Mit Microsoft 365 Copilot integriert Microsoft künstliche Intelligenz direkt in die Microsoft 365-Umgebung. Doch was kann Copilot und was müssen Unternehmen beachten? Ein Überblick über Möglichkeiten und erste Schritte.
Mit Microsoft 365 Copilot zieht generative künstliche Intelligenz (KI) in die gewohnte Microsoft-Umgebung für Unternehmen jeder Grösse ein. Der KI-Assistent integriert sich in Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Zudem ist er im Browser verfügbar und hat Zugriff auf Dokumente. Damit vereinfacht Microsoft 365 Copilot in Unternehmen zahlreiche Routineaufgaben, was einen Effizienzgewinn verspricht. Dazu gehören etwa die schnelle Zusammenfassung eines Textes, die Erstellung einer To-do-Liste aus einem aufgezeichneten Online-Meeting in Microsoft Teams oder die Unterstützung beim Schreiben von E-Mails, auch in verschiedenen Sprachen.
Microsoft hat im «Work Trend Index» frühe Anwender*innen von Copilot nach den Auswirkungen auf ihren Arbeitsalltag befragt. 70 Prozent haben ausgesagt, sie seien produktiver geworden und um bis zu 30 Prozent schneller beim Erledigen von Routineaufgaben. Ein deutlicher Gewinn also.
Neben der Unternehmensvariante Microsoft 365 Copilot existieren mit dem kostenpflichtigen Copilot Pro und der kostenlosen Webversion zwei weitere Varianten, die sich an Privatpersonen richten. Allen gemeinsam ist, dass sie auf den GPT-Modellen von OpenAI basieren.
Anwendungsbeispiele für Microsoft 365 Copilot in Unternehmen
Den grössten Nutzen aus Microsoft 365 Copilot ziehen Mitarbeitende, die hauptsächlich Bildschirmarbeit erledigen und täglich mit Dokumenten, Daten und E-Mails jonglieren.
Bei solchen Aufgaben kann Copilot Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag unterstützen:
Zeit- und Effizienzgewinn
- E-Mails und sonstige Texte ausformulieren aufgrund von Stichworten, in einem anderen Ton umschreiben und Antworten generieren
- Eine persönliche Tagesübersicht zusammenstellen aus Terminen, E-Mails und Dokumenten
- Erstellen einer PowerPoint-Präsentation aufgrund eines Dokuments, beispielsweise einer Worddatei
- Die E-Mail-Kommunikation mit einer bestimmten Person zusammenfassen, inklusive Links auf erwähnte Dokumente
- Texte und Präsentationen zusammenfassen, auch in einer anderen Sprache
- Transkribierte (in Text übersetzte) Online-Meetings zusammenfassen und Informationen wie Zeitpläne, Aufgaben usw. extrahieren
Ideenfindung
- Struktur und Agenda für den Ablauf eines Workshops erstellen
- Ideen finden und brainstormen
- Coach für die Ideenfindung und -schärfung
Das Ergebnis solcher Aufgaben sollten Sie allerdings immer überprüfen, weil KI-Assistenten gelegentlich Fakten erfinden («halluzinieren») und das Resultat fehlerhaft sein kann.
Copilot und der Datenschutz
Ein wesentlicher Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot und den Angeboten für Privatpersonen liegt im Zugriff auf die Daten durch Microsoft. Bei den Angeboten für Private kann Microsoft die eingegebenen Informationen für das Training der Sprachmodelle verwenden. Bei Microsoft 365 Copilot erhält Microsoft dagegen keinen Einblick in geschäftliche Daten und auch nicht in die Befehlseingaben («Prompts») und Chatverläufe. Diese werden auch nicht fürs Training eingesetzt.
Weil Microsoft 365 Copilot auf geschäftliche Dokumente in SharePoint zugreifen kann, sollten Sie die Zugriffsrechte aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes regeln. So können Sie auch verhindern, dass der KI-Assistent vertrauliche Informationen wie beispielsweise den Lohn des Geschäftsführers aus einer Exceltabelle «ausplaudert». Swisscom unterstützt Unternehmen dabei, Copilot richtig einzusetzen.
Mit Swisscom die Welt von Microsoft 365 Copilot entdecken
Wir bieten Unternehmen umfassende Unterstützung rund um Microsoft 365 Copilot. Wir begleiten Sie bei der Einführung und erarbeiten zusammen mit Ihnen Einsatzszenarien.
Erste Schritte mit Copilot für M365
Wenn die Datenschutzaufgaben gemacht sind, geht es darum, die konkreten Anwendungsfälle für Copilot zu eruieren. Die folgenden Schritte werden im Rahmen der Swisscom Workshops zu Copilot für M365 erarbeitet:
- Pilotbetrieb in kleinen Gruppen/Teams mit Office-Anwendungen und Microsoft Teams.
Ziel: Anwendungsfälle erarbeiten. - Wissensaustausch und Nutzung von Copilot für alle Mitarbeitenden, unter anderem anhand der erarbeiteten Anwendungsfälle.
Ziel: Erfahrungen sammeln, erste Effizienzgewinne. - Geschäftliche Dokumentenablage mit Copilot nutzen.
Ziel: Einsatz von Copilot für Analysen, neue Projekte, innovative Ideen usw.
Mit einem gezielten Vorgehen erhöhen Sie die Chancen wesentlich, dass auch Ihr Unternehmen von den Vorteilen von Copilot für M365 profitiert, so wie es die Teilnehmenden am eingangs erwähnten Pilotversuch beschrieben haben.
