausreissen: E-Mail-Benachrichtigungen, Anrufe, Handy-Meldungen, Arbeitskollegen, die kurz vorbeischauen, und dergleichen. Und gemäss einer Studie von Gallup dauert es über 20 Minuten, bis wir nach einem solchen Unterbruch die Arbeit wieder aufnehmen, mit der wir vorher beschäftigt waren. Dabei ist «Deep Work», wie Produktivitätsexperte und Informatik-Professor Cal Newport diesen Zustand konzentrierten Arbeitens nennt, schwierig zu erreichen und umso schneller wieder verflogen.
Werden wir immer wieder unterbrochen, kann dies dazu führen, dass ein grosser Teil unserer Produktivität verpufft. Abends verlassen wir das Büro oder Homeoffice mit dem Gefühl, nichts gemacht zu haben. Befriedigend geht anders.
Doch zum Glück gibt es einfache Massnahmen, die uns helfen, den Fokus zu bewahren und diese Unterbrechungen weitestgehend einzuplanen – denn verhindern können wir sie nicht. Der zugrundeliegende Ansatz ist dabei, Blöcke für die Arbeit und Blöcke für Unterbrechungen einzuplanen. Dazu gibt es zahlreiche Hilfsmittel.
Tipp zur Vorbereitung: Führen Sie ein Zeitprotokoll
Bevor Sie Ihre Produktivität steigern können, müssen die Ablenkungen kennen. Führen Sie dazu während einer Woche ein Zeitprotokoll. Halten Sie dieses mit einem Werkzeug Ihrer Wahl fest – Excel, einer Notizen-Software wie Microsoft OneNote, auf Papier oder in einer App. Um herauszufinden, wie viel Zeit Sie mit bestimmten Programmen und Webseiten verbringen, können Sie auch eine Aufzeichnungssoftware wie RescueTime verwenden.
Nach dieser Woche analysieren Sie Ihr «Zeitverhalten» und bestimmen, welches in Ihrem Tagesablauf die grössten Störfaktoren sind. Diese können Sie nun gezielt angehen. Die Strategie besteht darin, diese Unterbrechungen gezielt in den Tagesablauf einzuplanen, so weit das möglich ist.
Diese sieben Tipps helfen Ihnen, sich und Ihre Arbeit so zu organisieren, dass Sie auch unter suboptimalen Bedingungen konzentriert bleiben und Störungen auf ein Minimum reduzieren können.
1. Erledigen Sie schwierige Aufgaben zuerst
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach absteigendem Anstrengungsgrad. Die meisten Menschen sind in den ersten Arbeitsstunden noch frisch. Deshalb sollten Sie anstrengende, dringende oder schwierige Aufgaben zuerst anpacken. Danach folgen die einfacheren Jobs, und zum Schluss erledigen Sie die (langweiligen) Routineaufgaben. Dadurch entlasten Sie Ihren Geist, weil Sie nicht ständig an wichtige Arbeiten denken müssen, und verschwenden die wertvolle produktive Zeit am Morgen nicht für Routineaufgaben.
2. Führen Sie «nicht stören»-Zeiten ein für fokussiertes Arbeiten
Schon kleinste Störungen können Sie aus Ihrem Fluss reissen. Gerade die produktiven Morgen- oder Abendstunden sollten Sie deshalb so ungestört wie möglich verbringen. Führen Sie «nicht stören»-Zeiten ein – und Zeiten, in denen Sie ein offenes Ohr für Anliegen der Mitarbeitenden haben. Kommunizieren Sie diese Zeiten, indem Sie beispielsweise Terminblocker im Kalender eintragen oder Kopfhörer aufsetzen. Allenfalls können Sie solche Ruhezeiten auch firmenweit einführen – und sei es nur, dass Sie interne Sitzungen, Teammeetings und dergleichen auf die wenig produktiven Zeiten nach dem Mittagessen verlegen.
3. Eliminieren Sie die kleinen Störer
Die digitale Welt hält zahlreiche Ablenkungen bereit, die Sie aus Ihrem «Flow» reissen. Schalten Sie deshalb in Momenten konzentrierter Arbeit alle diese kleinen Störer aus:
• Schalten Sie Ihr Smartphone in den Flugmodus oder zumindest auf lautlos. Legen sie das Gerät mit dem Bildschirm nach unten auf den Tisch.
• Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, beispielsweise in Outlook. Am besten schliessen Sie Ihr Mailprogramm gleich ganz.
• Wenn Sie Chat in Slack oder Microsoft Teams verwenden, setzen Sie Ihren Status auf «beschäftigt» oder auf «nicht stören», um nicht von Kurznachrichten abgelenkt zu werden.
4. Planen Sie Zeitblöcke für E-Mails und andere «shallow Work»
Gemäss einer McKinsey-Studie verbringen wir 13 Stunden pro Woche mit dem Bearbeiten von E-Mails. Erledigen Sie diese Aufgabe nicht zwischendurch, sondern planen Sie Zeitblöcke ein, beispielsweise 30 Minuten bei Arbeitsbeginn, 30 Minuten nach dem Mittagessen und 30 Minuten gegen Feierabend. In der restlichen Zeit können Sie Ihr Mailprogramm geschlossen lassen, wenn Sie ansonsten der Versuchung nicht widerstehen können, die Post zu kontrollieren.
Solche Arbeit, die keine ungestörte Konzentration erfordert, bezeichnet Cal Newport als «shallow Work». Solche Aufgaben gehören ebenfalls in den Arbeitsalltag und ergänzen Deep-Work-Zeitblöcke ideal. Am besten planen Sie «seichte» Arbeiten zu Zeiten ein, in denen Ihre Leistungskurve ohnehin nach unten zeigt.
5. Planen Sie Pausen mit ein
Kein Mensch kann ununterbrochen einen halben oder ganzen Tag konzentriert arbeiten. Planen Sie deshalb Pausen in Ihrem Arbeitsalltag ein. Populär ist etwa die Pomodoro-Technik, zu der es auch eine entsprechende App gibt. Damit teilen Sie die Zeit in Blöcke von 25 Minuten ein, gefolgt von fünf Minuten Pause. Für den grössten Erholungseffekt verbringen Sie diese Mikropausen ohne Blick aufs Smartphone.
6. Planen Sie Sitzungen am Stück
Wie verbringen Sie die üblicherweise 30 bis 60 Minuten zwischen zwei Sitzungen? Wahrscheinlich mit «kleinen» Arbeiten wie dem Bearbeiten von E-Mails oder auf Nachrichten-Websites. Produktiver ist es, wenn Sie Meetings nach Möglichkeit mit einer kurzen Pause direkt aneinander legen und sich so grössere Zeitblöcke für längere Aufgaben freischaufeln. Microsoft Outlook bietet hierzu die praktische Möglichkeit, zwischen zwei Terminen standardmässig fünf Minuten Pause einzuplanen. Dazu wird das Sitzungsende diese Zeit vorverlegt.
7. Gehen Sie Störungen aus dem Weg
Wenn Sie die Möglichkeit haben, suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie ungestört arbeiten können. Das kann eine spezielle Ruhezone im Büro sein oder ein separater Raum als eigentliches Homeoffice. Oder Sie passen Ihre Arbeitszeiten so an, dass Sie beispielsweise morgens früh im Büro oder Homeoffice wichtige Aufgaben erledigen können, bevor das Telefon ständig klingelt.
8. Halten Sie Wasser griffbereit
Wasser ist nicht nur gesund, sondern auch erfrischend. Wenn Sie Anzeichen von Müdigkeit oder Hunger verspüren, sollten Sie einen Schluck Wasser trinken. Halten Sie das Glas oder die Flasche griffbereit auf dem Pult. So können Sie sich einen Schluck gönnen, ohne sich allzu fest von der Arbeit ablenken zu lassen.
9. «Music makes the work go round»
Mit Musik geht vieles besser. Wenn Sie über Kopfhörer Musik bei der Arbeit hören, können Sie sich in die passende Arbeitsstimmung bringen. Ruhiger Jazz beispielsweise für anstrengende Zahlenbeigereien oder Heavy Metal bei komplexen Offerten, für die Sie etwas Antrieb brauchen. Stellen Sie sich in Ihrer Lieblings-Musik-App eine Playlist zusammen, um wirklich nur die gewünschte Musik zu hören. Oder greifen Sie auf eine der vorgefertigten Playlists für fokussiertes Arbeiten zurück. Denn, in Anspielung an einen häufig verwendeten Songtitel: Music makes the work go round, mit Musik arbeitet es sich besser.
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Aktualisierter Artikel vom März 2020.
