Zwischen Regulierung und Zukunft: modernes Arbeiten in Versicherungen

Die Versicherungsbranche sucht den Spagat zwischen strengen Regulierungen und heutigen Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz. Nicht zuletzt mit Blick auf die Möglichkeiten generativer künstlicher Intelligenz. Wie kann dieser Spagat gelingen, und worin liegt der Nutzen?

Grossraumbüros mit Schreibtischen, unter denen ein Desktop-PC steht, dessen Design das Alter verrät: Das ist nicht das Bild, das Mitarbeitende einer Versicherung anzutreffen wünschen. Denn die Anforderungen an einen Computer-Arbeitsplatz haben sich geändert. Gefragt sind Notebooks, die flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Die Daten sind in der Cloud und damit überall verfügbar. Genau wie die Kommunikation über Teams-Chats und Online-Meetings.

Diese Ansprüche verstärken sich noch, weil sogar dieses moderne Szenario ein Upgrade erfährt: Generative künstliche Intelligenz, kurz GenAI, wird unseren Umgang mit Computern und Daten grundlegend verändern: prompten statt suchen. Um Angebote wie Microsoft 365 Copilot zu nutzen, sind moderne Arbeitsplätze mit Microsoft 365 Voraussetzung. Und auch für Windows 10 ist die Zeit gekommen, abzutreten. Denn die Unterstützung läuft im Oktober 2025 aus, und das Betriebssystem kann danach nur noch mit teurem Support weiterbetrieben werden.

Zwischen Regulierung und Moderne

Bei solchen Perspektiven dürfte manchen IT-Verantwortlichen in Versicherungen ein Seufzen entfahren. Denn für diese Branche gelten gewissermassen verschärfte Anforderungen. Da sie mit Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswerten Daten arbeitet, sind die Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit höher als in anderen Wirtschaftszweigen. Um die entsprechenden Anforderungen der FINMA zu erfüllen, sind deshalb zusätzliche Sicherheitsmassnahmen erforderlich, um auf moderne Arbeitsplätze umzustellen. Diese Anforderungen sind denn auch der Grund, weshalb viele Versicherungen den Schritt in die moderne Arbeits(platz)welt noch nicht gemacht haben. Ob das kommende Ende von Windows 10 diesen Prozess beschleunigt?

Wie Versicherungen von einem modernen Arbeitsplatz profitieren

Denn dieser Schritt wird kommen. Es gibt verschiedene interne und externe Treiber für diese Entwicklung. Von aussen kommen InsurTech-Start-ups, die mit durchdigitalisierten Angeboten ihr Kuchenstück vom Versicherungsmarkt abschneiden möchten. Moderne (aus technischer Sicht) Versicherungen werden besser bestehen im Markt, weil sie mithalten können. Doch der grösste Treiber – und Nutzen – kommt von innen. Ein moderner Arbeitsplatz bietet die Grundlage für zeitgemässe Arbeitsformen wie Homeoffice. Das steigert die Attraktivität einer Versicherung als Arbeitgeberin. Und sorgt für eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Doch nicht nur auf dem Arbeitsmarkt, sondern auch im Alltag profitieren Versicherungen von modernen Arbeitsformen und -plätzen. Cloud-Umgebungen wie Microsoft 365 vereinfachen die Zusammenarbeit enorm. Das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments sorgt dafür, dass alle auf dem aktuellen Stand sind. Und eine kurze Nachfrage per Chatnachricht ist schneller und effizienter als ein E-Mail. Zudem schaffen moderne Arbeitsplätze die Basis, um zu gegebenem Zeitpunkt in die Welt von GenAI einzutauchen.

Effizienter – und ortsunabhängig – wird auch die Administration der Endgeräte über die Cloud. Selfservices für die Mitarbeitenden und ein teilweise automatisiertes Management senken den Aufwand für die IT, beispielsweise beim Aufsetzen und Aktualisieren der Geräte.

Und selbstverständlich profitieren von diesen Verbesserungen auch die Versicherungen selbst. Wenn die Mitarbeitenden effizient (zusammen-)arbeiten, steigert das die Produktivität. Beispielsweise, wenn eine Anfrage via Teams-Chat in kurzer Zeit beantwortet wird und zügiges Weiterarbeiten ermöglicht. Und wenn der Zeitaufwand fürs Management der Arbeitsplätze sinkt, zeigen auch die IT-Kosten in dieselbe Richtung.

Die Herausforderungen des Wandels

Doch der Umstieg auf moderne Arbeitsplätze ist mehr als ein Update (von Windows 10 auf Windows 11), sondern ein Paradigmenwechsel. Weg von On-Premises hin zur Cloud. Das hat Auswirkungen auf verschiedenen Ebenen:

Vom Perimeterschutz zur Cloud-Security

Cloud-Sicherheit stellt andere Ansprüche als der Schutz des eigenen Firmennetzwerks, von der Absicherung der Zugänge bis zur geografischen Frage nach der Datenhaltung. Beim Umstieg in die Cloud ist es zentral, Datensicherheit und Compliance-Anforderungen von Anfang an einzuplanen. Im gleichen Schritt können Versicherungen ihre Cloud-Daten auch gleich auf die Nutzung mit GenAI vorbereiten, beispielsweise mittels Datenklassifizierung.

Schulung der Mitarbeitenden

Genauso wichtig wie technische Massnahmen ist es, beim Umstieg auf Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 die Mitarbeitenden auf die Reise mitzunehmen. Die Prognose ist nicht sehr gewagt, dass ein solches Unterfangen in jedem grösseren Unternehmen die ganze Palette an Emotionen auslöst, von kategorischer Ablehnung bis zu überschwänglicher Freude. Diese unterschiedlichen Empfindungen gilt es zu berücksichtigen und mittels spezialisierter Work-Smart-Coaches zu begleiten.

Fachwissen in verschiedenen Bereichen

Die neue Firmenlandschaft braucht anderes Fachwissen für IT, Datenschutz, Datensicherheit, Compliance und modernes Arbeiten. Dieses Fachwissen ist vermutlich nicht im benötigten Umfang vorhanden. Doch Lücken lassen sich mit Weiterbildungen und externem Know-how stopfen.

Die IT neu (modern) denken

Ein so grundlegender Wandel wie hin zu modernen, Cloud-basierten Arbeitsplätzen ist eine Gelegenheit, die IT-Strategie neu zu denken und den Spagat zwischen Regulierung und Moderne zu schaffen. Wo werden externe Dienstleister benötigt und welche Aufgaben lassen sich intern abdecken? Wer ist für welche Bereiche der IT und der Begleitung der Mitarbeitenden zuständig? Und genau hier liegt ein weiterer Vorteil moderner Arbeitsplätze: Der Mix zwischen internem und externem Betrieb lässt sich modular auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Von der punktuellen Unterstützung durch einen externen Dienstleister bis zu einem vollständigen Outsourcing sind alle Varianten denk- und machbar. Und verscheuchen endgültig das Bild der angejahrten Desktop-PCs unter dem Schreibtisch.