Listen dienen zur Planung, Strukturierung und Erinnerung. Mit Trello behalten Sie den Überblick, während WorkFlowy selbst noch so verschachtelte Listen mühelos im Griff hat. Beide Dienste nutzen Sie bequem unterwegs mit den entsprechenden Apps.
Listen sind die Basis unserer täglichen Ordnung. To-dos, Sitzungsprotokolle, Notizen, Einkaufszettel und dergleichen halten wichtige Informationen strukturiert fest. Trello und WorkFlowy sind beides webbasierte Cloud-Dienste mit Apps für iOS und Android, die sich mit Listen beschäftigen. Der Ansatz ist aber unterschiedlich, und die Verwendungsmöglichkeiten überschneiden sich nur minim.
«Kartenlegen» oder hierarchisch strukturieren
Trello ist das Organisationstalent der beiden Dienste. Der Ansatz ist so simpel wie praktisch. Auf einer Wandtafel, dem «Board», werden Listen in Spaltenform angelegt, die wiederum «Karten» aufnehmen. Das Resultat wirkt wie eine digitalisierte Wandtafel voller Notizzettel. Diese Karten lassen sich zwischen Listen verschieben, mit einer Frist versehen oder Dateianhängen – und natürlich mit Notizen befüllen. Trello ist zudem bereits in der kostenlosen Variante teamfähig und eignet sich damit bestens zur Organisation von Aufgaben, Arbeiten und ganzen Projekten. Und dank der Anbindung an diverse Cloud-Dienste wie etwa Slack, verschiedene Online-Speicher oder Salesforce ist Trello überaus vielseitig nutzbar.
Im Vergleich nimmt sich WorkFlowy recht bescheiden aus, was nicht nur an der minimalistischen Benutzeroberfläche liegt. WorkFlowy konzentriert sich auf das Erstellen hierarchischer Listen und To-dos und eignet sich damit bestens zur Strukturierung von Inhalten. Sitzungsprotokolle, die Outline eines Buchs, oder Aufgaben eines Projekts sind in WorkFlowy schnell angelegt. Erledigte Tasks lassen sich entsprechend markieren. Dabei arbeiten Nutzer immer im selben «Dokument», das anhand der Hierarchien gegliedert wird. Ein Zoom auf eine Baumstruktur im Browser blendet alle übergeordneten Ebenen aus. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise alle Sitzungsprotokolle unter einem einzigen Hauptpunkt zusammenfassen.
Trello und WorkFlowy auf dem Smartphone
Vom Funktionsumfang unterscheidet sich die Trello-App kaum von der Web-Variante. Nur die Export-Option fehlt, wie auch bei WorkFlowy. Dessen App konzentriert sich auf das Erstellen und Organisieren strukturierter Listen. Die einfachen Formatierungsmöglichkeiten der Browser-Variante für Textauszeichnungen fehlen allerdings. Tags, nach denen sich Listen filtern lassen, sind jedoch auch in der App nutzbar.
Trello:
WorkFlowy:Erfreulich ist, dass sich beide Apps auch offline nutzen lassen. Sobald das Smartphone oder Tablet wieder über eine Internet-Verbindung verfügt, werden die Änderungen automatisch synchronisiert.
Zusammenarbeit nur gegen Geld
Trello wie auch WorkFlowy sind sogenannte Freemium-Dienste: Sie lassen sich kostenlos nutzen, für den vollen Funktionsumfang ist aber ein kostenpflichtiges Abo nötig. Die Pro-Variante von WorkFlowy kostet rund 50 Franken pro Nutzer und Jahr, erlaubt die Zusammenarbeit im Team sowie Anpassungen bei Schrift und Erscheinungsbild und ein Backup der Listen auf Dropbox. Zudem fällt das Limit von 250 Listeneinträgen pro Monat.
Trello bietet dagegen Teamwork bereits in der kostenlosen Variante. Das «Business Class» genannte Abo für rund 120 Franken pro Nutzer und Jahr bietet einerseits den Export von Boards als Tabellen im CSV-Format, hebt vor allem aber die Limite auf, dass pro Board nur ein externer Cloud-Dienst integriert werden kann.
Besser organisiert mit Trello und WorkFlowy
Von den Einsatzmöglichkeiten her sind Trello und WorkFlowy eher Ergänzung als Konkurrenz. Während WorkFlowy Textinformationen strukturiert, organisiert Trello etwas salopp ausgedrückt die restliche Arbeit rundum. Beide Dienste sind also nützliche Helfer im Arbeitsalltag – allenfalls mit dem Makel, dass die Daten in den USA gespeichert werden und sich die Dienste deshalb weniger für heikle Geschäftsdaten eignen.
