Digitalisierung und strengere Datenschutzauflagen sind eine grosse Herausforderung für Treuhandgesellschaften. Auch für die Acton Treuhand AG in Zug, die schon früh ihre Daten und Dokumente in eine Cloud ausgelagert hat. Was können andere Treuhänder von Acton lernen?
Acton speichert seit 13 Jahren fast alle Unterlagen in einer Cloud und arbeitet papierarm. Anfang 2023 schloss sich Acton mit einer anderen Treuhandgesellschaft zusammen, die weniger weit fortgeschritten war im Digitalisierungsprozess. Der geschäftsführende Partner Bruno Aeschlimann überzeugte seine neuen Mitarbeitenden von den Vorteilen der Digitalisierung. In den ersten Wochen digitalisierten und speicherten sie so viele Unterlagen in der Cloud, dass sie statt 190 nicht einmal 70 Laufmeter Platz für ihre Bundesordner brauchten. Die Zeiten, in denen Treuhänder alle Dokumente auf Papier ablegen, sind vorbei. «Dank der Digitalisierung von Daten und Prozessen können wir unser Geschäft skalieren und die Infrastruktur unseren Bedürfnissen anpassen», erklärt Aeschlimann.
Reibungslose Zusammenarbeit vereinfacht die Migration
Seit 2010 arbeitet Acton in der Cloud. In erster Linie, weil niemand das Know-how und die Zeit hatte, sich um die lokale Server-Hardware und -Software zu kümmern. Weil die bisherige Lösung mit den steigenden Anforderungen nicht mehr Schritt halten konnte, fragte Bruno Aeschlimann seinen langjährigen IT-Partner Hugener Informatik vor dem Zusammenschluss um Rat. Dieser empfahl ihm die Cloud-Lösung von Swisscom. «Wir haben uns für Swisscom entschieden, weil wir einen vertrauenswürdigen Anbieter wünschten, der schnell reagiert, falls ausnahmsweise etwas nicht wie vereinbart läuft». Acton hat parallel zum Zusammenschluss die Cloud-Lösung migriert – dank der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Hugener Informatik und Swisscom ohne den geringsten Zwischenfall.
«Die neue Lösung kostet etwa gleich viel, bietet aber mehr Service und Mehrwert – langfristig steigern wir die Effizienz und senken die IT-Ausgaben pro Kopf».
Bruno Aeschlimann, geschäftsführender Partner, Acton Treuhand
Neue Netzwerkumgebung ist schneller, stabiler und sicherer
Die Mitarbeitenden spürten wenig von der Umstellung. Am Donnerstag legten sie die Büroräumlichkeiten zusammen, am Freitag hatten sie frei, am Montag arbeiteten sie mit der neuen Cloud. Sie merkten sofort, dass sie schneller und stabiler läuft. Dank der sicheren Netzwerklösung, die in der Schweiz nur Swisscom anbietet, sind alle Daten immer geschützt und gelangen nie ins öffentliche Internet. Selbst dann nicht, wenn sich Mitarbeitende im Homeoffice via Virtual Private Network (VPN) anmelden. Das gilt auch für die cloudbasierte Branchensoftware AbaWeb, die für die Zusammenarbeit mit den Kunden eingesetzt wird. Neu können die Mitarbeitenden auch Microsoft Teams uneingeschränkt nutzen. Die Möglichkeit, zu Hause zu arbeiten, ist für Acton ein wertvolles Argument in der Rekrutierung, entschärft den Fachkräftemangel und erleichtert die Suche nach jungen Talenten.
Effizienz steigern und IT-Kosten senken
Datensicherheit ist besonders für Konzerne, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllen müssen, ein Thema. Davon betreut Acton einige. Deshalb sind für Aeschlimann ein vertrauenswürdiger Provider mit Serverstandort Schweiz wichtig: «Der Reputationsschaden eines Cyberangriffs ist grösser als der finanzielle Schaden.» Swisscom betreibt ihre Cloud in der Schweiz und kümmert sich um den laufenden Betrieb und Unterhalt, alle Sicherheitsmassnahmen und regelmässige Backups. Laut Aeschlimann rechnet sich die Migration für Acton: «Die neue Lösung kostet etwa gleich viel, bietet aber mehr Service und Mehrwert – langfristig steigern wir die Effizienz und senken die IT-Ausgaben pro Kopf».
Drei Digitalisierungstipps für Treuhänder
Acton ist bei der digitalen Transformation weiter als andere Treuhandgesellschaften. Das ist nicht über Nacht passiert: «Digitalisierung ist ein langer Prozess», sagt Aeschlimann. Acton geht Schritt für Schritt vor. Das ist Aeschlimanns erster Tipp für andere Treuhänder, die Daten und Prozesse digitalisieren wollen. Sein zweiter Tipp: Vor der Migration sollte man die Chance nutzen und alle internen Prozesse auf Herz und Nieren prüfen und allenfalls optimieren. Und sein dritter Tipp: Wer sich die Arbeit macht, alle Daten und Programme in eine Cloud zu migrieren, sollte sich auch Gedanken über sein digitales Ablagesystem machen und seine Daten und Dokumente aufräumen.
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Acton Treuhand AG
Die Acton Treuhand AG berät seit 1984 Privatpersonen, KMU und einige internationale Konzerne in den Bereichen Treuhand, Unternehmensberatung, Steuern und Wirtschaftsprüfung. Anfang 2023 hat sich die Acton Gruppe mit der Meier Partner Tax AG zusammengeschlossen und damit ihre Steuerkompetenz verstärkt. Bruno Aeschlimann führt die Acton Gruppe mit seinen Partnern Patrick Hediger, Adrian Meier und Martin Wihler. Die mittlerweile 21 Mitarbeitenden haben die Wahl, wo sie arbeiten: am Hauptsitz in Zug, im Homeoffice, beim Kunden oder unterwegs.
