Salat ist gesund, nicht aber bei Verabredungen mit Kunden. Die Lösung sind gemeinsame Terminkalender und Online-Buchungssysteme für Kunden. Mit ihnen behält man die Übersicht.
Der Abstimmungsbedarf bei Terminen fängt bereits im Haushalt an: Hans und Heidi führen einen gemeinsamen Google-Kalender, der den Familienplaner in der Küche ersetzt. Dadurch sind sie immer im Bild darüber, was der andere für Termine hat. Eine andere Möglichkeit wäre etwa, den eigenen Outlook-oder iCloud-Kalender freizugeben.
Wenn Kunden online buchen
Während diese einfache Lösung für die Terminabstimmung im Privatleben genügt, kommt ein KMU mit diesem «Hausmittel» schnell an seine Grenzen – vor allem, wenn es ums Management von Kundenterminen geht.
Damit Unternehmen die Agenda im Griff haben, gibt es spezialisierte Software aus der Cloud. Die meisten Angebote sind eine Mischform: gemeinsamer Kalender für die Mitarbeiter und zugleich ein Buchungssystem für Kunden. Damit können diese beispielsweise eine Tischreservation im Restaurant, den Coiffeur-Termin oder die Fahrstunde direkt auf der Firmen-Website oder Facebook-Seite buchen.
Der grosse Vorteil der zentralen Online-Terminplanung: Alle Daten sind an einem Ort gebündelt. Änderungen im Kalender sind für alle Teilnehmer umgehend sichtbar. Das sorgt für Effizienz und spart Nachfragen und Bestätigungen per Telefon. Denn eines ist klar: Vergeigen Hans und Heidi zu Hause einen Termin, hängt «bloss» der Haussegen schief. In der Arbeitswelt hingegen verärgert die ineffiziente Terminorganisation den Kunden, der im schlimmsten Fall zur Konkurrenz abwandert. Wer hingegen seine Agenda im Griff hat, hinterlässt einen guten Eindruck im Kundenservice.
Cloud-Angebote für Terminplanung und Buchung
Diese Angebote eignen sich für die Terminplanung und Buchung in kleinen Unternehmen:
Microsoft Bookings für Office 365
In diesem Online-Terminplaner mit Buchungsfunktion für Kunden erscheinen Termine automatisch im persönlichen Kalender der Mitarbeiter und werden bei Änderungen sofort aktualisiert. Sobald die Buchung abgeschlossen ist, erhalten Kunde und Mitarbeiter automatisch eine Bestätigung und Erinnerung per E-Mail. Auch bei einer Terminverschiebung oder Stornierung wird eine Benachrichtigung gesendet. Dank dem mobilen Zugriff über iOS- und Android-App lässt sich auch unterwegs schnell ein Termin verschieben oder prüfen, wo man als Kundenberater den nächsten Besuch hat. Microsoft Bookings steht Kunden von Microsoft 365 Business Premium zur Verfügung.
Localsearch My Cockpit
Den Mix aus Terminkalender und Buchungssystem für Kunden bietet auch die Schweizer Lösung My Cockpit von Localsearch.ch. Alle online gebuchten Termine erscheinen direkt und automatisch im Onlinekalender. Die Agenda verwaltet man via Browser oder App für iOS und Android. Bei Bedarf gibt es eine Schnittstelle zu Microsoft Exchange und damit den Kalender von Outlook 2016.
My Cockpit bietet ebenfalls eine automatisierte Terminerinnerung via Mail und SMS und verwaltet auch gleich die Kundendaten (Customer Relationship Management, kurz CRM). Das Buchungssystem lässt sich wie bei Microsoft Bookings in die Firmen-Homepage oder die Facebook-Seite integrieren. Ist man als Firma auch auf local.ch und search.ch präsent, ist eine Buchung auch über diese Plattformen möglich. Die Standard-Variante ermöglicht es zudem, den Schichtplan der Mitarbeitenden zu führen und ein Zahlungssystem zu integrieren. Die Preise des SaaS-Angebots (Software as a Service) hängen von der gewählten Variante (Basic oder Standard) und von der Anzahl Mitarbeitenden in den Schichtplänen ab.
Timify
Einen guten Eindruck macht auch Timify aus München. Das Kalender- und Buchungstool ist in der Grundausstattung kostenlos und bietet viele zusätzliche Funktionen: Firmen können damit zum Beispiel auch Ferien, Krankentage und Schichtpläne verwalten. Die Bedienung erfolgt im Webbrowser, die kostenpflichtige Premium-Variante bietet zusätzlich Apps für Mobilgeräte und Computer.
Microsoft 365 und Google Workspace
Geht es wirklich einzig darum, einen gemeinsamen Firmenkalender zu führen, können Sie mit Microsoft 365 oder der Google Workspace gemeinsame Agenden anlegen und den Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Diese Agenden können Sie auch unterwegs auf dem Smartphone nutzen.