Die wichtigsten Fragen und Antworten zu «Getting Things Done»

Der Artikel über die Arbeitsmethode «Getting Things Done» (GTD) stiess auf grosses Interesse. Doch wie bei jeder neuen Technik tauchen bei der konkreten Umsetzung Fragen auf. Wir haben die häufigsten gesammelt und beantworten sie hier.

Wann sollen eingehende Mails durchgearbeitet werden?

Dies ist sicher eine der am häufigsten gestellten Fragen zu GTD. Das Wichtigste vorweg: Schalten Sie allfällige Benachrichtigungen für eingehender Nachrichten aus oder gehen Sie beim Arbeiten ganz offline. Das mutet in Arbeitsumgebungen, in denen heute «always online» gilt, vermutlich utopisch an. Doch es führt kein Weg an der neuropsychologisch erhärteten Erkenntnis vorbei, dass der Mensch zu echtem Multitasking nicht fähig ist. Wird die Aufmerksamkeit von einem eingehenden E-Mail erregt, geht sie von der Arbeit weg, an der man gerade war. Und es dauert eine ganze Weile – nach Untersuchungen rund 15 Minuten –, bis sich Fokus und Konzentration danach wieder darauf gerichtet haben.

E-Mails sollten deshalb bewusst und gebündelt durchgearbeitet werden. Aus einer energetisch-psychologischen Perspektive wären zum Beispiel die Zeit vor dem Mittagessen und vor dem abendlichen Arbeitsschluss zu empfehlen. Ob das in der jeweiligen konkreten Arbeitsumgebung möglich ist, muss von Fall zu Fall entschieden werden.

Wie soll ich Projekte organisieren? Gibt es für jedes Projekt eine eigene To-do-Liste?

Das Führen von einzelnen To-do-Listen für Projekte ist nicht zu empfehlen. Ziel eines «vertrauenswürdigen Systems» ist es, auf einen Blick alle anstehenden unerledigten Aufgaben zu überblicken. Und zwar in dem Moment, in dem man entscheidet, woran man als nächstes arbeiten will. Das ist nur schwer möglich, wenn sich verschiedene To-do-Listen an unterschiedlichen Orten befinden.

Das Gruppieren von Aufgaben zu Projekten ist allerdings sinnvoll. Dies lässt sich je nach verwendeter Software unterschiedlich erreichen. In Microsoft Outlook etwa eignen sich die selten verwendeten Kategorien gut dafür: Jedes Projekt stellt eine eigene Kategorie dar. Auf diese Weise lässt sich die Ansicht aller unerledigten Aufgaben nach Projekten sortieren. Auch in anderen To-do-Listen-Anwendungen oder bei einer To-do-Liste auf Papier ist dies meist problemlos möglich.

Soll ich Aufgaben mit einem Fälligkeitstermin versehen?

Beim Arbeiten mit GTD wird davon ausgegangen, dass sich das Arbeitsumfeld und damit die Prioritäten permanent ändern. Deshalb sollten Aufgaben nur mit einem Termin versehen werden, wenn dieser verbindlich mit jemandem vereinbart wurde. Werden Aufgaben zu reinen Erinnerungszwecken mit Fälligkeitsterminen versehen, verliert das System an Übersichtlichkeit und Vertrauenswürdigkeit: Es ist auf einen Blick nicht klar, ob ein Termin «hart» im Sinne einer verpflichtenden Vereinbarung ist, oder bloss eine Erinnerungshilfe.

Ich empfehle daher, Aufgaben nur dann mit einem Termin zu versehen, wenn man diesen fest vereinbart hat. Möchte man Aufgaben für eine gewisse Periode im Auge behalten, damit man sie so bald als möglich erledigt, können sie zum Beispiel mit einer «Flagge» markiert werden. Dies bedeutet allerdings auch wieder eine Abweichung vom eigentlichen Gedanken des GTD-Systems. Lesen sie dazu auch die Antwort zur letzten Frage in diesem Beitrag, «Wie sollen Aufgaben priorisiert werden?».

Wie sollen Dokumente abgelegt werden, die keine Aktion erfordern, aber möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt nützlich sein könnten?

Beim so genannten «Referenzmaterial», wie es in GTD genannt wird, sind zuerst einmal zwei grosse Kategorien zu unterscheiden: zu einem Projekt gehörige und allgemeine, unspezifische Dokumente. Erstere werden im elektronischen Verzeichnis und/oder der Sammelmappe für das betreffende Projekt abgelegt. Allgemeine Dokumente werden alphabetisch in möglichst wenigen Unterkategorien abgelegt. Ob und wenn ja wie viele und welche Kategorien notwendig sind, hängt von der spezifischen Arbeitssituation ab.

Wie sollen digitale und analoge Informationen abgelegt werden?

Sind für ein Projekt oder für allgemeines Referenzmaterial beide Arten von Informationen verfügbar, ist es sinnvoll, die entsprechenden Sammelbehältnisse möglichst genau mit demselben Namen zu versehen. Ob alle Dokumente digitalisiert werden müssen, hängt auch wieder von der spezifischen Arbeitsumgebung ab. Müssen verschiedene Personen an verschiedenen Orten darauf zugreifen können, ist das möglicherweise sinnvoll.

Wie bei der gesamten Ausgestaltung des individuellen GTD-Systems sollte ein pragmatisch festgelegtes Optimum zwischen Aufwand und Nutzen gefunden werden. Wenn zum Beispiel Gesprächsnotizen von verschiedenen Orten und/oder von verschiedenen Personen benutzt werden müssen, bietet es sich vermutlich an, sich bei der Erfassung um eine möglichst leserliche Schrift zu bemühen und dann das Geschriebene als Bilddatei im entsprechenden Verzeichnis abzulegen. Der Aufwand für das Transkribieren handschriftlicher Notizen ist im Verhältnis zum Nutzen meistens zu hoch.

Schliesslich sollte die eigene Praxis, Information analog und digital abzulegen, periodisch überprüft werden: Hat man die Informationen auf Papier verwendet oder immer die elektronischen Kopien benutzt? Oder wurde in einem anderen Fall ausschliesslich Papier verwendet, und die elektronische Ablage ist verwaist? Diese Frage können Anwenderinnen und Anwender nur im spezifischen Fall für sich selbst beantworten.

Wie sollen Aufgaben priorisiert werden?

Das Bedürfnis, alle noch zu erledigenden Aufgaben mithilfe von Prioritäten wie «ABC», «tief – mittel – hoch», «12345», täglichen To-Do-Listen oder anderem zu ordnen, ist natürlich. Wir möchten uns damit der Verantwortung entziehen, welche der intuitive Entscheid für oder gegen die Erledigung einer Aufgabe in einem spezifischen Moment mit sich bringt. Ich habe zwanzig Minuten Zeit – soll ich Herrn Müller anrufen, am gerade begonnenen Kapitel des Konzepts weiterarbeiten oder Anna fragen, was sie zur neuen Software denkt?

Besser, als sich durch eine feste Prioritätensetzung im Voraus die Entscheidungs- und Handlungsmöglichkeiten in einem bestimmten Moment zu beschneiden, ist es, intuitiv die beste Option zu wählen. Dazu braucht es eine Übersicht über alle noch offenen, nach Projekten gruppierten Aufgaben (die umfassende To-do-Liste), das Bewusstsein für die eigenen Verantwortungsbereiche mit ihren kurz- und mittelfristigen Zielen sowie die langfristige Lebensvision. GTD will nicht Ihre Intelligenz und Intuition im aktuellen Moment ersetzen. Die Methode hilft Ihnen nur, darauf zu vertrauen, dass Sie alle benötigten Informationen jederzeit an einem Ort griffbereit haben.

Autor:

Stefan Brülhart, lic. phil. Psychologe FSP, berät und coacht Unternehmen, Fach- und Führungskräfte sowie Privatpersonen, damit diese auf ihren Stärken aufbauend Produktivität und Lebensqualität optimieren können.