Die Cloud steigert die Effizienz in Unternehmen. Doch was heisst das konkret? Sieben Beispiele aus der Praxis, wie auch Sie von diesem Effizienzgewinn dank Digitalisierung profitieren können – bei der Nutzung und der Sicherheit.
Die Cloud-Nutzung wird diese Pandemie überdauern. Ganz einfach deshalb, weil ihre Vorteile im Geschäftsalltag überwiegen. Diese sieben Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Ihr Unternehmen mit Cloud-Lösungen Zeit spart und effizienter wird. Davon profitieren Unternehmen mit Mitarbeitenden, die auch ausserhalb des Firmensitzes arbeiten, aber auch alle anderen. Dies spätestens, wenn es um den Schutz der geschäftlichen Dokumente geht.
1. Von unterwegs und zu Hause wie im Büro arbeiten
Der offensichtlichste Vorteil, den Sie sicher während der Pandemie kennengelernt haben: Die Cloud vereinfacht die Zusammenarbeit und den Informationsfluss mit Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten. Online-Speicher wie beispielsweise OneDrive und SharePoint Online aus Microsoft 365 erlauben einen sicheren Zugriff auf Dokumente von überall her und mit jedem Gerät. Das erleichtert insbesondere auch die Arbeit im Homeoffice. Ein weiterer Vorteil: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
Geschäftsführende erledigen administrative Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung öfters mal am Wochenende und im Homeoffice. Cloud-basierte Software für Buchhaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen etc. erspart den Weg ins Büro.
2. Aktuelle Informationen auf allen Geräten
Abends zu Hause fällt Ihnen eine Aufgabe ein, die Sie morgen im Büro dringend erledigen müssen. Sofort notieren Sie den Task in der To-do-Liste auf Ihrem Smartphone – im Wissen, dass Sie den Eintrag am nächsten Morgen auf Ihrem Geschäftsrechner finden.
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Gleiches gilt für Termine, E-Mails und Dokumente. Cloud-Dienste synchronisieren diese wichtigen Informationen automatisch auf allen Geräten, die Sie nutzen. Am Morgen schnell einen Blick in den Kalender auf dem Smartphone, das PDF mit der Offerte auf dem Tablet öffnen: Das ist nicht nur eine Annehmlichkeit der Cloud, sondern ein echter Zeit- und Effizienzgewinn.
3. Professioneller Auftritt bei Kunden und Partnern
Beginnen wir mit einem Klassiker: Ihre Aussendienst-Mitarbeitenden oder Sie selbst sind unterwegs zur Kundschaft. Bei solchen Geschäftsterminen haben Sie und Ihre Mitarbeitenden E-Mail und Kalender auf dem Handy immer griffbereit. Gerade im Aussendienst spart das Zeit, weil Mitarbeitende jederzeit wissen, wo es als nächstes hingeht. Telefonische Abklärungen und unnötige Fahrten entfallen.
Denselben Nutzen bringt es, wenn die Daten für den Geschäftsalltag in einem Online-Speicher in der Cloud liegen. Statt Offerten, Pläne und Fotos vorgängig im Büro auszudrucken, nehmen Sie Ihr Tablet oder Notebook zu Ihren Geschäftsterminen mit. So können Sie auch jederzeit flexibel auf Wünsche und Fragen eingehen. Der Austausch mit Kunden (und Partnern) erfolgt digital und papierlos. Mitarbeitende, die gut vorbereitet und organisiert sind, machen einen professionellen Eindruck – und helfen, langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
4. Informationen mit der Smartphone-Kamera festhalten
Es gibt in vielen Berufen Momente, in denen die Smartphone-Kamera ein nützliches Arbeitsinstrument ist. Situationen, Skizzen und dergleichen lassen sich per Bild oder Video festhalten, über einen Online-Speicher oder Fotodienst teilen und mit anderen besprechen. Drei Beispiele:
- Die Projektleiterin hält die Situation im Rohbau mit Fotos oder Videos fest, um danach im Büro die Monteure zu instruieren.
- Der Landschaftsgärtner fotografiert beim ersten Gespräch mit dem Kunden den Garten inklusive allfälliger Leitungen und macht anschliessend Gestaltungsvorschläge aufgrund der realen Situation.
- Nach der Sitzung im Büro hält ein Teilnehmender das Whiteboard und die Notizzettel mit der Smartphone-Kamera fest und teilt die Informationen digital mit den übrigen Teilnehmenden.
5. Cloud-Speicherplatz per Mausklick erweitern
Je digitaler ein Unternehmen ist, desto mehr Daten fallen an. Der Posteingang füllt sich, Offerten, Bestellungen und Fotos wollen abgelegt werden. Vor allem letztere benötigen viel Speicherplatz.
Sind diese Daten alle lokal oder im Firmennetz untergebracht, fällt viel Aufwand an. Der Server oder der Netzwerkspeicher (NAS) braucht neue Festplatten, die gekauft und in Betrieb genommen werden müssen. Zudem darf das Backup nicht vergessen gehen. Auch dieses beansprucht mehr Zeit und Platz, wenn die Datenmenge wächst.
In der Cloud erfolgt der Ausbau von Speicherplatz per Mausklick, das heisst, zusätzlicher Platz kann dazu gemietet werden. Sollte der Platzbedarf wieder sinken, können die «Überkapazitäten» einfach abbestellt werden.
6. Schutz vor Datenverlust und Ransomware
Es muss nicht gleich das Worst-Case-Szenario eines Einbruchs, Brandes oder Wasserschadens sein, das zu Datenverlust führt. Es genügt, wenn die Mechanik einer Festplatte defekt ist. Dank der Datenspeicherung in der Cloud sind Sie vor solchen Ausfällen geschützt. Das gilt für täglich genutzte Daten genauso wie für Backups in die Cloud.
Zudem bieten Cloud-Dienste wie Microsoft 365 einen gewissen Schutz vor Ransomware (Verschlüsselungstrojaner), der aktuell weitaus häufigsten Form von Cyberangriffen. So speichern OneDrive for Business und SharePoint Online mehrere Versionen einer Datei. Verschlüsselt Ransomware die aktuelle Fassung, lassen sich in vielen Fällen frühere Versionen wiederherstellen und die Daten retten, ohne Lösegeld zu bezahlen.
7. Automatische Software-Updates inbegriffen
Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Software und Betriebssysteme zu aktualisieren? Vielleicht haben Sie diese Aufgabe auch Ihrem IT-Dienstleister im Rahmen eines Servicevertrags übertragen.
Werden Updates vernachlässigt oder zu spät gemacht, entstehen Sicherheitslücken, die Angriffsfläche für Cyberkriminelle bieten. Wenn Sie Software aus der Cloud nutzen, erfolgen Aktualisierungen und Sicherheitsupdates automatisiert. Das gilt im Falle von Microsoft sowohl für lokale Office-Anwendungen wie Word und Excel als auch für Anwendungen wie Dynamics 365 Business Central (ehemals Navision), die in der Cloud laufen und direkt im Browser genutzt werden können.
Zum Schluss eine kurze Warnung
Die Vorteile der Cloud überwiegen. Doch sie ist kein Selbstläufer. Planen Sie den Gang in die Cloud sorgfältig und vor allem schrittweise. Beginnen Sie mit denjenigen Bereichen Ihrer IT-Infrastruktur, die sich am einfachsten auslagern lassen. Führen Sie auch die Mitarbeitenden schrittweise an die neuen Möglichkeiten heran.
Und gehen Sie als Chefin oder Chef mit gutem Beispiel voran: Nutzen Sie die Möglichkeiten selbst und begeistern Sie Ihre Angestellten. Zeigen Sie ihnen beispielsweise, wie sie Dokumente über die Online-Ablage teilen können statt als E-Mail-Anhang zu verschicken. Und seien Sie nachsichtig. Nicht alle Mitarbeitenden sind gleichermassen fit im Umgang mit Informatik. Aber die Zeit, die Sie in die Mitarbeitenden investieren, wird sich in Form eines Effizienzgewinns in der Zusammenarbeit auszahlen.
Aktualisierter Artikel vom April 2020.
