Viele Sitzungen werden als reine Zeitverschwendung wahrgenommen. Doch mit guter Führung, Organisation und künstlicher Intelligenz lassen sich Sitzungen sinnvoll gestalten. Mit diesem Praxistipps gestalten Sie Meetings wieder effizient.
Sie sind einfach nicht auszurotten, die Sitzungen, an denen jeder am Smartphone herumnestelt oder E-Mails am Notebook beantwortet und sich fragt: Was mache ich hier eigentlich? Meetings gehören zwar zum Geschäftsalltag. Aber die meisten Menschen haben das Gefühl, damit ihre Zeit zu verschwenden. Hybride und Online-Meetings verstärken diese Tendenz, weil sich Multitasking hinter dem Bildschirm unbeobachtet betreiben lässt.
Ineffiziente Sitzungen sind gemäss der Microsoft-Studie «Work Trend Index» der Produktivitätskiller Nummer eins – dicht gefolgt von zu vielen Meetings. Unklare Ziele und Schwierigkeiten bei der Zusammenfassung der wichtigsten Themen bereiten dabei am meisten Mühe. Umgekehrt haben verschiedene Studien gezeigt, dass effiziente Sitzungen die Wahrnehmung, Aufmerksamkeit, das Verhalten und Wohlbefinden der Teilnehmenden positiv beeinflussen, wie es eine Metastudie des Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) zusammenfasst. Damit steigt auch die Chance, dass die Ziele des Austausches erreicht werden.
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Das zeigt die Bedeutung einer guten Organisation und Führung. Damit Meetings wieder zu dem werden, was sie eigentlich sein sollten, – die Grundlage für Teamgeist und Innovation –, gibt es einige Regeln zu beachten. Einige informelle Treffen können Sie damit gleich durch besser geeignete Kommunikationskanäle ersetzen.
Klare Führung für klare Meetings
Regel 1: Ziel der Sitzung definieren
Eine Sitzung muss zwingend ein Ziel haben, zum Beispiel: Input einholen für die Lösung eines Problems oder die Bekanntgabe eines wichtigen Personalentscheids mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen. Nur alle auf den gleichen Wissensstand zu bringen, ist kein Grund für eine Sitzung. Für den reinen Informationsaustausch sind Kommunikationskanäle wie E-Mail, Teams-Chatkanäle oder die gemeinsame Dokumentenablage der effizientere Ansatz.
Regel 2: Die richtigen Teilnehmenden einladen
Bieten Sie nur die Mitarbeitenden auf, die auch wirklich von der Angelegenheit betroffen sind, etwas Wesentliches beitragen oder davon profitieren können. Halten Sie den Kreis möglichst klein – weniger ist mehr.
Regel 3: Agenda fürs Meeting erstellen
Machen Sie eine Traktandenliste mit inhaltlichen und zeitlichen Angaben und halten Sie sich unbedingt daran. Generative KI wie Microsoft Copilot 365 kann Sie dabei unterstützen, aus den eingebrachten Themen eine Agenda zu generieren. Führen Sie die Diskussion straff und fokussiert. Ein Meeting sollte höchstens eine Stunde dauern.
Regel 4: Gemeinsame Gesprächskultur etablieren
Legen Sie Verhaltensregeln fest und ermahnen Sie Abweichler, die den Verlauf der Sitzung hemmen oder die Runde stören.
Regel 5: Computer und Smartphone aus dem Sitzungszimmer verbannen
Lassen Sie nur die technischen Geräte im Raum, die für die Sitzung benötigt werden. Wer Smartphone oder Tablet vor sich hat, wird mailen, surfen oder gamen. Bei physischen Meetings können Sie die Regel einführen, dass Notebooks zugeklappt bleiben und Smartphones mit der Bildschirmseite nach unten auf dem Tisch liegen.
Regel 6: Aufs Zeitmanagement achten
Planen Sie Meetings so, dass sie nicht länger als nötig dauern. Nutzen Sie einen Timer oder Timeboxing, um die Zeit im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle Themen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens behandelt werden.
Regel 7: Verbindlich bleiben und wichtigste Punkte protokollieren
Bei fünf Teilnehmenden entstehen am Schluss fünf Interpretationen des Gesagten. Um Missverständnisse auszuschliessen, müssen die wichtigsten Punkte in einem Memo oder Kurzprotokoll festgehalten werden – inklusive Massnahmen, Aufgaben und Ziele für jeden Mitarbeitenden.
Bei hybriden oder Online-Meetings kann Copilot die Sitzung aufzeichnen und anschliessend einen Entwurf des Protokolls mitsamt den Aufgaben für die einzelnen Teilnehmenden erstellen. Das funktioniert nicht immer perfekt, ist aber seinerseits ein Faktor für mehr Effizienz.
An der Sitzung teilnehmen oder nicht?
Nicht alle Meetings sind optimal zusammengesetzt. Oftmals werden Mitarbeitende eingeladen, ohne das klar ist, was sie wirklich beitragen können. Ob Sie die Einladung zu einer Sitzung annehmen oder ablehnen, kann auch von früheren Erfahrungen abhängen. Diese Checkliste kann bei der Entscheidung helfen:
- Es hätte gut ohne mich funktioniert, ich habe nur aus Rücksicht teilgenommen: Sagen Sie das nächste Mal höflich und mit dieser Begründung ab.
- Das Meeting war schlecht organisiert: Melden Sie dies der verantwortlichen Person als Feedback und mit Verbesserungsvorschlägen zurück.
- Es war nicht klar, was ich beitragen konnte: Klären Sie diesen Punkt vor dem nächsten Meeting. Das Ergebnis bestimmt, ob Sie teilnehmen oder nicht.
- Ich habe gemerkt, dass ich die falsche Person für das Sitzungsthema war: Wenn Ihnen das während des Meetings bewusst wird, machen Sie den Veranstalter darauf aufmerksam und verlassen Sie die Sitzung. Kommen Sie vor einem Meeting zu diesem Schluss: Siehe obenstehender Punkt.
- Ich konnte kaum etwas beitragen, weil ich als Einziger nur virtuell teilnahm: Nutzen Sie allenfalls den Chat, oder machen Sie die anderen Teilnehmenden ab und zu auf Ihre Präsenz aufmerksam. Allenfalls ist es hilfreich, wenn sich auch die Teilnehmenden vor Ort ins Online-Meeting einklinken und die Kamera einschalten. Damit sind alle für alle Teilnehmenden sichtbar.
Nonverbale Kommunikation in Online-Meetings
Schon das Führen einer Sitzung vor Ort ist anspruchsvoll genug. Ein Online-Meeting erhöht die Anforderungen nochmals. Planen Sie virtuelle und hybride Sitzungen also mindestens so sorgfältig wie ein Präsenzaustausch und beachten Sie zudem diese Regeln:
Regel 1: Langsam sprechen
Da Mimik, Gestik und die gesamte Körpersprache auf den sichtbaren Ausschnitt der Notebook-Kamera beschränkt sind, muss die Diskussion besonders vorsichtig geführt werden. Sprechen Sie klar und deutlich und langsamer als sonst. Bleiben Sie sachlich, und fassen Sie das Gesagte zusammen.
Regel 2: Genau zuhören
Da die visuellen Reize eingeschränkt sind, müssen die Teilnehmenden besser zuhören, um das Gesagte zu verstehen und einordnen zu können. Überlegen Sie sich genau, was Sie sagen – Schwachstellen in der Argumentation werden normalerweise besser erkannt.
Regel 3: Zeit geben
Beziehen Sie alle Teilnehmer in die Diskussion ein, indem Sie gezielt Fragen stellen oder das Wort erteilen. Vielen ist unklar, wann sie reden sollen. Stille bedeutet nicht unbedingt, dass die Teilnehmenden in Gedanken anderswo sind, sondern dass sie nachdenken. Geben Sie ihnen Zeit.
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