Heutige Technologien bringen als «Unified Communication and Collaboration» Sprach- und Datenverbindungen zusammen. Vier Beispiele, wie die Koppelung der Kommunikationskanäle die Zusammenarbeit in KMU vereinfacht.
Die technische Entwicklung verändert die Kommunikation. Übers Internet tauschen wir nicht nur Daten aus. Die einheitliche technische Basis hebt die Grenze zwischen Telefon- und Datenverbindung auf. Mit IP-Telefonie können Gespräche einfacher als zuvor mit Datenverbindungen gekoppelt werden. Das bedeutet, dass Videotelefonie, Chat oder die Möglichkeit, Bildschirminhalte anderen Gesprächsteilnehmern in Online-Meetings zu präsentieren, die klassische Sprachverbindung ergänzen. Die Kombination von verschiedenen Kommunikationskanälen wird als «Unified Collaboration and Communication» (UCC) bezeichnet. Oft gehört dazu auch eine gemeinsame Online-Datenablage für die Zusammenarbeit und den Dokumentenaustausch mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Eine verbreitete UCC-Lösung ist Microsoft Teams als Teil von Microsoft 365 (ehemals Office 365).
Dabei müssen sich KMU nicht mit komplexen technischen Installationen beschäftigen. Viele UCC-Angebote sind als Cloud-Lösung konzipiert, die «gemietet» werden kann. Die Abrechnung erfolgt mit einem Abo-Modell und üblicherweise monatlichen Fixbeiträgen pro Nutzer. Das entlastet KMU nicht nur vom Betrieb einer UCC-Infrastruktur, sondern sorgt auch für Kostentransparenz.
Mobilität verändert die Kommunikation
UCC ist aber nicht einfach eine technische Entwicklung, sondern eine Reaktion auf veränderte Kommunikationsbedürfnisse. Wir arbeiten immer häufiger ausserhalb des Büros, bei einem Kunden, im Restaurant, auf der Baustelle, im Homeoffice oder unterwegs. Unabhängig von unserem Arbeitsort benötigen wir Zugriff auf geschäftliche Dokumente oder müssen erreichbar sein. UCC ist ein Mittel, um standortunabhängig effizient und dank Verschlüsselung auch sicher zu arbeiten. Die folgenden Beispiele zeigen, wie UCC die tägliche Arbeit vereinfachen kann.
Chat statt E-Mail
Wie häufig verschicken Sie zweizeilige E-Mails um einem Mitarbeiter oder Lieferanten kurz etwas mitzuteilen? Wenn es nur darum geht, einen Treffpunkt zu vereinbaren, eine URL mitzuteilen oder sich nach dem Stand einer Arbeit zu erkundigen, ist chatten effizienter – und bietet der angeschriebenen Person die Möglichkeit, auf dem gleichen Weg und schnell zu antworten. Der Chat-Kanal funktioniert zudem auch übers Smartphone und ist damit von der Nutzung her vergleichbar etwa mit WhatsApp im Privatleben.
Dokumente teilen statt mailen
Verstopfte Posteingänge müssen nicht sein. Mit einem Online-Speicher können Sie umfangreiche Dokumente wie Offerten, Bestellungen, Präsentationen oder Baupläne mit dem Empfänger teilen. Statt des eigentlichen Dokuments schicken Sie nur einen Link per Mail, was den Platzbedarf in Ihrem Mail-Konto wie auch demjenigen des Empfängers deutlich reduziert. Zudem verhindern Sie so, dass verschiedene Versionen eines Dokuments im Umlauf sind, die mühsam wieder abgeglichen werden müssen.
Einige dieser Kollaborationsplattformen bieten zudem die Möglichkeit, via Desktop-Anwendung oder im Browser gemeinsam ein Dokument zu bearbeiten. Apps für Tablet und Smartphone ermöglichen den Zugriff auch unterwegs oder an einem entfernten Arbeitsort.
Die Erreichbarkeit verbessern
Wie viel Zeit wenden Sie dafür auf, Anrufe in Abwesenheit zu beantworten? Mit der Festnetztelefonie-App von Swisscom von inOne KMU (für kleine KMU bis 5 Mitarbeitende) oder Smart Business Connect (für grössere KMU) nutzen Sie auch unterwegs das Festnetz wie im Büro und können eingehende Anrufe standortunabhängig sofort erledigen.
Online-Meetings sparen Reisezeit
Viele Sitzungen liessen sich online abhalten, statt dass alle Teilnehmer an den gleichen Ort reisen. Das erhöht die Flexibilität bei der Terminfindung und spart Reisezeit. Heutige UCC-Systeme ermöglichen Online-Meetings mit Mitarbeitern wie auch mit Kunden und Partnern. Und dank Screen-Sharing-Funktionen können Sie mit den anderen Teilnehmern «live» Offerten besprechen und bearbeiten oder Präsentationen und Videos zeigen.