Unauffällige Kleidung, Sonnenbrille und ein Aktenkoffer mit Handschellen. Die Zeiten, in denen Backups auf Magnetbändern so transportiert wurden, sind zum Glück vorbei. Heute lagern Daten auf Online-Speichern. Weshalb Sie trotzdem noch Backups erstellen sollten, und wie Sie eine Sicherungsstrategie aufbauen.
Eine Umfrage bei zehn Kollegen zur Frage: «Was ist deiner Meinung nach der häufigste Grund für Datenverlust?» ergab folgendes Resultat:
- Virus (6 Nennungen)
- Hackerangriff (3 Nennungen)
- Diebstahl (1 Nennung)
Weder technische Defekte noch der Faktor Mensch wurden genannt. Ein Speichermedium, zum Beispiel eine Festplatte, kann beschädigt werden. Und wie schnell ist es passiert, dass jemand eine Datei löscht oder überschreibt? In solchen Fällen hilft nur eine bestehende Datensicherung, um die Dokumente wiederherzustellen.
Weshalb ein Online-Speicher kein Backup ist
Geschäftsunterlagen aller Art werden vermehrt digital gespeichert. Der digitale Datenberg wächst, und oftmals werden Dokumente in einem Online-Speicher abgelegt. Das hilft zwar bei der Zusammenarbeit und schliesst Datenverlust aufgrund eines Hardware-Defekts aus. Ein Backup ersetzt ein solcher Cloud-Speicher aber nicht. Denn Viren oder Ransomware können auch online gespeicherte Dokumente befallen. Und die Wiederherstellung eines versehentlich gelöschten Dokuments ist normalerweise nicht möglich.
Backups lassen sich durchaus in der Cloud speichern. Hierfür benötigen Sie entweder eine Backup-Software, oder Sie nutzen einen spezialisierten Online-Backup-Anbieter. In der Schweiz existieren mittlerweile zahlreiche Angebote wie Swisscom Managed Backup.
Mehrere Versionen sichern
In der Art und Weise der Speicherung unterscheiden sich Backups von Online-Speichern für den täglichen Gebrauch. Bei einer Datensicherung werden die Daten normalerweise komprimiert und verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu vermeiden. Dabei werden nur diejenigen Dateien berücksichtigt, die seit der letzten Sicherung geändert wurden.
Ein solches inkrementelles Backup spart nicht nur Speicherplatz. Es erlaubt auch, frühere Versionen eines Dokuments wiederherzustellen («Versionierung» genannt). Sowohl Windows 10 als auch MacOS erlauben eine Versionierung mit den mitgelieferten Backup-Werkzeugen der Sicherungseinstellungen respektive von Time Machine.
Der gesamte Backup-Vorgang lässt sich automatisieren und immer zu einer festgelegten Zeit ausführen.
Strategie für kleine Unternehmen
Für Kleinstbetriebe empfiehlt sich ein Backup nach der 3-2-1 Methode:
- Erstellen Sie 3 voneinander unabhängige Kopien
- Verwenden Sie mindestens 2 verschiedenen Speichermedien
- Bewahren Sie 1 davon ausserhalb des Gebäudes auf
Ein Beispiel dazu: Auf dem Geschäftsnotebook sind Dokumente lokal und auf einem Online-Speicher abgelegt. Das ist die erste «Kopie». Nun sichern Sie das Notebook inklusive der in der Cloud gespeicherten Dokumente auf eine externe Festplatte oder einen Netzwerkspeicher im Unternehmen. Damit haben Sie zwei Kopien auf zwei verschiedenen Speichermedien.
Als letzten Schritt erstellen Sie ein Backup in der Cloud. Hierzu greifen Sie idealerweise auf die Dienste eines spezialisierten Backup-Anbieters zurück. Alternativ legen Sie mit der Backup-Software eine Sicherung auf einem Online-Speicher ab.
Testen!
Wenn Sie die Datensicherung eingerichtet haben, kommt der wichtigste Teil: Testen Sie, ob die Sicherung funktioniert, indem Sie Daten aus einem Backup wiederherstellen. Hierzu können Sie beispielsweise einen Test-Ordner anlegen, den Sie sichern, löschen und wiederherstellen. Oder, wenn Sie ein gesamtes System gesichert haben, stellen Sie das Backup auf einer unbenutzten externen Festplatte wieder her. Nur so haben Sie die Gewähr, dass die Datensicherung im Ernstfall auch funktioniert.
Damit sind Sie auf der sicheren Seite. Den abgewetzten Aktenkoffer können Sie getrost entsorgen, für die Handschellen finden Sie vielleicht anderweitig Verwendung.
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