Unternehmenssoftware in der Cloud lässt sich oft kostenlos austesten. Das vereinfacht die Evaluation eines passenden Angebots. Dieser Artikel führt Sie durch die ersten Schritte zu einem Angebot, das auf Ihr KMU zugeschnitten ist.
Honegger (Name erfunden) ist es als Geschäftsführer seiner Baufirma bewusst, dass sein Unternehmen nicht optimal arbeitet. Die fiktive Honegger AG hat 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dazu gehören auch die fünf Monteure, die täglich mehrere Baustellen anfahren und ihre Aufträge erledigen. Neben den Berufswerkzeugen ist das Mobiltelefon das wichtigste Arbeitsinstrument der Monteure. Nach erfolgtem Einsatz rufen sie in der Zentrale an, um den Abschluss zu melden und nach dem nächsten Auftrag zu fragen. Ärgerlich bloss, wenn die Zentrale gerade besetzt ist. Dann müssen die Monteure warten und verlieren dabei wertvolle Arbeitszeit.
Inhaber Honegger hat sich deshalb bereits diverse Software-Lösungen für die Einsatzplanung angeschaut. Aber keine überzeugte ihn restlos. Und Ausprobieren ging nicht, ohne die Software zu kaufen und zu installieren.
Pflichtenheft ohne Garantie
Nutzen Sie Cloud-Angebote in Ihrem KMU?
Ein Informatikerkollege hat Honegger deshalb vorgeschlagen, ein Pflichtenheft für seine Anforderungen zu erstellen und ihn bei der Evaluation zu unterstützen. Der KMU-Inhaber befürchtet aber, dass trotz Pflichtenheft (das ihn etwa 10‘000 Franken kosten würde) und sauber durchgeführter Evaluation die effektiven Schwachstellen der Software erst nach dem Kauf und der Installation festgestellt würden.
Vor einer solchen Ausgangslage stehen viele KMU, wenn es um Software-Lösungen für die folgenden Bereiche geht:
- Zeiterfassung
- Absenzenkontrolle
- Ressourcenplanung (Reservierung von Räumen)
- Jahresarbeitstage unter Berücksichtigung der Feiertage mit den zu leistenden Stunden pro Woche und oder Monat
- Spesenabrechnung mit Berücksichtigung der Mehrwertsteuersätze
- Pendenzen
- Sitzungsvorbereitungen; Sitzungsdurchführung, Sitzungserledigung
- Vertrieb: Produktekatalog und Produkteliste bei Kundenbesuchen
Ausprobieren der Cloud vereinfacht die Evaluation
Einfacher in die Cloud
Bei der Beschaffung einer Mietsoftware fallen die Investitionskosten weg, daher kann der Beschaffungsprozess ganz anders gestaltet werden:
- Grobe Definition der Bedürfnisse statt detailliertes Pflichtenheft oder Spezifikation als Grundlage für die Selektion der Cloud-Software
- Umgekehrt kann ein Anbieter mittels eines präzisen Fragekatalogs die Bedürfnisse des potentiellen Kunden ermitteln und die Applikation für den Kunden massgeschneidert vermieten.
- Durch die Miete kann die Fachanwendung in der realen Welt getestet werden (Auswahl und Abarbeitung von konkreten Geschäftsvorfällen mit der gemieteten Applikation).
- Verlagerung der Detailevaluation (nach der Selektion aufgrund des ausgefüllten Fragebogens oder der Grobanforderungsdefinition) auf Tests mit konkreten Fällen.
- Den Bedarf an technischem Know-how ist kleiner, weil der Kunde sich auf konkrete Testfälle konzentrieren kann, die ja seine eigene, bestens bekannte Geschäftswelt abbildet.
Dieser aufwändige Weg ist aber nicht zwingend nötig. Denn für viele Anwendungsbereiche gibt es mittlerweile Mietlösungen in Form von cloudbasierter Software, auch von Schweizer Anbietern mit hiesigen Rechenzentren. Gelöst wird ein Abo, dessen Preis sich normalerweise nach der Anzahl Benutzer richtet.
Diese Mietanwendungen verfügen oft über einen Fragekatalog auf der Webseite oder lassen sich kostenlos über einen beschränkten Zeitraum hinweg testen. Oder es besteht immerhin die Möglichkeit, das Abo nach dem Testzeitraum wieder zu kündigen.
Emil Honegger weiss, welche Anforderungen die Software erfüllen muss. Das kann er in wenigen Sätzen festhalten:
- Meine Monteure müssen jederzeit wissen, auf welcher Baustelle sie was zu erledigen haben, ohne dass sie die Zentrale anrufen müssen.
- Wenn sich der Auftrag ändert, soll der Monteur darüber informiert werden, ohne dass er die Arbeit unterbrechen muss.
- Wenn der Monteur seine Arbeit abgeschlossen hat, kann der Kunde den Rapport digital visieren, idealerweise wie bei der Annahme eines Pakets von der Post.
- Die im Rapport festgehaltene Arbeitszeit soll der Zentrale zur Verfügung stehen, ohne dass der Monteur sie noch separat eintragen muss.
Aufgrund dieser Bedürfnisliste studiert Honegger nun die Mietangebote. Findet er eine passende Applikation, beantwortet er die Fragen des Fragekatalogs auf der Webseite. Dadurch kann er abklären, ob seine Bedürfnisse abgedeckt sind.
Passt ihm ein Angebot, so kann er nun ein Test-Abo lösen und direkt in der Software ausprobieren, ob die Anforderungen wirklich erfüllt werden. Dieser Ansatz eignet sich auch, um noch offene Fragen zu klären. Honegger legt nun fest, welche Arbeiten er in die Tests einbeziehen möchte und testet die Miet-Anwendung in der realen Arbeitsumgebung der Honegger AG.
Beschaffung einer Cloud-Lösung
Der nächste Schritt ist nun, die Anwendung für den produktiven Einsatz im Arbeitsalltag zu mieten. Auch bei Cloud-Lösungen ist mit Einrichtungskosten oder zumindest einem gewissen Zeitaufwand zu rechnen, beispielsweise, um die benötigten Daten zu erfassen und die Mitarbeiter zu schulen. Der Aufwand fällt normalerweise aber wesentlich tiefer aus als bei einer gekauften Software. Zudem entfallen die Kosten für Wartung und Betrieb.
Mit diesem Vorgehen ist Firmenchef Honegger mit geringem Aufwand zu einer Lösung gekommen, die die Abläufe in seiner Baufirma vereinfacht und den Monteuren mehr Zeit für ihre eigentliche und verrechenbare Arbeit gibt.
Autor:
Daniel Breitenmoser ist Projektleiter bei Ategra AG in Zürich. Das Unternehmen verwirklicht moderne Software-Lösungen für erfolgreiche Unternehmen in der Schweiz und im Ausland. Das Ziel ist es, mittels fortschrittlicher Software-Lösungen einen noch höheren Geschäftserfolg zu gewährleisten. Deshalb bietet Ategra mit «Protogrid» eine innovative Entwicklungsplattform für simple, produktivitätssteigernde Fachanwendungen.
