Woran liegt es eigentlich, dass gewisse Menschen produktiver arbeiten als andere? Die Antwort liegt unter anderem in diesen sieben Verhaltensmuster, die Voraussetzung für Produktivität in der täglichen Arbeit im Büro oder Homeoffice sind.
Einigen Menschen fällt es offensichtlich leichter als anderen, ihre tägliche Arbeit zu erledigen. Sie arbeiten schneller und effizienter – eben produktiver. Oft sind es Menschen, die daneben noch Zeit finden, Ihren Hobbys nachzugehen und trotzdem nie gestresst wirken. Doch wie machen diese Leute das? Das englische Online-Magazin Byrdie ist dieser Frage nachgegangen und hat sieben Verhaltensweisen herausgeschält, die produktive Menschen auszeichnen. Lassen Sie sich inspirieren!
1. Priorisieren Sie nach Dringlichkeit
Produktive Menschen ordnen ihre Aufgaben nicht nach Vorlieben, sondern nach Dringlichkeit. Die Deadline – also der Zeitpunkt, zu dem eine Arbeit fertig sein muss – bestimmt die To-do-Liste. Ordnen Sie Ihre To-do-Liste am Morgen also nach Dringlichkeit, nicht nach persönlichen Vorlieben.
2. Verbinden Sie Ziele mit Zeiten
Ziele ohne ein Erledigungsdatum sind oft eine reine Trockenübung. Sie werden beliebig herausgeschoben, weil andere Aufgaben dazwischenkommen. Unterteilen Sie das Ziel in einzelne Schritte und versehen Sie diese mit einem Fälligkeitsdatum. Derart heruntergebrochen und mit einer Zeitachse versehen, wird das Ziel greifbarer.
3. Setzen Sie sich Grenzen
Im Alltag reicht es meist, eine Arbeit gut zu erledigen, statt sie perfekt machen zu wollen. So verhindern Sie, in die Zeitfalle zu tappen und unnötig Aufwand für ein Detail zu betreiben. Setzen Sie sich ein realistisches Ziel, bis wann Sie eine Arbeit erledigen und welche Aspekte wirklich wichtig sind. Hilfreich ist dabei die 80/20-Regel, auch als Pareto-Prinzip bekannt.
4. Lassen Sie sich nicht ablenken
Eine E-Mail-Benachrichtigung poppt am Bildschirm auf, Teams meldet eine neue Chat-Nachricht, oder sie werfen einen kurzen Blick in Ihre Facebook-Timeline auf dem Smartphone: Schon ists vorbei mit der Konzentration. Legen Sie deshalb Zeitblöcke fest, während deren Sie Mails bearbeiten oder Ihre Social-Media-Aktivitäten pflegen. So verhindern Sie, dass solche Aktivitäten zu Zeitfressern werden.
5. Planen Sie Pausen ein
Gönnen Sie sich nach etwa 60 oder 90 Minuten eine kurze Pause. Wenn Sie im Büro oder Homeoffice arbeiten, stehen Sie auf, strecken sich, holen Kaffee oder besser Wasser. Diese Bewegung hilft Ihnen, sich neu zu fokussieren und sich anschliessend wieder auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Eine Methode, um den Arbeitsalltag zu strukturieren, ist das Pomodoro-Prinzip.
6. Verzichten Sie auf Multitasking
Selbst wenn Ihnen eine andere dringende Aufgabe im Nacken sitzt, konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun. Das dringende E-Mail oder Telefon kann warten, schliesslich erledigen Sie Ihre Aufgaben nach Priorität. Der Verzicht auf Multitasking ermöglicht es Ihnen, sich besser zu fokussieren, die Arbeit ganz zu erledigen – und die mentale Belohnung abzuholen, dass Sie die Aufgabe erfolgreich erledigt haben.
7. Schlafen Sie gut!
Genügend Schlaf ist eine Grundvoraussetzung für einen produktiven Arbeitstag. Wenn Sie zu wenig schlafen, sind Sie weniger konzentriert und langsamer. Achten Sie also darauf, dass Sie möglichst mindestens sieben Stunden schlafen und immer den gleichen Rhythmus haben. Damit halten Sie Ihren Körper und Ihre Produktivität im Schwung.
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Aktualisierter Artikel vom März 2020.
