So funktioniert die digitale Zusammenarbeit mit Externen

Cloud-Ablagen und Online-Meetings zeugen davon: Die Zusammenarbeit im Unternehmen ist gerade gehörig digitalisiert worden. Doch wie kommunizieren Sie mit Lieferanten, Kunden und Partnern effizient? Diese Praxisbeispiele zeigen, wie Sie in der externen Zusammenarbeit von der Digitalisierung profitieren können.

Die moderne digitale Zusammenarbeit boomt. Gemäss dem aktuellen Work Trend Index von Microsoft verbringen Mitarbeitende doppelt so viel Zeit mit Teams-Chats und Online-Meetings als mit dem «alten» E-Mail. Die virtuelle Zusammenarbeit ist vielerorts Alltag oder auf dem Weg dazu. Willkommen in der hybriden Arbeitswelt mit Homeoffice, mobiler Kommunikation und Büro!

Und was innerhalb der Firma gut klappt, lässt sich auch in der Zusammenarbeit mit Externen nutzen, also mit Lieferanten, Partnern und Kunden. Es gibt dabei viel zu gewinnen, nämlich Effizienz, Zeit und Geld. Werfen wir also einen Blick in die Details und auf konkrete Anwendungsbeispiele. Im Artikel verwenden wir hierbei aufgrund der grossen Verbreitung Microsoft 365 als Beispiel.

Kontakte erreichen statt verpassen: effizient digital kommunizieren

Effizient arbeiten kann heissen, die Zahl der Schritte zu einem Ziel zu reduzieren oder Rückfragen zu vermeiden. Diese konkreten Beispiele verdeutlichen dies:

• Wenn Sie die Festnetztelefonie in Microsoft Teams integrieren, sind Sie überall erreichbar. Mit der Teams-App auf dem Smartphone oder Notebook nutzen Sie die Festnetznummer auch unterwegs und steigern die Erreichbarkeit. Und wenn Sie nicht gestört werden wollen, richten Sie eine automatische Weiterleitung ein.
• Mit der Telefonie-Integration können Sie aus Teams heraus auf das zentrale Adressbuch Ihres Unternehmens in Microsoft 365 zugreifen und Personen per Mausklick anrufen. Adressen müssen Sie nur noch an einem Ort pflegen statt in getrennten Verzeichnissen für Telefonie und Office.
• Arbeiten Sie hybrid mit Ihren Lieferanten und Partnern zusammen: Führen Sie Meetings online durch, wenn es nur um den Austausch von Informationen geht. Damit sparen Sie und Ihr Gegenüber Reisezeit und -kosten.
• Teilen statt mailen: Nutzen Sie für gemeinsame Projekte mit externen Firmen eine gemeinsame Cloud-Datenablage. Dadurch sind nicht nur alle relevanten Informationen an einem Ort abgelegt. Sie ersparen sich das Verschicken von Dokumenten und haben die Gewähr, dass alle jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
• Richten Sie firmenübergreifende Gruppenchats und Online-Meetings ein, um den Austausch mit allen Beteiligten zu beschleunigen.

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Success Story

SWISSCOFEL, der Verband des schweizerischen
Früchte-, Gemüse- und Kartoffelhandels, nutzt Teams Telefonie von Swisscom für die interne und externe Kommunikation. Erfahren Sie in der Success Story, wie der Verband damit Kosten bei Telefonie und Sitzungsspesen spart.

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Zeitfresser eliminieren: Online-Kommunikation nutzen

Effizientes Arbeiten ist auch zeitsparend. Mit digitalen Kommunikationslösungen können Sie viele kleine Zeitfresser eliminieren, wie diese Beispiele zeigen:

• Wenn Ihre Lieferanten und Partner ebenfalls Teams nutzen, sehen Sie die Erreichbarkeit in der Statusanzeige. Damit reduzieren Sie die Zahl erfolgloser Anrufe: Wenn die gewünschte Person besetzt oder abwesend ist, können Sie eine Chatnachricht schicken, um Ihr Anliegen trotzdem zu deponieren. Das hilft, die Kommunikation zu beschleunigen.
• Online-Systeme für Terminvereinbarung und Reservation verhindern, dass Mitarbeitende ihre Arbeit unterbrechen müssen, um sich um telefonische Anfragen zu kümmern. Zudem können Kunden Termine auch ausserhalb der Öffnungszeiten buchen, was Ihnen den einen oder anderen Neukunden bringen könnte.

Es gibt verschiedene Lösungen für Termine und Reservationen, wie MyCOCKPIT von localsearch oder Microsoft Bookings in den Business-Versionen von Microsoft 365.

Ausgaben senken: sparen mit digitalisierten Abläufen

Mit der Digitalisierung gewisser Abläufe sparen Sie nicht nur Zeit, sondern Geld, weil Ausgaben wegfallen. Das ist beispielsweise in diesen Situationen der Fall:

• Wenn Sie Rechnungen elektronisch verschicken, sparen Sie Büromaterial, Toner und Porto. Bei einigen Buchhaltungslösungen können Sie den Versand direkt in der Software erledigen.
• Bei Reparaturen, Problemen auf der Baustelle und anderen Unklarheiten können Sie den Zuständigen am Firmensitz Fotos schicken oder die Situation in einer Videokonferenz zeigen. Damit kann der Service gleich das notwendige Material mitbringen. Teure Leerfahrten entfallen.
• Der Vollständigkeit halber noch ein Klassiker: Nutzen Sie Cloud-Kalender, die Sie unterwegs mit Smartphone, Tablet und Notebook synchronisieren können. Damit können beispielsweise die Sachbearbeitung oder Disposition die Terminplanung im Büro führen, während die Personen vor Ort immer auf dem aktuellen Stand sind. Das kann Zeit sparen und die Kosten senken.

Das Beste an der digitalen Zusammenarbeit mit Externen: Sie profitieren von den Vorteilen der Online-Zusammenarbeit, ob Sie selbst nun vor Ort, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Die Investition in die entsprechenden Lösungen lohnt sich damit kurz- und langfristig.

Aktualisierter und ergänzter Artikel vom Februar 2021.