Wie Unternehmen von der Auslagerung in die Cloud profitieren

In den letzten Monaten haben die meisten Unternehmen Cloud-Luft geschnuppert. Und dabei auch die Vorteile von Online-Meetings und gemeinsamen Dokumentenablagen kennengelernt. Doch wie nun weiter? Infos und Checkliste.

Mit der Pandemie sind viele Unternehmen den Weg in die Cloud nicht nur gegangen, sondern richtiggehend gerannt. Mit Homeoffice kamen die Online-Meetings, Online-Speicher und Online-Diskussionen via Chat quasi über Nacht. Und schnell zeigte sich, dass solche Cloud-Dienste nicht nur eine vorübergehende Notlösung darstellen. Sondern für mehr Effizienz im Alltag sorgen, beispielsweise in der Kommunikation und Zusammenarbeit.

Und dies alles zu kalkulierbaren Preisen und ohne die firmeneigene Informatik-Infrastruktur zusätzlich zu belasten. Und nun stehen KMU vielleicht etwas früher als geplant vor der Frage, wie es denn nun mit dieser Auslagerung in die Cloud weitergehen soll. Dazu liefert dieser Artikel Anregungen und eine Checkliste.

Infrastruktur in der Cloud: vier Varianten der Auslagerung

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Angebote wie Microsoft 365 gehören zu den einfacher nutzbaren Cloud-Diensten. Unternehmen brauchen sich nicht selbst um die zugrundeliegende Infrastruktur zu kümmern, sondern können diese Aufgabe bequem an den Anbieter delegieren. Positiver Nebeneffekt: Es braucht kein Know-how für die Betreuung einer Server-Infrastruktur. Doch solche Software as a Service (SaaS) ist quasi nur die erste Etappe. Konkret bieten sich vier Varianten an, wie Unternehmen ihre IT-Infrastruktur in die Cloud auslagern können:

Software aus der Cloud

Das KMU «mietet» Software zu einem Fixpreis bei einem Anbieter. Die Berechnung der Kosten erfolgt üblicherweise nach Anzahl der Benutzenden. Dieses Konstrukt nennt sich «Software as a Service» (SaaS). In der klassischen Form wird für die Benutzung nur ein Webbrowser benötigt, wie beispielsweise bei Googles Officepaket Google Workspace. Microsoft 365 nutzt dagegen einen hybriden Ansatz: Die Office-Anwendungen können im Webbrowser genutzt und/oder lokal auf dem Computer installiert werden.

Managed Services

Teile der physischen Infrastruktur wie beispielsweise die Firewall oder das Backup wandern in die Cloud und werden vom Cloud-Anbieter betreut.

Virtueller statt physischer Server

Der Server vor Ort wird in die Cloud verschoben. Hierbei ersetzt die Cloud die physische Hardware (Virtualisierung). Betriebssystem und Anwendungen wie beispielsweise das ERP bleiben bestehen. Diese Form der Cloud-Nutzung nennt sich «Infrastructure as a Service» (IaaS). Die Betreuung kann durch das KMU selbst erfolgen, den IT-Partner oder den Cloud-Provider.

Full Outsourcing in die Cloud

Der Outsourcing-Anbieter kümmert sich um die gesamte IT-Infrastruktur eines KMU, von den PC und Notebooks bis hin zu Server, Netzwerk und Backup. Alle möglichen Komponenten werden in die Cloud ausgelagert. Das KMU bezieht Informatik als Dienstleistung zu einem Fixpreis.

Doch ein KMU muss nicht die gesamte Infrastruktur in die Cloud verschieben. Diese Varianten lassen sich kombinieren, was in der Realität der häufigste Fall ist. So könnten beispielsweise die PC im Büro vom IT-Dienstleister verwaltet werden, während die wichtigen Unternehmensanwendungen wie Buchhaltung, ERP oder der Online-Shop auf einem virtuellen Server im Cloud-Rechenzentrum laufen.

Effizienz, Sicherheit und Zuverlässigkeit mit der Cloud steigern

Die Auslagerung zumindest von Teilen der IT-Umgebung bietet wesentliche Vorteile im Betrieb. Konkret profitieren KMU auf diesen vier Ebenen:

• Konzentration auf Kernkompetenzen: Weil der Aufwand für die Betreuung der IT-Umgebung sinkt oder ganz entfällt, bleibt mehr Zeit fürs eigentliche Geschäft.
• Flexibilität: Daten, die in der Cloud gespeichert sind, sind überall zugänglich: im Büro, im Homeoffice, und unterwegs auf dem Notebook, Smartphone oder Tablet. Zudem vereinfacht sich der Informationsaustausch, indem Dokumente einfach freigegeben werden können.
  IaaS (Infrastructure as a Service) bringt den grossen Vorteil, dass sich zusätzlich benötigte Ressourcen einfach «zuschalten» lassen: Wenn der Online-Shop fürs Weihnachtsgeschäft mehr Leistung benötigt, wird diese für eine bestimmte Zeitdauer dazugemietet. Und neue Server-Umgebungen, etwa für Tests von neuen Anwendungen, lassen sich per Mausklick in Minutenschnelle installieren.
• Sicherheit und Zuverlässigkeit: Ein spezialisierter IT-Dienstleister oder Cloud-Provider besitzt das Fachwissen, um die Infrastruktur sicher und zuverlässig zu betreiben – das gehört zur Kernkompetenz. Das heisst, dass das Risiko vor Datenverlusten aufgrund von Hardware-Defekten oder Malware sinkt, ebenso die Ausfallrate. Zudem kann das Backup der Daten ebenfalls dem IT-Dienstleister übertragen werden.
• Aktualität: Bei Cloud-Anwendungen entfällt das lästige Einspielen von Software-Updates. Stattdessen kümmert sich der Anbieter um die laufende Aktualisierung, womit Mitarbeitende laufend von Verbesserungen profitieren.

Checkliste zur Auslagerung in die Cloud

Trotz aller Beschleunigung: Der Weg zur weiteren Auslagerung in die Cloud sollte strategisch angegangen und sorgfältig geplant werden, allenfalls auch zusammen mit dem IT-Dienstleister. Die folgenden Fragen helfen bei der Planung:

• Wo ergibt sich der grösste Nutzen, beispielsweise in Form von Zeitersparnis, tieferen Kosten, höherer Sicherheit, effizienterem Arbeiten?
• Welche Cloud-Dienste sind bereits im Einsatz? Beispiele dafür sind Microsoft 365, E-Mail, der Web-Auftritt oder der Online-Shop.
• Lassen sich bestehende Cloud-Dienste erweitern? Ist beispielsweise Microsoft Teams bereits im Einsatz, liesse sich die Telefonie integrieren und in die Cloud auslagern.
• Gibt es Bereiche der IT-Infrastruktur, bei denen eine Auslagerung in die Cloud mit verhältnismässig wenig Aufwand einen grossen Nutzen bringt? Beispiele sind das Backup oder die Firewall.
• Gibt es Anwendungen, die durch eine Cloud-Variante ersetzt werden könnten, weil sie ohnehin abgelöst werden müssen? Beispiele dafür sind Zeiterfassung, Projektplanung oder Rechnungsstellung.
• Welche Anwendungen und Server-Umgebungen können in die Cloud ausgelagert werden, und welcher Nutzen ergibt sich daraus?
• Welche Abläufe und Prozesse verändern sich durch die Auslagerung? Wo sind Anpassungen nötig?
• Entspricht das Angebot des Cloud-Anbieters gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen und erlaubt es sogar, neue Geschäftsfelder zu erschliessen?
• Welche Unternehmensbereiche lassen sich mit Cloud-Diensten digitalisieren? Wo bietet die Cloud zusätzliche Unterstützung fürs KMU?
• Wie gross ist die Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter, und bleibt der Zugriff auf die firmeneigenen Daten jederzeit gewährleistet?

Überarbeitete und erweiterte Version eines Artikels vom Juli 2019.