Wie KMU dank Copilot (besser) wie Grossunternehmen arbeiten

Im Wettbewerb mit Konkurrenten und Grossunternehmen haben KMU unerwartete Unterstützung erhalten: Generative KI wie Microsoft 365 Copilot kann fehlendes Fachwissen ersetzen und in die Rolle verschiedener Experten schlüpfen. Wie Sie davon profitieren, erfahren Sie hier – konkrete Beispiele inklusive.

KMU stehen nicht nur mit ihren lokalen Konkurrenten im Wettbewerb, sondern auch mit Grossunternehmen und internationalen Konzernen. Ein ungleicher Wettkampf, wenn man die verfügbaren Ressourcen betrachtet.

Es ist deshalb naheliegend, dass KMU künstliche Intelligenz ins Auge fassen, um Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Zahlreiche Einsatzmöglichkeiten warten darauf, erkundet zu werden. Doch oft fehlt es an Fachwissen, Zeit und Geld.

Die gute Nachricht: Mit generativer KI, oft als GenAI abgekürzt, kommt eine Technologie ins Spiel, die sofort verfügbar und einsatzbereit ist – ChatGPT lässt grüssen. Und sie ist wie gemacht für die Menschen am digitalen Arbeitsplatz in KMU, die oft Generalist*innen und Pragmatiker*innen sind. Sie erhalten willkommene Verstärkung.

Der Spezialist «aus der Steckdose»

Im Vergleich zu Grossunternehmen sind KMU bei der Handhabung und Aufbewahrung von Informationen stärker gefordert. Während Grossunternehmen über zahlreiche Spezialist*innen für Projektleitung, Datenanalyse, HR usw. und entsprechende Softwareplattformen verfügen, müssen KMU kaufmännisch und nachhaltig wirtschaften. Für Spezialist*innen fehlen in der Welt der Generalist*innen oft genügend Aufgaben und das Geld, genauso wie für komplexe und teure Softwarelösungen. Der Umgang mit Fach- und Firmenwissen bleibt eine besondere Herausforderung.

Hier kommt GenAI ins Spiel. Keine Zukunftsmusik, sondern ein Spezialist «aus der Steckdose». Und zwar sowohl als Spezialist für diverse Aufgaben als auch für die Verarbeitung und Auswertung von Unternehmensinformationen. GenAI kann dank des Expertenwissens Prozesse digital gestalten und verkürzen. Das steigert die Effizienz beispielsweise für Marketingkampagnen oder Analysen. Besonders zeichnet sich GenAI im Umgang mit unstrukturierten Daten wie E-Mails, Dokumenten, Anleitungen und Handbüchern aus. Die KI kann daraus wesentliche Informationen extrahieren oder als Wissens-Chatbot schnell die gesuchte Information aus geschäftlichen Dokumenten bereitstellen.

Generative KI sinnvoll im KMU einführen

Doch auch wenn das «Anstellungsgespräch» mit GenAI innert weniger Minuten erledigt werden kann, empfiehlt sich eine sorgfältige Planung für die Einführung. Es geht vor allem darum, wie GenAI sicher mit Unternehmensdaten umgeht und wo die Einsatzszenarien liegen. Und – Spoiler Alert – mit Microsoft 365 Copilot gibt es für KMU ein Angebot, das auf denselben Sprachmodellen (LLMs) wie ChatGPT aufbaut, aber besonderes Augenmerk auf die Datensicherheit legt und sich in die Microsoft-365-Welt integriert. Das gilt für die Anwendungen wie Word, Excel, Outlook, Power Point und Teams, aber auch für den Zugriff auf Daten, die auf SharePoint oder OneDrive abgelegt sind.

Praxis: 5 Anwendungsbeispiele für Microsoft 365 Copilot in KMU

Die folgenden Beispiele verdeutlichen die weitreichenden Möglichkeiten, wie Microsoft 365 Copilot KMU im Geschäftsalltag unterstützen kann. Die Prompts können als Einstiegshilfe  dienen und auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Als Lesehilfe für die Prompts:

• Bei Texten in Spitzmarken (<Beispiel>) setzen Sie die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen passenden Begriffe ein.
• Den Verweis auf Firmeninformationen (Dokumente, Personen usw.) leiten Sie im Prompt mit einem Schrägstrich («/») ein.

In allen Fällen gilt, dass Sie die Ergebnisse mit menschlicher Intelligenz auf Plausibilität prüfen sollten – Copilot ist nicht perfekt und macht manchmal Fehler.

1. SWOT-Analyse entwickeln

Wir sind ein Unternehmen aus <Branche> und haben die Herausforderung <X>. Beschreibe das Problem im Detail inklusive dem Einfluss auf den Geschäftsbetrieb und die Ziele. Dann zeigst du eine Lösung auf, die diese Herausforderung adressiert. Erkläre, wie die Lösung funktioniert, zeige ihre Alleinstellungsmerkmale und den Nutzen für dein Unternehmen. Fasse die Ergebnisse als SWOT-Analyse in einer Tabelle zusammen.

2. Dokumente zusammenfassen und Handlungsempfehlungen ableiten

Dieses Beispiel verwendet das PDF «IKT-Minimalstandard 2023» des Bundes, das die wichtigsten Cybersecurity-Massnahmen zusammenfasst. Im Prompt ist das Dokument auf der SharePoint-Umgebung des Unternehmens oder in OneDrive abgelegt.

Bitte fasse das Dokument /<Dateiname> zusammen. Beschreibe die wichtigsten Aspekte als Liste. Schreibe so, dass es ein Geschäftsführer ohne vertiefte IT-Kenntnisse versteht.

Wir sind ein KMU ohne eigene IT-Fachleute. Welche Empfehlungen betreffen uns, und wie können wir sie umsetzen? Du darfst auch Fragen stellen, um zu erfahren, welche Schutzmassnahmen wir bereits getroffen haben.

3. HR und Personalrekrutierung

Dieser Prompt zeigt exemplarisch den KI-gestützten Rekrutierungsprozess für einen Vertriebsmitarbeiter. «Petra Muster» ist die Vertriebsleiterin. Es handelt sich hierbei um einen Dialog, die einzelnen Prompts folgen jeweils auf die Antwort von Copilot.

• Hilf mir, Argumente zu formulieren, warum wir einen neuen Vertriebsmitarbeiter für unser <Projekt X> einstellen sollten.
• Kannst du mir eine E-Mail an unseren Chef verfassen, warum wir diese Person einstellen sollten?
• Was habe ich letzte Woche dazu mit meiner Kollegin /Petra Muster in Teams besprochen? Ergänze das E-Mail um diese Punkte.
• Kannst du eine Stellenbeschreibung für einen neuen Vertriebsmitarbeiter erstellen, der sich auf die Einführung unseres neuen Produkts <Verweis auf Produktebeschreibung auf SharePoint> durch unser KMU konzentriert?

4. Standardarbeitsanweisungen generieren

Dieser Prompt fasst Informationen aus verschiedenen Quellen zu einer Standardarbeitsanweisung (SOP) zusammen.

Erstelle eine Standardarbeitsanweisung (SOP) für die Wartung von Maschinen im Werk 1 basierend auf der Unterhaltung (Chat und E-Mail) mit /<Person 1> und /<Person 2> und dem bestehenden Template /SOP Maschinenwartung.docx. Gib nur die SOP aus und kommentiere es nicht weiter.

5. Vermarktungsplan für Produkte erstellen

Dieser Prompt ist der Start für den Entwurf eines Vermarktungsplans und leitet einen (längeren) Dialog mit Rückfragen ein.

Du bist ein professioneller Online-Marketing-Experte. Für unser Produkt <Produktename>, das im Dokument /<Produktebeschreibung> beschrieben ist, möchten wir Marketing und Werbung machen. Bitte unterstütze mich dabei, einen Vermarktungsplan zu erstellen. Du darfst mir auch Rückfragen stellen.