So planen Sie Abwesenheiten bei Ferien und Feiertagen optimal

Sommer. Für viele KMU der Moment, wo es im Geschäft ruhiger zugeht und Ferien oder wenigstens ein paar freie Tage anstehen. Sie können Ihre verdiente Abwesenheit besser geniessen, wenn Sie sich gut darauf vorbereiten. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei.

Wenn Sie vor den Ferien oder den freien Tagen alles erledigen, was ansteht, bleibt auch der Kopf frei. Und Sie können die Tage besser geniessen. Wahrscheinlich haben Sie anstehende Aufgaben in Ihrer To-do-Liste notiert. Und vielleicht leeren Sie den Posteingang vor den Ferien. Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Abwesenheitsplanung.

Über die Abwesenheit informieren

• Falls Ihr Geschäft, Laden, Restaurant etc. Betriebsferien macht oder Sie die Öffnungszeiten über die Festtage anpassen: Informieren Sie Kunden frühzeitig auf allen Kanälen. Das heisst, im Geschäft, auf Ihrer Webseite, im Newsletter, in Google My Business und local.ch, in der App, auf der Facebook-Seite, über LinkedIn usw.
• Instruieren Sie den Büroservice (falls Sie einen nutzen), wohin Anrufe an Sie weitergeleitet werden sollen.
• Informieren Sie Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und andere externe Stellen frühzeitig über Ihre eigene Abwesenheit, per E-Mail oder elegant mit einem Hinweis in Ihrer Signatur. Dort geben Sie auch bekannt, wer Ihre Stellvertretung übernimmt.
• Richten Sie eine Abwesenheitsmeldung in Outlook (oder Ihrem bevorzugten Mailprogramm) ein.
• Tragen Sie die freien Tage in Ihrem Kalender ein. Ein Online-Kalender wie beispielsweise in Microsoft 365 ist dazu ideal, weil Ihre Mitarbeitenden die Abwesenheiten in Ihrem Kalender sehen können – und umgekehrt.
• Über einen Online-Speicher wie Microsoft SharePoint können Sie wichtige Dokumente mit den Mitarbeitenden teilen. Damit stellen Sie sicher, dass alle auf dem aktuellen Stand sind – die Mitarbeitenden wie die Dokumente.

Abwesenheitsmeldung in Outlook einrichten

Klicken Sie in Outlook auf «Datei» und wählen Sie als dem Menü links «Informationen», falls Sie nicht ohnehin dort gelandet sind. Über den Eintrag «Automatische Antworten» können Sie den Inhalt des Antwort-Mails und den Zeitplan der Abwesenheit festlegen. Denken Sie daran, Ihre Stellvertretung in der Abwesenheitsmeldung zu erwähnen.

Die freien Tage planen

• Kommunizieren Sie Ihre Stellvertretung und vereinbaren Sie eine Übergabesitzung.
• Organisieren Sie, wie, wann und für wen Sie erreichbar sind und an wen die anderen Anrufe weitergeleitet werden sollen. Am einfachsten gestaltet sich diese Planung über die Telefonie mit Microsoft Teams oder über die Festnetztelefonie-App fürs Smartphone. So organisieren Sie, für wen Sie auch bei Abwesenheit erreichbar sind und wen Sie lieber an Ihre Stellvertretung weiterleiten.
• Je nach Branche bieten Sie vielleicht einen Pikett- oder Notfalldienst an. Planen Sie die Einteilung der Mitarbeitenden frühzeitig und informieren Sie auf Ihrer Webseite, wie Ihr Unternehmen in Notfällen erreichbar ist.
• Planen Sie die Themen für die Übergabesitzung mit Ihrem Stellvertreter.
• Organisieren Sie, wer die Pflanzen im Geschäft giesst.
• Blockieren Sie am letzten Tag Zeit für Last-Minute-Arbeiten.

Aufgaben und Arbeiten delegieren

• Erteilen Sie Ihrem Stellvertreter die notwendigen Berechtigungen, zum Beispiel fürs Online-Banking, den Zugriff auf digitale Dokumente im Online-Speicher, die Buchhaltung – oder physisch in Form des Postfach-Schlüssels.
• Verteilen Sie die Aufgaben, die während Ihrer Abwesenheit erledigt werden müssen.
• Leiten Sie allenfalls die Post um.

Nach Ihrer Rückkehr aus den Ferien

Der Tag kommt unweigerlich, an dem Sie Ihre Arbeit wieder aufnehmen. Es lohnt sich, diesen Tag frühzeitig zu planen, also vor den Ferien:

• Rechnen Sie Zeit ein, um dringende und wichtige Aufgaben aufzugleisen und um sich einen Überblick über E-Mails und Chat-Nachrichten zu verschaffen. Allenfalls blockieren Sie sich Zeit dafür im Kalender.
• Vereinbaren Sie ein Übergabemeeting mit Ihrer Stellvertretung, um eine reibungslose Fortsetzung sicherzustellen.

Aktualisierter Artikel vom Juni 2022.