Wie soll ich meine Mitarbeitenden führen, wenn alle im Homeoffice arbeiten? Diese Frage stellen sich in Zeiten der Corona-Krise und den veränderten Arbeitsbedingungen viele Vorgesetzte und KMU-Inhaber. Worauf Sie als Chef oder Chefin bei der Organisation, Kommunikation und Führung achten sollten.
Keine gemeinsamen Sitzungen, keine spontane Besprechung vor dem PC-Bildschirm, kein Schwatz am Kaffeeautomaten: Wenn das komplette Personal eines KMU von einem Tag auf den anderen im Homeoffice arbeitet, wird die Arbeitsorganisation völlig auf den Kopf gestellt.
Homeoffice-gewohnte KMU dürften in diesen Tagen im Vorteil sein. Die nötige Infrastruktur ist vorhanden, Prozesse sind zumindest teilweise eingespielt. Bei vielen anderen Firmen müssen sowohl die Mitarbeitenden als auch der Chef erst einmal mit der neuen Situation klar kommen. Als Vorgesetzter sollten Sie die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen und die Arbeit im Homeoffice so vorleben, wie es für Ihr Unternehmen am besten ist.
Kommunikation auf digitalen Kanälen
Mit der Arbeit im Homeoffice ändert sich die Kommunikation grundlegend – und auch die Art der Führung. Dank technischer Hilfsmittel ist der Daten- und Informationsaustausch zwar jederzeit gewährleistet. Doch sind die Fähigkeit und Bereitschaft, digital zu kommunizieren, je nach Firmenkultur und Organisation sehr unterschiedlich. Zurückgeworfen auf die digitalen Kanäle wird spürbar, wie oft wir im Büro persönlich, nebenbei – und doch sehr effizient – kommunizieren. Eingeschränkt auf Telefon, E-Mail, Chats und Online-Meetings fehlen die Signale der Körpersprache weitgehend, und Ironie kann ziemlich missverstanden werden.
Barbara Josef, Mitbegründerin des Unternehmens 5to9, berät Unternehmen in Sachen modernes Arbeiten. «In der momentanen Lage ist die Frage nicht, welches Format am sinnvollsten ist, sondern, wie alle Beteiligten das Beste aus der Situation machen können», sagt die Homeoffice-Expertin. «Noch vor der Corona-Krise war beispielsweise Kinderlachen im Hintergrund bei einer Telefonkonferenz verpönt. Im Moment ist das völlig zweitrangig – weil wir gerade viel grosszügiger denken.»
Wie die Kommunikation in den Homeoffice-Zeiten verlaufe, hänge auch vom digitalen Reifegrad der Organisation ab. Unternehmen, die schon vertraut sind mit virtueller Zusammenarbeit, brauchen zum Beispiel weniger synchrone Abstimmungen wie Telefongespräche oder Videokonferenzen.
Tipps für Vorgesetzte
➀ Leben Sie vor, wie es sich im Homeoffice arbeiten lässt. Falls die digitale, asynchrone Kommunikation beispielsweise per Mail oder Chat nicht wie gewünscht funktioniert, greifen Sie zum Telefon. Ein persönliches Gespräch kann zwischen schriftlicher Kommunikation und Online-Gruppen-Meetings gut tun.
➁ Es gilt auch sonst, aber im Homeoffice umso mehr: Kommunizieren Sie klar und konzentriert. Definieren Sie, wie regelmässig beispielsweise über den Status eines Projekts informiert werden soll.
➂ Bleiben Sie am Ball und verhindern Sie, dass sich die Mitarbeitenden im Homeoffice verschanzen und sich über laufende Projekte kaum mehr mit Kollegen, dem Team und den Vorgesetzten austauschen.
Ziele definieren statt Arbeitszeit
Gute Zusammenarbeit bedingt gegenseitiges Vertrauen und Wohlwollen. Umso mehr gilt dies, wenn sich die Mitarbeitenden nicht persönlich treffen. «Gute Führung findet über Zielvorgaben und individuelles Coaching statt, nicht über Präsenzkontrolle und Mikromanagement», erklärt Barbara Josef. Die Vorstellung, dass man Menschen kontrollieren könne, sei hochgradig naiv – sowohl im Büro als auch im Homeoffice.
Tipps für Vorgesetzte
➀ Zeigen Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeitenden und bleiben Sie selbst flexibel.
➁ Unter Umständen ist es sinnvoll, Zeiten festzulegen, zu denen die Mitarbeitenden im Chat, per E-Mail oder am Telefon erreichbar sind. Auch zu Hause sollten Arbeitszeit und Freizeit getrennt werden.
➂ Unterstützten Sie gemeinsam Mitarbeitende, die über keine Homeoffice-Routine verfügen. Machen Sie den ersten Schritt, teilen Sie eigene Erkenntnisse und fragen Sie im Team, wer seine Erfahrungen und Tipps erzählen mag.
➃ Einzelne Prozesse brauchen im Homeoffice vielleicht mehr Unterstützung. Legen Sie explizit Verantwortlichkeiten fest und priorisieren Sie Arbeiten – falls nötig – nachdrücklicher.
➄ Falls die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen noch nicht weit fortgeschritten ist: Stellen Sie den Mitarbeitenden eine gemeinsame Dokumentenablage in der Cloud sowie geeignete Kommunikations- und Kollaborations-Tools zur Verfügung.
➅ Wie die Mitarbeitenden zuhause am besten arbeiten, müssen diese selbst herausfinden. Dennoch können Sie ihnen Tipps geben, wie sie ein geeignetes Homeoffice einrichten. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitenden bei technischen Problemen eine Ansprechperson für IT-Anliegen haben.
Virtuelle Kaffeepausen einrichten
Neben der geschäftlichen Kommunikation benötigt vielleicht auch der informelle Austausch eine Antriebsunterstützung. «Es ist wichtig, zwei Dinge zu unterscheiden: den sozialen Austausch und die Arbeitsorganisation», sagt dazu Barbara Josef. «Wir sind viel zu oft vom Effizienzgedanken getrieben und vergessen dabei, wie wichtig der zwischenmenschliche Austausch und die Beziehungspflege sind. Viele haben das Gefühl, es mache nur Sinn, ein virtuelles Meeting aufzusetzen, wenn es Traktanden und Pendenzen gibt.»
Arbeiten wir über längere Zeit rein virtuell zusammen, müssen wir auch neue Rituale definieren, die sicherstellen, dass das Zwischenmenschliche nicht auf der Strecke bleibt. Zugehörigkeit und Solidarität sind dabei wichtige Komponenten. Eine Möglichkeit, den informellen Austausch zu pflegen, ist etwa eine regelmässige kurze «virtuelle Kaffeepause», in der sowohl wichtige geschäftliche Themen als auch die momentane Situation oder Persönliches besprochen werden kann.
Homeoffice als Chance für die Zukunft und die Führung
Eigenverantwortung und Autonomie für Mitarbeitende tragen viel dazu bei, dass alle motiviert bleiben und die Arbeit im Homeoffice reibungslos und effizient verläuft. «Eine ernstgemeinte und authentische Wertschätzung jedes Einzelnen ist in meinen Augen der wichtigste Erfolgsfaktor dafür», sagt Barbara Josef. «Wer führt, muss Menschen mögen, ihnen vertrauen und immer davon ausgehen, dass jeder versucht, sein Bestes zu geben.»
Zu wissen, dass es geht und jeder seine Verantwortung wahrnimmt, ist die beste Basis zur Gestaltung der zukünftigen Zusammenarbeit – also auch nach der Zeit des Homeoffice für alle. «Die aktuelle Situation katapultiert die meisten Unternehmen in Bezug auf digitale Zusammenarbeitsformen richtiggehend nach vorne. Prozesse, die sonst Jahre in Anspruch genommen hätten, finden nun plötzlich innert Tagen statt.»
Der momentane Ausnahmezustand zeigt, dass eigentlich viel mehr möglich ist, als wir immer dachten. Der Digitalisierungsschub und die neue Offenheit fürs Homeoffice bewegt vielleicht viele Unternehmen dazu, flexible Arbeitsformen für ihre Mitarbeitenden einzuführen. Nutzen Sie also die Gelegenheit und überlegen Sie, welche Lehren Sie aus der gegenwärtigen Situation für Ihr Unternehmen ziehen können.
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