Die Einführung einer Business-Software in einem KMU ist ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess. Fehlende Ressourcen sind dabei nur ein Stolperstein. Wenn Sie auf diese sieben Hürden achten, steigern Sie die Erfolgschancen.
Der Auftrag klang einfach: Mirco Neuhauser sollte für seinen Arbeitgeber Miraclas AG eine neue Business-Software eruieren und einführen. Dafür bekam er von der Geschäftsleitung drei Monate Zeit.
Voller Elan ging Mirco an die Sache ran. Er begann, die Bedürfnisse abzuchecken, intern Fragebögen zu versenden, bei allen Abteilungen vorbeizuschauen. Denn die Ausschreibungsunterlagen mussten ja erstellt werden. Dazu wurden jeweils
- die Ist-Prozesse aufgenommen
- deren Probleme festgestellt und Verbesserungswünsche aufgezeichnet
- die Soll-Prozesse definiert.
Schnell wurde Mirco klar, dass er das alleine nicht schaffen konnte. Schliesslich musste er seine regulären Aufgaben auch noch erledigen.
Der Klassiker: fehlende Ressourcen
Mirco fragte also nach, ob er einige Mitarbeiter als Unterstützung beiziehen könnte. Denn das Projekt war für ihn als Einzelkämpfer einfach zu gross. Doch er bekam von der Geschäftsleitung keine weitere Hilfe zugesprochen. Und so gab Mirco nach kurzer Zeit entnervt auf – das Projekt wurde daraufhin vom Management auf Eis gelegt.
Miraclas ist Opfer geworden von einem der grössten Stolpersteine, die einem Unternehmen auf dem Weg zu neuer Business-Software im Weg liegen können, dem Klassiker schlechthin: Nicht genügend Personal für das Projekt einzuplanen.
Die sieben wichtigsten Hürden
Doch es gibt noch viele weitere Hindernisse, die einer erfolgreichen Einführung neuer Business-Software und IT-Systeme im Allgemeinen im Weg stehen können. Hier die wichtigsten Hürden:
- Nicht genügend Personal, Zeit und/oder Geld
Die Einführung eines IT-Systems kostet nicht nur sehr viel Geld, sondern braucht eben auch Manpower und genügend Zeit. Alleine schon die Evaluierung der Bedürfnisse dauert eine ganze Weile. Da muss genügend Personal dafür freigestellt werden. - Zu wenig Priorität gegenüber dem Tagesgeschäft
Die Einführung von Business-Software läuft nicht nebenbei. Will das Projektteam das Ziel fristgerecht erreichen, muss es sich auch darauf konzentrieren können. Andere Aufgaben müssen für diese Zeit delegiert werden können. - Mangelnde Identifikation des Managements mit dem Projekt
Neue Business-Software krempelt oft Prozesse um. Das führt teilweise zu hitzigen Diskussionen und heftigem Gegenwind aus den jeweiligen Abteilungen. Da muss das Management voll hinter dem Projekt stehen, sonst ist es schnell zum Scheitern verurteilt. - Mangelnde Kompetenzen für das Projektteam
Ohne klare Kompetenzen geht nichts. Schwierig kann es besonders bei inhabergeführten Unternehmen werden, wenn der Besitzer ganz spontan die Strukturen aushebelt – und sich niemand traut, die Konsequenzen aufzuzeigen. - Unklarer Handlungsbedarf bei den Betroffenen
Besonders bei langjährigen Mitarbeitern stellt sich eine diffuse Angst vor Neuen ein und damit eine Abwehrhaltung – statt mitzuarbeiten wird geblockt. In solchen Fällen muss von der Geschäftsleitung klar kommuniziert werden, dass ein Handlungsbedarf besteht und die aktive Mitarbeit gefordert ist. - Unrealistische zeitliche Vorgaben für das Projekt
Alleine schon die Prozessaufnahme und Anforderungsanalyse, das Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen, Einholen und Vergleichen der Offerten brauchen meist Monate. Dann sind aber weder Referenzbesuche, Vertragsverhandlungen noch die Implementierung eingerechnet. Die Einführung neuer Business-Software kann je nach Komplexität vom ersten Entscheid bis zur Fertigstellung auch mehr als ein Jahr dauern. - Sich damit alleine zu übernehmen
Der Markt für Business-Software ist extrem undurchsichtig. Alleine in der Schweiz gibt es mehr als 300 Anbieter. Viele Systeme können vieles, aber nicht alle können dasselbe. Je nach Struktur des KMU und der Art der Prozesse eignen sich das eine oder das andere System. Enorm wichtig für den Projekterfolg sind aber auch die persönlichen Kontakte zum Anbieter, mit denen eine langfristige, intensive Zusammenarbeit beginnt. Da lohnt es sich, wenn sich die Firma an einen externen und unabhängigen Berater mit fundierter Marktkenntnis wendet.
Wenn Sie diese wichtigen Punkte bei der Planung beachten, dann haben Sie die wichtigsten Hürden auf dem Weg zu einer neuen Business Software aus dem Weg geräumt. Viel Erfolg!
Firmenname und Person in diesem Artikel sind frei erfunden.
Autoren:
Dr. Marcel Siegenthaler ist Partner der schmid + siegenthaler consulting gmbh und unterstützt Unternehmen bei der Evaluation und Einführung von Business Software. Er leitet das Beratungs-Team von topsoft Consulting.
Alain Zanolari ist Redaktor beim topsoft Fachmagazin.
