Für Roman Breitenstein steht ein guter Kundenservice bei der Montage von Fenstern und Türen über allem. Gerade deshalb hat der Unternehmer die meisten Prozesse bei Breitenstein Fenstertechnik digitalisiert – damit alle bei einem Auftrag den Durchblick haben.
https://vimeo.com/263875280
Klick! Roman Breitenstein hält die Situation im Dachgeschoss des Einfamilienhauses mit seiner Smartphone-Kamera fest. Die Fotos und Videos von der Baustelle wird der Inhaber des Fensterbau-Unternehmens später in den Online-Speicher hochladen. Dort stehen sie dann der Sachbearbeitung zur Offerte zur Verfügung. Und auch der Monteur kann sich dank der Foto und Video Dokumentation ein Bild der Situation machen, bevor er auf die Baustelle ausrückt.
Der Inhaber des Familienunternehmens «Breitenstein Fenstertechnik» hat in seinem Betrieb viele Abläufe digitalisiert, vom ersten Erfassen der Situation bis hin zu den Anweisungen für die Monteure. «Die Investitionen haben sich gelohnt», bilanziert Roman Breitenstein. «Damit haben wir einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.» Oder anders gesagt: Wer nicht digitalisiert, ist weg vom Fenster.
Die Cloud verbindet Büro und Baustelle
Mittlerweile hat Roman Breitenstein alle alten Fenster ausgemessen und spezielle Konstruktionen wie diejenige im Dachgeschoss zusätzlich im Detail fotografisch festgehalten. Im Online-Speicher hat er einen Projektordner angelegt mit Name und Kundennummer. Darin werden alle Informationen digital abgelegt – Offerten, Aufträge, Fotos und Filme von der Baustelle, eingescannte Pläne und die Grössenangaben für Fenster und Türen. Mit diesen Angaben erhält der Innendienstmitarbeiter nun einen Überblick über die Situation und kann eine Offerte erstellen.
Roman Breitenstein klopft sich den Baustellendreck von den Schuhen, setzt sich ins Auto und fährt zurück ins Büro. Während der Fahrt erzählt er, wie er als Handwerker auf die Cloud gekommen ist. Es ist nicht alleine seine Affinität zur Technik: «Unser alter Server war so überlastet, dass das Zeitfenster fürs Backup nicht mehr ausreichte. Zudem stand ohnehin die Umstellung auf IP-Telefonie an.» Ein guter Zeitpunkt also, um die Infrastruktur zu modernisieren.
Die wichtigste Anforderung schildert Roman Breitenstein so: «Ich suchte ein System, auf das ich von überall zugreifen kann. Auf der Baustelle, im Büro und von zuhause aus, wenn meine Frau die Buchhaltung macht.» Und fügt hinzu: «Das Ganze natürlich am liebsten zu Fixkosten, damit ich bei der IT Planungssicherheit habe.»
Heute bezieht das Handwerksunternehmen seine IT aus der Swisscom Cloud. Das gilt für Buchhaltungssoftware und CRM (Customer Relationship Management) genauso wie für die Arbeitsplätze. Mittels Fernzugriff (Remote Access) greifen die Mitarbeitenden auf ihre Windows-Umgebungen in der Cloud zu. Umgesetzt hat Roman Breitenstein den Gang in die Cloud mit einer Lösung des IT-Dienstleisters und Swisscom Partners baselnetgroup.
Roman Breitenstein biegt auf den Parkplatz des Firmensitzes in Diepflingen (BL) ein. Auf die Frage, was der Umstieg in die Cloud für die insgesamt 22 Angestellten bedeutet hat, hat der Firmeninhaber eine klare Antwort: «Es ist wichtig, die Mitarbeitenden dabei mitzunehmen und sie an die neuen Prozesse und Technologien zu gewöhnen. Dazu muss der Chef vorangehen.»
Weiteres Digitalisierungspotenzial gesichtet
Drei Wochen später. Roman Breitenstein ist zufrieden. Der Einfamilienhausbesitzer hat die Offerte für die neuen Fenster nicht nur angenommen, sondern den Fenstertechniker auch für seine professionelle Beratung gelobt. Das Material ist bereits bestellt, und aus dem Projektordner im Online-Speicher ist ein Montageordner geworden. Für den Service und die fachgerechte Montage wurde das Unternehmen vom Fenster- und Türenhersteller Internorm mit der Zertifizierung als «1st window partner» ausgezeichnet. Die Digitalisierung der Prozesse fördert dabei den transparenten Verlauf.
Zurücklehnen will Roman Breitenstein nach dem Umstieg in die Cloud nicht. «Wir haben unser Digitalisierungspotenzial noch lange nicht ausgeschöpft», erklärt er. Grosses Potenzial sieht er insbesondere in einer Digitalisierung der Vermessungen sowie der Abnahme- und Regierapporte, die der Kunde nach erfolgreicher Durchführung eines Auftrags unterschreibt: «Diese Bereiche verursachen einen hohen administrativen Aufwand. Die manuelle Übertragung der Daten ist zudem fehleranfällig.»
Dank dem mobilen Büro jederzeit den Durchblick
Ausblick: Wenn die neuen Fenster eingetroffen sind und der Kundentermin steht, werden die Fenstermonteure ihr Tablet hervorholen und einen Blick in den Montageordner werfen. Dank der sauberen Dokumentation, können die Handwerker gleich das richtige Werkzeug einladen. Überraschungen und unnötige Fahrten lassen sich so verhindern.
Und weil die Monteure über das Projekt im Bild sind, können sie sich auch mit dem Bauherrn und der Architektin auf Augenhöhe austauschen. So lässt sich bei Unstimmigkeiten einfacher vor Ort eine Lösung finden, ohne dass gleich der Projektleiter ausrücken muss – ein glasklarer Vorteil, der weniger Aufwand verursacht. Davon profitiert nicht nur der Fensterbauer, sondern vor allem der Kunde.