Mit Apps die Arbeit digitalisieren

Formulare direkt digital ausfüllen, Räume mit dem Smartphone ausmessen, gedruckten Text bearbeiten und Sprache in Text umwandeln: keine Science Fiction, sondern mit dem Smartphone möglich. Oder doch Science Fiction? Möglichkeiten, Grenzen und Apps für iOS und Android.

Was ist das: Es hat eine Kamera, ein Mikrofon, einen Touchscreen und Internet-Verbindung. Richtig, Ihr Smartphone – oder besser gesagt, Ihr persönlicher Digitalisierungs-Assistent. Denn dank Smartphone-Hardware, passenden Apps und einem Hauch künstlicher Intelligenz können Sie mit dem Mobilgerät zahlreiche Abläufe digitalisieren und so einen Haufen Zeit sparen. Möglichkeiten und passende Apps, aber auch die Grenzen beschreibt dieser Artikel.

Formulare digital ausfüllen

Servicerapporte, Lieferscheine, Empfangsbestätigungen und dergleichen: Papierformulare sind in der Geschäftswelt so häufig wie fehleranfällig und zeitintensiv. Der administrative Aufwand lässt sich mit digitalen Formularen senken, die direkt auf dem Bildschirm ausgefüllt und unterschrieben werden. Ein Tablet eignet sich hierzu aufgrund des grösseren Displays besser als ein Smartphone.

Es gibt spezialisierte Apps, die einen komplett digitalen Formularprozess ermöglichen. Eine Art Zwischending zwischen Papier und volldigitaler Datenverarbeitung stellen PDF-Formulare dar. Sie eignen sich vor allem für Dokumente, die anschliessend abgelegt, aber nicht unbedingt weiterverarbeitet werden müssen. PDF-Erfinderin Adobe bietet mit Fill & Sign eine Formular-App, die die PDFs in der Adobe Document Cloud zwischenspeichert. Bestehende Papierformulare lassen sich einscannen und mit Eingabefeldern versehen. Daneben existieren diverse Apps von Drittanbietern, mit denen sich PDF-Formulare ausfüllen und unterschreiben lassen – auch auf Windows-Tablets.

Android: Adobe Fill & Sign, kostenlos
iOS, Adobe Fill & Sign, kostenlos

Dokumente scannen

Einen Brief oder eine Rechnung mit der Smartphone-Kamera fotografieren, automatisch ausrichten und den enthaltenen Text anschliessend wieder in bearbeitbaren Text umwandeln: Was vor ein paar Jahren noch teure Investitionen in Hard- und Software nötig gemacht hätte, lässt sich heute bequem per Smartphone erledigen. Das gilt zumindest, wenn es um einzelne Dokumente geht.

Hier schon häufig vorgestellt und meine persönliche Lieblings-App für die Digitalisierung von Dokumenten, aber auch von Whiteboards und Flipcharts, ist Office Lens von Microsoft. Die kostenlose App gibt Dokumente, auch mehrseitige, in verschiedenen Formaten aus und unterstützt die gängigen Speicherorte. Beim Export in ein OneNote-Notizbuch wird mittels OCR (Optical Character Recognition oder optische Zeichenerkennung) der Inhalt eines Dokuments mehr oder weniger exakt in bearbeitbaren Text umgewandelt. Wie OneNote und Evernote die Digitalisierung von Dokumenten ermöglichen, lesen Sie im Vergleich der Notiz-Apps nach.

iOS: Office Lens, kostenlos;
Android: Office Lens, kostenlos

Mit dem Smartphone Räume vermessen

«Augmented Reality» ist eines der Buzzwords rund um Smartphones. Mit dem ARKit von Apple respektive ARCore von Google können Entwickler Apps programmieren, die die reale Welt um eine digitale Komponente erweitern. Dazu gehört beispielsweise, dass sich am Smartphone Distanzen und Flächen messen lassen. Die Kamera erfasst das reale Umfeld, das Smartphone ergänzt die virtuellen Messwerkzeuge.

«Your mileage my vary», zu Deutsch etwa «Ihre Erfahrungen können variieren», bringt es gut auf den Punkt respektive die Strecke. Der Ansatz ist vielversprechend, die Messresultate sind aber oft viel zu ungenau, um die Apps im geschäftlichen Einsatz wirklich zu nutzen. Das liegt weniger an den Apps als an den Sensoren und der GPS-Positionsbestimmung der Smartphones. Sie sind nun mal nicht auf Millimeterarbeit ausgelegt. Einen Laser-Entfernungsmesser können die Mess-Apps derzeit kaum ersetzen. Nichtsdestotrotz hier einige der Apps, die meist auf Apples ARKit aufbauen und deshalb nur fürs iPhone verfügbar sind – ausprobieren ist empfehlenswert:

• Die Schweizer App ARuler für iOS misst Strecken, Flächen und Volumen (kostenlos, Pro-Variante CHF 3. –)
• MagicPlan vermisst Räume und erstellt daraus Grundrisspläne. Die Basisvariante der App ist kostenlos und eignet sich zum Ausprobieren. MagicPlan ist für Android und iOS erhältlich.

Der Demofilm zeigt, wie ARuler funktioniert.

Sprachmemos in Text umwandeln

Gehören Sie zu denjenigen Menschen, die Notizen ins Smartphone diktieren oder öfters Interviews führen? Dann kennen Sie den mühsamen Vorgang des Transkribierens, also der Abschrift des gesprochenen Textes. Spracherkennungs-Apps können diese mühsame und zeitintensive Arbeit übernehmen. Das passiert allerdings nicht ganz bedingungslos. Denn Spracherkennung verlangt meist langsames und deutliches Sprechen und oftmals ein Training der App für besseres Verständnis. Satzzeichen müssen meist mit Sprachbefehlen wie «Komma» oder «Punkt» gesetzt werden. Und Schweizerdeutsch ist ohnehin keine Option, Hochdeutsch kommt hier besser an. Selbst dann dürfte die Erkennungsrate bei maximal 95 Prozent liegen. Das entspricht einem Fehler pro zwanzig Buchstaben.

Es gibt zwei Varianten der Spracherkennung. Die meisten Apps wie Dragon Anyhwere – Klassiker, aber eher teuer –, oder SpeechNotes für Android übersetzen während des Sprechens. Diese Diktier-Apps sind nützlich, um beim Spazierengehen, im Auto oder am Abend zuhause mehr Gedanken festzuhalten. Auf einem iPhone funktioniert dies am einfachsten mit der integrierten Spracherkennung, beispielsweise in der Notizen-App, in Word für iOS oder in Evernote: Drücken Sie das Mikrofonsymbol auf der Bildschirmtastatur, um die Spracheingabe zu starten.

Eine ganz andere Geschichte ist die nachträgliche Umwandlung von Audiodateien in geschriebenen Text. Zu den wenigen Apps, die das direkt auf dem Smartphone erledigen, gehört «Just Press Record» für iOS. Allerdings, je nach Länge des Textes, dauert dieser Vorgang mehrere Stunden. Dabei müssen laut Hersteller die App geöffnet und das iPhone entsperrt bleiben. Die Transkription überlassen Sie also besser einer Software wie Dragon unter Windows oder macOS oder einem spezialisierten Online-Dienst. Beide Ansätze sind kostenpflichtig.

Android: SpeechNotes, kostenlos (in-App-Käufe); Dragon Anywhere (kostenlos; Jahresabo rund CHF 140.–)
iOS: Just Press Record, CHF 5.–; Dragon Anywhere (kostenlos; Jahresabo rund CHF 140.–)